德鲁克在他的《卓有成效的管理者》中有一段是关于要开讲究效率的会议的内容，很短，还不到一页纸，但读起来仍让人感触多多。德鲁克说：卓有成效的管理者对开会、汇报、介绍情况应该达到什么目的，心中可说是一清二楚的。他们会问自己道：“我们为什么要开会？是为了决策？是为了向有关人员介绍情况，提供信息？还是为了理清下一步该怎么干的思路？”在每次开会、汇报、介绍情况前，他们会坚持先把会议的目的考虑清楚，并让与会者也都能知道。他们还会让会议为他们所要做出的贡献服务。
在我们的日常工作中，往往许多会议忽略了会议目的，没有向自己提出为什么开会的问题，导致会议成为了一个漫无边际、高谈阔论的个人发挥场所，浪费大家的时间，浪费企业资源。网上很多的评论说中国有一小部分企业的会议属于“会而不议，议而不决，决而不行，行而无果。”真的是这样的吗？下面就几次会议遭遇看一下企业中的会议之“怪现象”（本次车只卖站票，请勿对号入座）：
怪现象一：遭遇“会霸”
平时大家称拿着麦克风就不放下的人为“麦霸”，在会议中也有一种人我戏称之为“会霸”，而且这种人还很常见。有次下午参加一个项目协调周例会就遭遇到这么一位，做为经理的他主持协调会，与会的有各单位负责人、相关人员等二三十人。会议的基本程序是各单位汇报上周工作的完成情况，汇报下周工作计划，提出需要协调的事宜等。这位“会霸主持人”未按此会议议程去主持，直接就开始滔滔不绝地讲开了。真是令人佩服，“会霸主持人”的功夫还真是了得，那道理摆得真是如滔滔江水连绵不绝，黄河泛滥一发不可收拾，直说到大家饥肠辘辘，直说到日落西山，会议还没有结束的意思。与会的人可能都习惯了这种会议，都不着急，个个耷拉着脑袋也不吱声，就听着会议主持人一个人在高谈阔论，本来一个小时左右的会议，愣是开了三个半小时。您可以想像得出这样的协调会会有什么样的效果。
怪现象二：遭遇“沉默是金的主持人”
书上说：“人际交往中要懂得聆听别人的谈话。”聆听确实是一种好习惯，也值得提倡，可也得分时候、分场合。我曾遇到过这么一位“聆听高手”，也可以说是信奉“沉默是金”的主持人。他认为“会议讨论是智慧的碰撞，总能碰出好的办法和点子。”于是乎，人到了，开会了，大家东拉西扯的说来说去，有相互吹捧的，有展望未来的，有激昂雄辩的，有批评挖苦的。什么都有，可就是没有主题，没有结论，更别说什么会后安排执行了。
网上流行这么一句话：“当领导的意见与会议精神一致时，按会议精神办；当领导的意见与会议精神不一致时，按领导意见办。”领导的一言堂也在所难免，领导一说话，随声附和者众矣。有许多时候开会时讨论的问题，参会人员也是“各吹各调”，主持人也不表态，也不总结归纳，正确与否？是否达成一致意见？与会人员的发言仅是个人观点而已，并不代表着会议意见。可很多人不明白这个，把与会人员的个人观点直接说成了会议精神。
怪现象三：遭遇“扩大会议”
所谓的“扩大会议”指的是在应参会人员外适当地扩大范围，让原本没有参会资格的部分相关人员参与其中，以达到会议的目的。可在实际工作中，这个“适当扩大的范围”有时就漫无边际了。前不久参加的一个“扩大会议”，大家都各据一方，为开会从四面八方聚集到一起。这个扩大会议可谓是群贤毕至，高朋满座，小小的会议室“人满为患”；大家都好久没见了，会议开得自然是其乐融融（有些单位把会议开成“福利”也是一种创举）。其实本次会议跟大部分与会人员一点关系都没有，其实只要二三个人讨论确定一下或电话沟通一下也就可以了。主持人的意思是这个会议的决定内容很重要，大家必须要知道。想让大家都知道，根本没有必要劳师动众，只要那几个相关的人员讨论确定后，做成书面的会议纪要发给相关人员就行了。
怪现象四：遭遇会后的“寂寞无声”
会议决定了什么？会议解决了什么？会议精神执行情况怎么样？统统不知道，现在很多会后都是“寂寞无声”，网上所说的行而不果，行而不查指的就是这种情况吧。参加过这样一次会议，会议开的很成功，会议期间讨论也很激烈，最后确定下了实施方案，这实施方案对加强企业某环节的管理很实用。实施方案立刻就行文下发了，可是过了很久也没发现这方案开始实施。真是雷声大，雨点小，就这样不了了之了。
那么怎么组织召开一个“讲究效率的会议”呢？笔者认为应注意以下几点：
一、首先要确定会议目的。
1、先问一下自己这个会有没有必要开？开会的目的是什么？是什么样的会议？
德鲁克说：在每次开会前，一个讲究效率的管理者总要先说说明会议所要达到的目的以及应该作出的贡献。
2、想清楚通过此次会议要达成的目标、结果。
正如德鲁克所说的：我们为什么要开会？是为了决策？是为了向有关人员介绍情况，提供信息？还是为了理清下一步该怎么干的思路？
二、会前准备工作。
1、会前要做准备，即使小型的会议也要做会前准备，因为这直接影响会议效果。现在很多单位召开会议都是临时通知，去开会的人不知道要开什么内容的会，这样的毫无准备的会议讨论深度肯定会受影响。
2、会前准备应包括以下几点内容：
⑴确定会议主题：如果会议无主题，则变成了漫无目的的沟通和交流，说了半天，大家都不知道在讨论什么，头绪太多，“剪不断，理还乱”，成了无休止的“乱弹琴”。再者对议题必须进行筛选，确定的讨论议题必须有讨论价值。若议题本身不复杂且牵涉层面不广，便不一定要在会议中提出讨论。
⑵设计会议议程：议程的好处在于让参会人员能有个整体思路，能及时地提醒参会人员的“漫无边际”的“跑题”，现在大多的会议说着说着就不知道跑哪去了，一会儿“两个黄鹂鸣翠柳”不知所云，一会儿又“一行白鹭上青天”就离题更远了。
⑶确定参会人员：现在的会议动不动就十几人，几十人参加，可能主持人感觉大家一起讨论，会有更多的“智慧碰撞”，会得到更多的参考意见。其实不然，人多嘴杂，所提意见的参考价值会大打折扣，而且也会浪费大家的时间。
德鲁克说：在每一位管理者的工作中，都有很大的一部分时间是被浪费掉的，这些事情看上去虽然非做不可，但实际上却毫无作用。常见的浪费时间主要症状就是会议过多，因为不开会的话，人们就可以把时间花在工作上，人们没法同时干两件事。
⑷会议形式：许多主持人常常忽视一件事，就是议题虽然设计好了，但是需要达成的目标、需要决定的要点、采取什么样的沟通形式，却没有提前考虑好，导致会议杂乱无章，没有起到应有的效果。
⑸会前几天公布会议主题、议程、会议形式。主持人不但要自己明晰会议主题，还要让参会人员都知道。俗语说：“不打无准备之战役。”会前公布会议主题、议程、形式，可以让参会人员有充分准备，开会时才能取得较好的效果。
德鲁克说：在每次开会、汇报、介绍情况前，他们会坚持先把会议的目的考虑清楚，并让与会者也都能知道。
三、会中注意事项
1、首先要明确会议的讨论方向，会议中常常大家都在讨论战略层面问题，而有的人却在讨论战术层面的问题了。会议开的很热闹，可最后连最基础的战略问题也没有确定下来。所以会议主持人一定要把握好讨论的方向，切不可眉毛胡子一把抓。
德鲁克说：管理者要设法让会议紧紧围绕着主题。他决不会让提供信息的会议开成为一种自由漫谈、人人可以高谈阔论的会议。当然．他也决不会将献计献策的会开成由某个人长篇大论发言的会议。相反，他会启发在座的每个人畅所欲言、献计献策。在会议即将结束时，他还会将会议所做出的结论与会前所宣布的会议宗旨联系起来。
2、会议主持人在会议中起着关键的作用。主持人一定明确自己的立场，不可把自己当成个局外人：让他们去讨论吧，自己只是组织者的角色而已。但也不能相反，只主持人一个在讲。
德鲁克说：你可以主持会议，听取重要发言；你也可以参加会议，并发表讲话。但你不能既主持会议，又高谈阔论。
3、主持人在会上的关键时刻要会喊“停”。开会跑题现在也是司空见惯的事了，有时一句笑话，接下来的发言者，可能一不自觉就引申到了其他内容上。遇到这种情况主持人应及时喊“停”。如果碰到“给点阳光就灿烂，给点月光就浪漫”的“会霸级”人物，主持人就应当机立断，让他“唱完个单曲”就行了，可别让会议成为他的“个人独唱”专场。
4、主持人应及时总结归纳会议讨论的内容。特别是一个会议同时有几个议题的时候，更应及时总结归纳，要不然很多人总愿意在一个议题上纠缠不清。在会议结束前，主持人要对议定的议题进行提醒。尽可能当场宣读会议决议，让相关决议执行者确切了解自己所应负责的部份，若对决议内容有疑虑也可当场厘清。
四、会后落实
1、要做好会议纪要。前几天还有人跟我说，他们开了一整天的会，因为每个参会者都做了记录，明确了各自的责任，他们觉得再做会议纪要不是画蛇添足，多此一举。其实会议纪要是一个很重要的部门资料，尤其对于达成了明确目标、责任人、注意事项、完成时间等内容的成果，都是对项目、个人、成果进行考核的依据。
2、执行最重要。会议不是目的而是过程，会议目的是为了解决问题。会议后的执行情况也是会议的一个过程，很多人都觉得会议开完就完了，其实不是这样，把会议上决定内容贯彻执行完成，才算会议的真正完结。很多的单位往往忽略了这一环，会后不执行，不检查，使得会议做“无用功”。
德鲁克说：只有当贯彻落实决策的具体措施变成了某个人的具体工作和责任时，做决策才显得有真正的意义。如果情况不是这样，那么根本就谈不上是什么决策．至多只是个良好的愿望罢了。