给北京银行新毕业学生讲授时间管理


时间需要管理吗?对于职场的任何一个人来说都非常需要,因为虽然每个人在时间面前都是平等的,但是往往由于时间使用效率的高下决定了我们工作品质的高低,决定了我们个人业绩目标完成的好坏,也最终决定了我们在职场奔跑的快慢
但是对于刚毕业的孩子来说,这种时间管理的重要性可能领略得还不是很充分,毕竟在校园期间,对于他们而言最宽裕的资源可能就是时间了。有时候培训就是布道,就必须苦口婆心来讲道理、摆事实。
一上来讲了讲“时间浪费和时间窃贼”,告诉大家虽然我们每个人名义上拥有平均40年的职场时间,但是泡去吃喝拉撒等等,最后可供真正支配和利用的创造价值的时间大概平均为3.3年,也许你不相信,但是如果你回家好好计算一下,相信你不得不相信!此外,通过告诉大家正是由于存在一系列的“时间窃贼”(Time Killer),最终导致了我们时间利用和管理效率的低下。通常而言,时间窃贼包括三大类,一大类是自身原因引起的,比如工作没有计划性,做一天和尚撞一天钟;工作没有优先排序,眉毛胡子一把抓等。第二类是企业的管理因素造成的,比如管理者素质不高,布置任务既不明确也没有时限性;企业的流程紊乱,管理者不知道授权,什么事情都需要向他请示等等;第三类是我们的工作环境所造成的,比如文山会海,岗位或者人员编制过少或者过多等等
那么如何才能一进入职场就养成良好的时间管理习惯,这就是第二大块“时间管理的七大技巧”所要阐述的主题了
1、加强计划管理。除了年计划、月计划和日计划之外,还应有每日待办清单之类的东西提醒自己;除了使用传统的纸质笔记本之外,现在PDA和商务手机也是很好的工作伴侣和助手。建议大家每天下班前花5分钟或者晚上抽空好好想想明天工作的主要内容和如何开展,否则第二天来到办公室只能坐在办公桌前发呆几分钟甚至几十分钟
2、利用“重要性-紧迫性”二维矩阵排出工作的优先顺序。对于“既重要又紧迫”的事项,我们应当立即完成(Do it now),同时我们应当尽量避免工作进入这一象限,否则你每天都会疲于奔命,不得喘息。对于“重要但不紧迫”的事项,我们不应当抱着“反正时间还长,呆会再作”(Do it later)的传统心理,而应当把这些工作进行好好的规划,通过计划安排和工作结构分解(WBS)等来好好落实到位(Diarize),否则时间一长,原本可以从长计议得慢慢地就变成了“既重要又紧迫”的工作了,给自己上了套。对于“紧迫但不重要”的事项,也就是一些救火性的工作,能让别人去就让别人去,特别对经理人而言,可以通过授权下属去应付(Delegate)。对于“既不重要又不紧迫”的工作,那只能是not do it
3、懂得授权。这点不要学习诸葛亮,他是一个事必躬亲的领导者和管理者,最终的结果就是没有培养出应有的接班人和继任者。即使再能干的管理者和经理人,都要懂得授权,都要懂得让下属和员工在错误中成长。犯错误不可怕,因为失败是成功的妈妈,但是犯同样的错误才是真正可怕的。管理者之所以不授权,主要有两个原因,一是不懂得授权,不知道采用哪些工具帮助自己;二是不愿意或者不敢授权,怕下属超过自己
4、有效管理自己的电话和电子邮件。对于现代人而言,电话特别是手机已经成了最亲密的伴侣,在某种程度上甚至超过了爱人。但是电话和电子邮件管理的不合适也会造成每天时间白白地流走。那么怎样才能提高电话和邮件的管理效率。比如说,不要经常去查询和回复邮件,可以选择一个不太忙和工作效率比较低下的时间集中回复邮件;比如说可以在outlook里面通过对不同种类的联系人进行不同颜色的标注,从而达到先看重要人群的目的等等
5、有效管理自己的桌面和文件档案。桌面混乱、文件纷飞、想找的东西总是找不到,不想找的时候就在你的眼皮底下,这些都是职场人经常遇到的现象和问题。当然,这既不利于工作有效和有序地开展,也会在很大程度上影响自己的心情和健康哟。反之,经常定期清理自己的桌面和如山的文件档案,把文件按照各种标准进行有利于自己的操作等等,会给自己带来很多意想不到的帮助和收获的
6、有效开会。如何开会,如何有效开会应当是一个世界性的难题了。我发现一个很有意思的地方,中国很多的大企业(有些是我服务过的客户)有个共同之处,就是在自己繁华的办公大楼里面专门设置了一层楼作为会议室,每天各个会议室都是满客。那么存不存在提高开会效率的锦囊?这里提供一两个,比方说会议前把会议的相关议题和材料事先发给参会者,让大家可以事先准备;每次开会的时候都把这次会议的机会成本(将参会者的收入按照会议的时长进行这算加总形成),这样能给大家一点压力感;比如说会议室不要不值得那么舒服,让大家都站着开会,不许带水杯等等;
7、有效应酬。也就是如何管理好吃饭喝酒唱歌等交际活动,比方说预先预订餐馆,和客户双重或者三重确认,免得走冤枉路;比如说拓宽应酬的范围,不要局限在传统的吃喝上,现在很多客户都比较喜欢绿色和健康的活动了;比如说尽量选择中午而不是晚上应酬等等
道理明白了,方向明确了,最后效果到底如何,还得看自己是否真的重视,是否真的持之以恒地坚持下去
管理时间,实际上就是管理自我
人的一生,就是管理和使用自己时间的一生!