1、 作好会议的安排。一个成功的高级管理人员说，“未能取得令人满意结果的会议中，有一半是由于没有作好会议的安排。“会议安排的一个方面是要为会议提供恰当的物质条件，舒适的会议室，恰当的通风、照明、视听设备以及其他设备。在做好会议的安排时，要注意使得会议确有必要召开；要有经过很好准备的议事日程；要仔细选择参加会议的人员；要在会前通知与会者并提供恰当的资料，以便他们尽可能有准备地进行讨论，不致于由于在会上介绍本应事先阅读的材料而浪费时间；会上需要的参考资料，要事先准备好；所有应该参加会议的人能够准时在制定的地点出席开会。这些本来是显而易见的事。但是，许多会议却由于会议领导者没有做好这些显而易见的事而失败了。

2、 掌握好会议的进行。一个熟练的会议领导者要懂得如何做到以下几点：

1、 使每一个参加参加会议的人感到自在。

2、 在会议开始时以生动的语言简要地讲一下所要讨论的题目和问题。

3、 阐明会议的目的。

4、 规定会议的“范围“，即会议讨论与不讨论的事情的界限。他要使讨论话归正题而不要受到个人意见的争论、两个人之间的私下对话或开小会的干扰。他要巧妙地尽可能把参加会议的人从大队资料和随便讨论中引导可能把参加会议的人从大堆资料和随便讨论中引导到意见一致和有共同的认识。然后，他应该把大家的意见简要地归纳以下，以便参加会议的人都能够接受。这样，在会议结束时，所有参加会议的人都能感到尽可能短的时间内已达到了会议的预定目标，感到”这次会议开得好“。

3、 获得与会者的参与。会议的领导者虽然对会议的成败负主要责任，但他还必须获得合乎条件的参与者的积极帮助与协作。“对某一题目的无知的汇合“是没有什么价值的。为了从参与集体思考中获得最大的价值，参加会议的人必须知道什么时候以及如何做到：

1、 提供有关的资料

2、 认真地对手头的材料进行分析和评价

3、 努力得出结论并采取行动。参加会议的人在参与时必须有自由，并且不怕坦率地表示意见，他们必须知道在什么时候以及以什么方式提出重要而恰当的看法。

会议的领导者要维持一种有利于讨论的气氛并“使球继续困东“，他要创造出这样一种条件：鼓励与会者自我遵守纪律、尊重不同看法和分歧的意见、虽然意见不同但并不伤感情、认识到与会者在适当的时机可以互相做老师和学生。

4、 贯彻执行。会议领导者要负责做一下一些事：

1、 在会议结束时进行总结（或给与会者分配任务）

2、 重述要采取的行动，并使所有参加会议的人表示已理解并愿意进行这些行动

3、 如果会议要求做出什么报告或提供记录，就指挥人们从事这一工作

4、 如果需要举行下一次会议，确定会议日期

5、 注意使会议的决议不是停留在纸面上而是执行，采取适当的措施贯彻执行所要采取的行动。

有各种不同的方法可以为会议有效地作出报告或记录，这取决于每种情况下的实际需要。会议的领导者必须采取任何必要的措施，以便在每次会议之后完成恰当的活动。否则，就会像经常发生的那样，会议的大部分收获就会丧失。恰当的贯彻执行时每一次会议的最后一个重要方面。