周日，偶遇7年前开公司的朋友，问其公司发展如何？其答曰：公司一切如旧，就像7年前开始创业的时候一样。问其何故？答曰：几年里，人员来来走走，好不容易培养出来的能够独立支撑业务员工，说走就走了；新来的员工一下子又无法承担和支撑业务工作，公司又得要花时间花精力来培养，导致公司业务支撑和拓展不力，公司发展不畅。

　　上述，在排除人力资源管理方面不妥的因素之后，我们能够看到什么，懂得什么了？

　　企业发展，从某个角度来说，其实质就是企业有所积累。即企业在其经营过程中，不断地总结教训，从而不断地获得经营中所需要的、经验积累和能力提升。

　　企业所能体现的组织整体的经验和能力，首先是由企业内部员工提供和承载。当对于企业来说，一个不可或缺（不可替代）的员工，因某种因素离开企业，就可能会导致企业相应的经验和能力也随之丧失。

　　如何解决或避免此问题的产生？一方面，我们可以采取同时拥有2个以上这样的员工，将其互为备份，避免由于其中某个或某些离开，而使企业相关的经验和能力也随之丧失。但在现实中，不是每个企业都有足够财力来支撑人才的冗余，或者像这样的人才企业内部在很多领域都需要，而让其应付不过来。所以，这种解决问题的方法，应该不是最好的。

　　从管理学的角度来看，经验和能力都可视为企业的知识。进一步，可以将其划归为隐性知识一类。

　　当然企业在经营过程中，积累下来的管理制度、合同、档案、技术文档、方案等等，同样也属于企业的知识。当因企业管理不善，导致这些文件丢失时，其承载的相关知识也同时被丢失了。而此类知识为显性知识。

　　由此，上述“如何解决或避免此问题的产生？”也就演化为，企业如何管理知识的问题。

　　从理想状态上来说，企业的发展总是在原有基础上来发展的，而且是不断发展的。这就意味着，企业的知识，也是在原有的知识基础上发生增长的，而且是随着企业不断的发展，在不断持续增长（或者上升）的。

　　因此，企业要想把知识管理好，必须要对知识管理进行通盘考虑，包括对：企业当中存在哪些知识？如何将这些知识进行归类？如何采集这些知识？以何种结构和方式来存储这些知识？怎样获得及以何种（安全）规则来共享知识？获得的知识能以何种形式进行呈现和输出？怎样保证或如何进行知识更新？等一系列问题的思考。

　　上述思考过程及方法，就是知识管理的系统方法，简化之即为：知识规划——（沉淀——共享利用——更新）螺旋式持续上升的管理方法和管理过程。

　　知识规划，即是解决识别知识，知识分类，知识采集收集的问题。

　　知识沉淀：即是解决知识如何存储及存储结构等问题。

　　共享利用：即是解决知识如何获得及获得规则（安全共享），知识获得后的呈现形式和输出形式等问题。

　　知识更新：即是解决知识如何更新或怎样确保更新等问题。

　　在企业还处在手工作业的年代，人们一般采取或借鉴管理图书馆或档案室的方式，来对企业知识进行管理，即通过对资料（知识）进行分类分别存放，并用分类名称首字母为索引用以对资料（知识）的查找（这是其中常用的方式之一），这种方式相对算得上是一个比较有效的知识管理方式。

　　但这种方式也存在着很多不可解决的问题。如，员工不会自主或忘记提交文档资料，导致知识收集不完整或无法收集；员工（经验和能力）等隐性知识不易或根本不可收集；知识在借阅的同时有独占性，不能再被其他人分享；能否被分享需要人为进行控制，难以保证知识安全不被泄漏；只能通过手工摘录或复印等方式对知识进行重复和创新式利用，知识利用效率不高；知识更新形式单一，即只能通过重新或再次收集才能达到某些知识的有限更新；不清楚知识本身的质量或可利用的价值（是不是已经过时的知识，或已不适用或被废止等）；当人为丢失或某些事件（火灾，搬迁等）发生会导致知识永久丢失不可再生等等。

　　自从有了计算机和计算机网络，我们就可以在此基础上构筑知识管理信息系统软件，来对知识进行管理。

　　当然，在知识管理信息系统软件构建过程中，我们也需遵循和利用上述科学正确的系统方法论来加以进行应用，否则不但不能将企业知识管理到位，还可能如手工方式一样会给企业带来挥之不去的烦恼。换句话来说就是，一款好的知识管理信息系统软件，必定是继承或基于上述系统方法论的基础上来进行构建和实现的。

　　下面，就让我们来看看，知识管理的系统方法论在IT信息系统软件当中成功应用一个的例子：

　　该系统除了对经由该系统本身处理的相关知识信息，进行管理外，还可以定义知识来源，进行自动抓取，以采集来自其他系统的知识，从而做到企业知识信息得到全面采集，不遗漏。

　　系统提供了知识规划中心功能，以用于按照知识的特性对知识进行分类，然后满足条件的相关知识，就会按照一定的规则对号入座，自动存储在系统相应的位置中。

　　知识信息的存储和存储结构，被系统以：库——文件夹——文件，三级架构进行呈现。即最后的知识信息对号入座地被存储在这个结构里。

　　系统最初提供了编辑库、只读库、版本库、资源库等各种库模板，代表了企业在知识形成后的通常利用的方式，同时用于在对知识进行采集和沉淀时按知识特性对知识的分类归属及相应知识库的创建。编辑库模板，可用来构建和存放如企业规章制度等类型知识文档，即可以被编辑；只读库模板用于构建和存放如合同等类型知识文档，即已经签订完成的合同是不允许再修改的；版本库模板用于构建有版本化管理需求等类型知识文档，如技术或管理标准等；资源库用于构建和存放如软件资源（该资源存放在另外的服务器中，而在此只存放资源的链接地址）等。当上述库模板（分类不够时）不能满足企业需求时，企业可以通过系统提供的自定义模板来定义自己所需要的库模板。

　　系统对于知识的存储三级结构，即库——文件夹——文件，的每一级都构建了四个类别的权限，即管理员、编辑者、作者、读者四类。以库一级的权限来说，知识库的管理者可以查阅知识库所有文件，也可以对文件进行编辑甚至删除操作。但当知识库管理者不是admin的时候系统管理员对该知识库也没有任何权限。知识库的编辑者可以创建文件也可以对文件进行编辑修改，但是无法删除。知识库的作者只能创建文件，读者的话就只能查阅知识库的文件，没其他权限。对于文件夹、文件的权限管理也依此类推。这样保证了，知识在对外不泄密，对内受控进行分享的目的，即保证了知识的安全共享。

　　系统提供了知识挖掘功能，即通常意义的搜索引擎，以便于企业对于知识的利用。该工具贯穿整个系统，任何模块都具有该功能，并可自定义条件进行高级搜索。对于不同的业务应用，系统会自动隐含应用相关的查询条件，以保证操作者对于知识搜索的精确定位的需求。

　　当企业知识增多时，知识挖掘、搜索利用的速度和效率，就必须要考虑。在系统中，每个库知识库被存储为文件库和索引库，两类库。索引库是文件库关键内容的存储，当操作者进行搜索时，系统首先搜索的是其索引库，在索引库中找到相关内容后，操作者如需要打开此文件的具体内容，再利用文件指针，去打开相对应真实的文件。系统还采用库间动态负载均衡的技术，即在系统中，同一知识库被存储为多个。当多个操作者要访问同一知识库，系统会自动将操作者的访问请求均衡地分配到每一个知识库上。这样就能大大提高了系统的运行性能和负载均衡能力，彻底消除了因系统长期运行积累的海量数据而导致系统性能下降的后顾之忧，即保证企业用户量无论怎样增加，知识怎样增多时，都能保证知识挖掘和利用的效率。

　　系统通过不断自动采集和沉淀知识来进行知识更新，同时通过互动参与进行评分或文字评语进行补充来进行知识更新，以保证知识的不断更新，促进知识的质量和可利用价值。

　　系统还提供了知识库视图设计功能，以用于操作者应用该功能，设计出操作者通过知识挖掘而获得的知识最终呈现的形式和可用以输出文件格式的类型。以方便操作者对于知识获得的结果的再利用。

　　通过以上论述，我们可以看到该系统充分利用了知识管理的系统方法论来进行构建和实现，保证了对企业知识的有效管理。