您一定有想过，为了让自己能准时下班，享受应有的家庭和个人休闲生活，你应该努力提高自己的工作效率，减少外界对工作的干扰。只是常常不知道具体应该如何作？
你可以尝试提早上班，因为那时受到环境干扰的程度较小，自然可以专心工作，并提高工作效率；或以「化零为整」方式建立完整时间区块，改善杂乱无章的工作日程；最后运用「SMART」工作法则，提早达成自己「To be list」的设定目标，使自己的工作表现由A迈向A+。
如何提升你的工作效率
l 减少环境对工作效率的干扰
l 规划高效率的工作日程表
l 转动你的工作飞轮
l 善用「SMART」法则
◎减少环境对工作效率的干扰
工作效率与什么因素有关呢？基本上，与环境的干扰度相关程度最大。当环境的干扰越严重时，工作效率越低；反之，当环境的干扰越轻微时，个人的工作效率就会大幅提升。也就是说，工作效率与环境干扰度成反比。希望提高自己的工作效率，就必须努力降低环境的干扰，或者选择在低环境干扰度的时段内工作。
环境的干扰从何而来呢？办公室内此起彼落的电话铃声会让人分心，同事间的交谈讨论会打断手边的工作，临时的会议会延迟既定行程，突来的访客会占用办公时间，喧哗的外界声音会打乱思绪。我们注意到这些干扰事项的存在后，就应该想办法避免或因应这些干扰。
请将上班时间区分为不同的时段，再分别针对精神旺盛度及环境干扰度，给予不同分数。
l 精神旺盛度分数
精神最旺盛的时段(正四分)
精神不错的时段(正三分)
精神尚可的时段(正两分)
精神最差的时段(正一分)
l 环境干扰度分数
环境干扰最严重的时段(负四分)
环境干扰严重的时段(负三分)
环境干扰略少的时段(负两分)
环境干扰最少的时段(负一分)
工作效率度＝环境干扰度＋精神旺盛度
以一个贸易公司员工的一天为例：
|
时间 状况 |
上午 |
下午 |
||
|
8-10点 |
10-12点 |
1-3点 |
3-5点 |
|
|
环境干扰 |
同事聊天讨论 |
临时访客 |
部门临时会议 |
洽谈电话 |
|
环境干扰度 |
-1 |
-2 |
-3 |
-4 |
|
精神旺盛度 |
+4 |
+3 |
+2 |
+1 |
|
工作效率度 |
+3 |
+1 |
-1 |
-3 |
如图所示，此员工从早到晚四个时段的工作效率逐渐下降，故应在早上一进办公室后，立即处理最重要的事项。在上午的第二个时段，应安排进行次重要的事务。下午的低效率时段，则可用来处理其他较不重要的零星事情。
或可以考虑在一大早八点以前同事尚未现身前提前上班，办公室内一片寂静，故环境干扰度为零，精神旺盛度为正四分，是工作效率最高的时段。与其效率不彰地加班工作，不如提前上班，在精神饱满时快速完成工作，让自己准时下班，轻松回家享受应有的休闲生活。你可以依自己一天的上班状况，自我分析不同时段的环境干扰度及精神旺盛度，寻找工作效率度最高的时段。
◎规划高效率的工作日程表
常见位居要职的高层管理者，平时日理万机，需与各个部门人员开会商讨重要议题。除了定期会议外，部属也会随着敲门进入办公室进行临时讨论。除此之外，经常会还有许多预约或临时前来的客户前来访问。
你可能也像这些主管一样，时间被切割得四分五裂，无法井井有条、从容不迫地治理公司或部门业务，纵然每天下班时总是累得精疲力竭，但工作依然效率不彰。在这样的情况下你需要创建高效率的工作日程表，原则就是尽量腾出完整的时间区块，将例行事务或临时访谈排入特定时段，让自己拥有完整时间区块；完整时间区块越多、越大的人，工作效率也会越高。可以采取某些具体做法：
l 安排特定时间区块进行例行事务
应该将各部门的例行工作会报统一安排在下午同一时段，如此一来，报告者及与会者都不会轻易忘记时间，也不会因为开会而干扰到属于自己的完整时间。
l 主动调整客户到访或临时讨论的时间
可设定下午某一固定时段接见访客。如果访客不方便于某日前来，就请他另择他日的同一时段再来造访，才不至于因客户的突然到访而干扰原本的工作。如果同事临时提出讨论的要求，若非刻不容缓的急事，则可安排在特定时段与同事商谈。
我们应尽可能积极争取安排工作日程的主动权，尽量将例行事务安排在同一时段内进行，以努力放大自己的完整时间区块。当你发现工作日志上的完整时间区块越来越大、越来越多时，自己的工作效率也会在无形中大幅提高。
◎转动你的工作飞轮
美国史丹佛大学企管研究所的柯林斯教授为了撰写《从A到A+》这本畅销书，花费了一万五千个小时与研究团队一起深入探讨美国长春型企业的成功秘诀。他发现要达到A并不困难，但是要由A到A+，企业和个人都要经历一段漫长的努力才有机会做到。而这些都与个人的工作效率有关，特别是个人是否能坚持转动个人的工作飞轮息息相关。
飞轮是一种圆形的金属盘，一开始运动时，因盘身具有相当重量，使得飞轮无法迅速快转起来，仅能缓慢地转动；你每转一圈，就是为下一圈累积旋转功能。当动能的相乘效果发挥到极致时，即使你不再施力，飞轮也会自动快速旋转，这是因为惯性使得飞轮可以不停转动。
个人的工作状况，也如同推动飞轮一般。开始做一件事情时，可能觉得困难重重，总是无法称心如意，即使用尽力气推动「工作飞轮」，也仅能让飞轮缓慢转动，故容易丧失对工作的热情。此刻若能暂时忍耐苦痛与辛劳，继续投入力气转动「工作飞轮」，即可让飞轮转速加快，达到事半功倍的效果。
当你投注的力量累积到一定程度，「工作飞轮」的旋转惯性足以克服地心引力时，即使暂时不予施力，飞轮亦会自动旋转不止，这就达到了工作效率发挥至淋漓尽致的境界。推动飞轮的不同阶层可以用下列步骤代表：
1. 踏出第一步
徒有再好的构想与计划，如果不实际执行，也仅是纸上谈兵，工作效率等于零。推动飞轮的第一圈最费劲，也最辛苦，但是没有费力的第一圈，就不会有后续的无数圈。坐而言不如起而行，请勿拖延等待，应果决地踏出第一步。
2. 不轻易放弃
虽然飞轮在旋转初期，仅能缓慢转动，无法充分反映出自己的努力程度，不过此时一旦轻易放弃或退缩的话，之前的辛苦付出将会前功尽弃。所有的工作都必须经历一定的学习曲线，才能达到游刃有余的境界，切莫因初期的效率低落而灰心丧志。
3. 努力持续付出
飞轮开始旋转后，如果施加的后劲不足，仍会减缓速度，甚至停止转动。要让飞轮旋转不止，就必须不断投注心力，持续付出。当施加的力量越小、飞轮却越转越快时，即意味着自己的工作效率已经大为提高。
4. 达到最高效率
当飞轮累积足够的功能后，即使不施加外力，它也会持续快速运转，达到最高效率的境界，此刻即是坐收成果的时候。过去的辛劳与努力将化为甘美的果实。
推动「工作飞轮」的「力气」包括知识、智慧与勇气。三种「力气」兼备，可让你由「A」跃升至「A+」，成为顶尖的工作高手!
◎善用「SMART」法则
一般来说工作完成总量与工作效率和工作时间成正比，因此当你的公司营业规模扩大、经营项目增加或是人手不足时，加诸在每位员工身上的负担将大幅加重，这意味着你个人必须完成的工作总量也随之增加。
应付这些工作量增加的方式有二：一是延长工作总时间，二是提高工作效率。前者是以超时工作来提高工作完成总量，后者则以你良好的工作技巧来完成。具体来说，如何应用这些工作技巧来提高自己的工作效率呢？请参考下述的「SMART」五字法则：
l S(Simple)——简化工作
工作越复杂，越易耗费额外的时间。应力求让工作简单化，尽量从事自己专精的事务。对于原本工作内容差异过大的事项，或非自己专长的领域，应尽可能请其他同事代为执行，将大部分时间投注在自己最擅长的项目上，以提高工作效率。
l M(Main) ——找到重点
著名的80/20法则指出，80%的绩效来自于20%的重点工作，所以这关键的20%就是工作重点。应将最佳的时段及最充足的资源投资于重点项目上，以获取最大的利基。
l A(Action) ——采取行动
对于重点工作项目，不能拖延，亦不能逃避，应怀抱最大的热情勇于面对，以实际行动取代纸上谈兵。工作态度积极化后，效率自然迅速提升。
l R(Rapid) ——加快速度
要评估工作表现，一是看工作成果的优劣，二是看耗费时间的多寡。能用最短的时间完成应做之事，即可达到最大的速度，并获得最高的评价。在工作中随时留意速度，有助于提高自己的效率。
l T(Timing) ——选择时机
不同的时段、不同的场合、不同的切入点，所产生的工作效率截然不同。一个优秀的工作者应该懂得妥善区分各类事务，并按照工作内容及性质，选择适当的时间、场合及机会，着手处理各类要务，即可迅速完成工作并提升效率。
积极减少环境对你的干扰程度，尝试建立完整时间区块来改善杂乱无章的工作日程；运用「SMART」工作法则，提早达成自己「To be list」的设定目标，使自己的工作表现由A迈向A+。
相关课程：
