邹鑫-GTDLife在微博发的一条读者问：

“我的行动和任务在行动清单，项目在项目清单，但是如何界定行动、任务和项目呢？有的时候会比较模糊，谁能给一个清晰的定义？”

我不太清楚这位读者用的是什么工具，为什么分为项目清单和行动清单，我自己的管理模式没有那么复杂。

关于定义，大树-GTD上海-宋晓楠 的回复我是认同的：

问题的本质在提问的人对事情分类不清晰，很多人死读书，抠字眼就无法推进自己的整体 GTD系统运行。由于翻译的问题，很多字眼与通常定义不完全一样。让学员先搞清楚为何要分2个清单而不是三个清单四个清单或者一个清单，然后就好办了。定 义查“搞定”就好了，但那是作者的分类方法，对大众不一定普适。

这也是时间管理中的常见问题。比如都知道要按时间四象限来区分事务，但是，何者重要、何者紧急，这个分法有很多人不清楚，于是造成归类错误。之所以我讲时间管理是从认知自我和个人规划开始，就是因为，缺少明确的方向、目标，也就难以制订计划。

关于项目，我们按照 项目管理协会(Project ManagementInstitution, PMI)的标准定义：

项目（Project），简单来说就是“把一件事情做好”。这件事情必须有一个固定的交付目标，在指定的时间内利用有限的资源在指定的预算内提交指定质量的实体交付物。只要是对交付目标提交实体交付物的事情，统称“项目”。

PMI总结了一套项目管理知识体系(Project Management Body Of Knowledge, PMBOK）。

PMBOK总结了项目管理实践中成熟的理论、方法、工具和技术，也包括一些富有创造性的新知识。PMBOK把项目管理知识划分为九个知识领域（集成、范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购），每个知识领域包括数量不等的项目管理过程。

可以看出，项目具有明确的开始点和结束点，有明确的目标。

项目有复杂也有简单，工作、生活中的项目，有明显的不同，通常来说，工作中的项目相比生活中的项目复杂，所以，如果是生活中的GTD,原本不需要搞得太复杂。就比如说一个简单的项目，结果去用项目管理软件Project来处理，处理的时间都有可能解决掉项目了。

而项目中会包括较多的任务，任务的性质、难度各不相同。任务，又可以拆解为一个一个的行动。任务侧重结果，而行动侧重过程。每一个行动，都有一个小结果，汇总起来，指向任务的结果。

完成一个任务后，也不再理会，进行下一项。

有时候，任务需要统筹，比如我看到公司资料不完备，先找朋友，让朋友帮忙准备，而我在等待的时间，就可以进行我自己可以做的行动，这样交汇起来，时间上会节约，所以说项目管理也包括了时间管理，而因为象复印、入台证等都需要花钱，所以又会涉及成本管理。

就整个项目周期来说，是从我开始筹划、准备、进行、结束后的总结等，形成整个过程，这个过程中涉及到不同的任务，每种任务涉及不同的行动。这是一个层层拆解的结构化过程，用这样的方式进行，就会井井有条，对于事情的推进更加有利。

在这里面列出标号，是为了清晰，在实际进行中，由于是生活中的项目，并不需要这样进行，我主要用文件夹＋清单＋google日历的方法来进行管理：

1、设立项目文件夹，只存放与此项目有关的资料;

2、对于要准备的资料列出清单，这样例于检查;

3、有时间点的事务，列入google日历，便于跟催自己的进程。

对于第1项，如果形成了习惯，非常有益，比如说我这是第二次入台，而我在去年的台湾行入台证也还保存着，当时用的照片也还保有，所以直接就用了去年 的照片（资料要求上并没有说一定用近期照片），另外是我去年的项目文件夹中还保留着我的去年申请资料，有些内容是相同的，直接COPY就行了，这样比较快 速。

另外GTD这套流程相对来说复杂，可以先了解精髓，然后简化，否则那么复杂尤其是僵化地做起来，也很难有好的收效。

至高境界的GTD应该是：

手中无剑，心中有剑。