建立管理系统的五个阶段
Establish management system of five stages
赵永安
第三阶段：开发（Development）
建立管理系统第三步就是进入开发研制阶段，我们如何理解这一过程呢？我认为应当从两个大的方面加深认识，其一是创新；其二是定制。创新应当是建起别人没有的东西，对组织讲并不是全部推翻原有的事物，而是继承和发展原有合理的、科学的和具有优势的事物，否定那些不合理的、不科学的和丧失竞争优势的事物，在继承和否定的基础上创立崭新的管理系统。定制不是将国内与国外先进的事物照搬过来，不加鉴别的应用到组织内部，这些失败的案例很多，所以定制就是开发出符合组织状况的、特别适合这一组织运营的管理系统。
1.强有力的策略和程序系统（Strong Policy and Procedure System）
现在，我们并没有娱乐巨头，但开发阶段使我想起好莱坞（Hollywood）的电影制作。当我们坐在影院看最新大片时刻，我们看到的是一个成品，向我们展示出一个个精彩的画面，但是，在这些精彩画面的背后是由很多电影制作人员开发研制支撑，如同组织中管理系统建设的策略、程序与布局。
开发新型管理系统的策略是坚持走创新变革、定制研发的道路， 要让组织走向现代化管理。
创新定制的主要内容包括管理思想、管理组织、管理技术和管理流程的创新。
①管理思想的创新
没有管理思想和观念上的转变，就无法实现管理组织和管理技术的创新，也谈不上管理流程的现代化。由此，我们首要工作就是帮助组织建立新型的管理思想，或者说组织的管理者用什么样的指导思想和理论将组织内部和外部资源整合在一起，实现组织的既定目标。作为管理咨询工作者首先要开发出符合企业需要的管理思想。系统的思想和观点是现代管理思想中的主导，也是全面地分析和处理问题的思想。
②管理组织的创新
组织中建立起很好的管理思想和理论，还要依靠管理组织去承担、分解、执行和实现。这自然要求管理咨询工作者在管理思想前提下，能够帮助组织搭建起有效地组织架构，开发研制出符合组织要求的管理体制、营运体系、机构设置以及采用与实行现代化管理方法和手段相适应的高效率的劳动组织和生产组织形式等。
③管理技术的创新
国内一般企业十分缺乏管理技术与方法，有的企业虽然具备管理技术，但是却不知道如何应用，有的企业虽然应用了少量的管理技术，但是最终还是夭折，这都是企业管理思想导致的结果。管理方法的现代化主要表现在对生产经营活动中的各种事物，从定性概念发展为定量分析，从依靠经验判断逐渐转向应用数学模型和方法与经验判断相结合来进行决策。例如，经营预测和决策方法，质量控制的统计方法，全面经济核算，库存管理技术，线性规划，投入产出分析等等。先进的管理技术与方法是投资少或不投资就可取得经济效益的有效途径，需大力推广应用。
④管理流程的创新
管理流程是组织中一种经营过程，不同企业经营过程是不一样的，这就要求管理咨询工作者以企业过程为对象，从顾客的需求出发，对组织过程进行根本性地再思考和彻底地再设计，开发研制符合组织要求的业务流程，以求达到改善组织职能，使每个流程可从头至尾由一个职能机构管理，做到机构不重叠、业务不重复，达到缩短流程周期、节约运作资本的作用。
管理流程设计的要求是Ⅰ.通过精细化管理提高受控程度；Ⅱ.通过流程的优化提高工作效率；Ⅲ.通过制度或规范使隐性知识显性化；Ⅳ.通过流程化管理提高资源合理配置程度；Ⅴ.最终实现提高顾客满意度和公司市场竞争能力；Ⅵ.达到提高组织绩效的目的。
2. 管理和项目经理（Management and Project Manager）
正如每一部宏大的电影巨作都有一位天才的导演一样，当你在创建一个非常有效的管理系统之时，同样需要一个富有才能的项目经理，特别是在开发阶段项目经理将起到关键性的作用，因为正是在这个阶段将会涉及到时间进度、人员精力和费用支出，看起来更像是一个电影制作的实际拍摄阶段，它可以消耗高达你的50％项目成本。
什么才算是项目经理的强有力的才能呢？应当具有优良的品质，良好的组织能力，时间管理技能和善于沟通的技巧，再有具备拟定策略、程序、开发进程的专业知识与丰富的实战经验。这些都需要依靠你的队员，或者需要外部资源的支持。
3.行为和程序控制文件（Policy and Procedures Document Control）
管理系统的开发如同一部电影的后期制作，导演拟定一个“线性序列（linear Sequence）”，将故事情节和人物从开始到结束，按照出场顺序放到正确的位置上，然后编辑分镜头的不同场景。同样，管理系统的设计也要分组，组织成一个相关进程，然后依据企业的发展时期来决定系统改善的总体目标，在总体目标的指导下，再研制开发每类业务或单位的改善目标。
管理系统开发工作将首先建立行为和程序控制文件和格式，我们认为这是对建立管理系统的一种设置和布局。这里的工作要素要从以下几个方面考虑：
（1）管理系统的整体性。整体由部分组成，但这种组成方式不是各部分的随意相加，而是有机的结合，整体内各部分之间的联系是有机的联系。系统的本质是整体与部分的统一，构成系统的整体特性只有在运动过程中才得以体现。
（2）管理系统的相对独立性。一方面，这种独立性表现为：第一，具有特定的质和量的规定性，从而能区别于环境和周围事物；第二，具有排他性；第三，具有稳定性，在一定时期内或一定条件下，系统的基本结构、功能不变，以保持内在特有的稳定状态。另一方面，这种独立性是相对的，任何一个系统都存在于环境和周围事物之中，并与之有密切的联系。世界上根本不存在绝对独立于环境和周围事物的东西，不存在完全独立的孤立的系统。一个系统都是另一个大系统的组成部分，即子系统。
（3）管理系统的结构性。一个系统是其构成要素的集合，这些要素相互联系、相互制约。系统内部各要素之间相对稳定的联系方式、组织秩序及失控关系的内在表现形式，就是系统的结构。例如钟表是由齿轮、发条、指针等零部件按一定的方式装配而成的，但一堆齿轮、发条、指针随意放在一起却不能构成钟表；人体由各个器官组成，单个各器官简单拼凑在一起不能成其为一个有行为能力的人。
（4）管理系统的功能性，或者说系统要有一定的目的性。 系统的功能是指系统与外部环境相互联系和相互作用中表现出来的性质、能力、和功能。例如信息系统的功能是进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用，辅助决策者进行决策，帮助企业实现目标。
（5）管理系统的环境适应性。任何系统都处在一定的物质环境之中，并与环境发生相互作用。系统与环境的相互联系和相互作用，主要表现在物质、能量和信息的交换方面。
（6）管理系统的目的性。系统各要素都是为达到系统的一定目的而协同动作的，系统要走向稳定的有序结构，从而体现系统的整体功能，这就是它的目的性。
4.管理系统的调试（Management System Testing）
管理系统调试是将已经开发好的管理思想、管理组织、管理技术、管理流程等其他元素结合在一起，进行管理系统组装、测试，尽可能彻底地检查出分支系统或业务单元中的错误，通过与组织原有管理系统对比分析，看是否提高运行效率，与客户最初的需求相比较，发现所开发的管理系统与用户需求不符或矛盾的地方，从而提出更加完善的方案。
管理系统的调试三个主要方面：
①模块测试：这里的模块是指组织的不同的业务单元或分支系统，只有独立测试和调试正确后的业务单元，才能进入组装测试和调试工作。
②组装测试：测试模块之间的接口是否正确，如果发现有问题需要调试，对两个以上的业务单元分别调试，但不能同时进行。
③确认测试：测试整个管理系统是否达到最初的标准和要求，系统性能和功能发挥的是否正常，达到客户的期望目标。
管理系统调试完成之后应交付测试报告，说明测试方法和调试技术、测试数据的选择和应用，所使用的测试用例以及测试结果是否符合预期结果。
5.管理系统评估与审核（Management System Assessment And Review）
这项工作是由管理咨询工作者与客户一起共同完成的，当所有管理系统设计开发完成之后，管理咨询工作者需要全部交付客户使用，这一定是全部合格的产品。当客户接到管理系统完成通知后，需要组建验收小组，对该项目进行评估和审核，客户如果发现问题应当正确指出，管理咨询工作者进行重新修订，如果没有发现任何问题，就说明全部项目取得了成功，双方应当出具《管理系统评估与审核说明书》，以此证明所开发管理系统完全通过审核，可以应用到实际运营之中。
根据项目进程，合规要求和制作、评估安排，开发阶段应该需要2-4个月。