今天一个朋友打电话，他是政府办的协会一个的工作人员。他的会长委托他筹建会员俱乐部，为我如何搞？让我帮他策划一下。我把给她的回答记录下来，希望对你建立和运营简单的俱乐部有点启发。

 

我想绝大多数的协会和组织都以会员的形式开展活动，但是实际上绝大多数的会员俱乐部都是徒有虚名，包括一些企业、学校的校友会。

写一个会员俱乐部的章程，会员的收益和责任也不难，搞一个入会条件更容易。协会现有的人就可以做。首先你能会员带来什么价值？其次会员俱乐部能给你带来什么价值？但是最重要的问题是，如何实现？

 

俱乐部给会员带来什么价值？

1）身份：起个名字，会员有个身份，甚至可以给会员办张卡，这很容易做到；

2）交流：给会员之间的交流与合作提供平台

2）信息分享：及时地发布通知，分享信息，比如活动通知；

3）利益分享：好东西首先分享给会员；

4）产品优惠：会员给买产品和服务

5）会员俱乐部的整体与外部的合作，然后分享给会员：比如团购、考察等。

6）给协会带来的价值越大，会员获得的利益越多：比如会员积分等

等等

 

俱乐部给协会带来什么价值？

1）会员的凝聚力：协会与会员的交流，以及会员之间的有效交流才能形成协会的凝聚力；

2）协会的影响力：会员是传统协会影响力的最好的渠道，会员的数量，质量和凝聚力也是协会影响力的源泉。

3）协会的收益：在会员分享利益时，协会也分享了利益。

4）传递服务：通过提供服务，协会获得收入

等等

 

对协会最难的是如何实现这些价值，如何运营俱乐部。一下从简到难来讲.

目前国内的协会，媒体，甚至学校的校友会等，会员俱乐部的运营基本是以手工为主，真正能管理和服务好的仅仅是俱乐部的工作人员认识的会员，绝大多数的会员感觉不到俱乐部的带来的“温暖和关怀”。

再一个方法就是化整为零，把俱乐部分解成若干小小组，每个小组有个头，这个头用传统的方式维系会员关系。但是这个小组也需要俱乐部的整体支持，但是俱乐部帮不上。

 

1)建立一个俱乐部网站，最好是独立的俱乐部网站

网站的目的一个是俱乐部的对外形象，一个是会员了解协会的最新信息，还有一个功能是吸引新会员的网站申请加入和注册。

如何可能，还要建一个内部交流网站，如BBS，现在更好的形式是类似开心网这样的SNS网站，让会员之间可以自由见更好的交流。

2）可以通过电话、电子邮件、短信等形式，发送信息。

这是会员俱乐部最基础的工作，也是很多协会做到很差的工作。

当你只有几百人的会员的是时候，靠协会的工作人员，就可以一个一个打电话，手工发邮件，手工发短信，还是可以容忍的。

但是当你有几万，几十万的会员的时候，如何高效，准确的、快速地将信息传达给会员，“这个问题是革命的首要问题”

事实绝大多数的协会都做不好。

再进一步，给指定的会员传达指定的信息（比如新会员，老会员），不是全部会员的群发，你能方便地做到吗？

更好的水准是在指定的时间，给指定的会员，发送适合的个性化的信息，你能做到吗？

紧接着，更具挑战的难题，也是你无法回避的难题，也是影响会员服务和凝聚力的最大的挑战是，如何高效，快速处理，会员的回复和问题？  靠人力是不可行的。

后面我会告诉你如何解决。

 

3）比信息传达和回复处理更基础，更基础的工作是如何管理和维护会员的数据？

实施上，如果你用原始的方式管理你的会员数据，那么你的会员数据的错误会越来越多，越来越多的会员收不到你的信息，更无法给会员提供很好的服务和相应。

如果你没有有效的会员数据的管理体制，流程和技术平台，那么你的会员越多，你的会员的服务一定越差，会员的相应很慢，会员的抱怨一定越多，这也是为什么很多会员俱乐部做的不大的根本原因。

绝大多数的会员俱乐部没有会员数据的维护和数据清洗（就是修正错误的数据）的能力。

 

4）在提高一步是，通过会员数据的统计分析，了解会员的需求和问题，不断改进俱乐部的管理和活动。

如果有很好的会员数据管理能力，以及会员反馈数据的管理能力，及时分析和了解会员的需求不难。

 

 

综上所述，一个俱乐部要想管理和运营好，需要以下几个层面的工作：

1）俱乐部的整体策划：

2）俱乐部的管理组织和分工

3）工作流程

4）数据管理

5）技术平台，包括数据管理平台和信息发布平台，反馈信息回复平台（如电话，短信，电邮，网站等）

而数据管理和技术平台是俱乐部管理的地基。好比见个大楼，地基虽然看不到，但是如果没有30层楼的地基，那么大楼盖到10层时就倒了。

同样，一个俱乐部，如果没有会员数据的管理和信息发送的地基，那么第一无法提供一些增值服务，当会员达到一定数据时，会员的服务是无法得到保证的。

 

这么重要的地基，协会，企业，学校等的领导却意识不到；即使意识要了，也不重视，因为没有足够预算和人才引进；即使重视了，也不知如何解决。有些环节注定了，协会本省的资源，人才和体制是解决不了的。

有些俱乐部的领导以为招了一名学数据库管理的的大学生，就可以管理会员数据库（连阿里巴巴的人事都没搞清，该招什么人）------那是天真。

 

你可能要抱怨了，那到底有什么解决办法？

 

我先告诉你，欧美是会员俱乐部管理和运营为什么搞的那么专业，那么好：

在欧美，绝大多数的俱乐部，都是外包运营的，可能你知道的那些跨国公司客户数据和会员俱乐部都是外包给专业公司管理和运营的，比如欧莱雅的会员俱乐部，欧洲的最成功的零售俱乐部--TESCO，也全部是外包运营的。更不要说协会，媒体的俱乐部了。

为什么要外包哪？因为数据管理，维护需要专业的人才和专业的技术系统。一般公司不具备，即使具备，数据管理和运营的成本要高得多。

 

但是中国的国情不同，中国商业领域没有信誉可言，中国是骗子横行，知识产权很难得到保护，更何况数据？在这样的环境下，信誉好的公司也会受到影响。

所以很多俱乐部，宁可数据闲置，浪费也不会外包给第三方公司管理。因为怕数据泄露，外包商私自用在其他地方。然后，如果俱乐部没有一套数据安全管理的体制，俱乐部的员工管理数据其实更加危险。因为员工偷盗数据的风险要远远小于第三方公司。其实我认识的很多接触过客户数据的员工，都有企业的客户数据拷贝。在离开公司后将这些数据用在自己的业务上，甚至出售给他人，谋取商业利益。但是以数据外包管理为核心业务的公司，信誉是他的生命，一旦一个客户失信，将毁灭这个公司。

我说这些的意思是，将数据外包给相对可信的第三方公司，比让内部员工管理数据一定更安全。

 

当时即使这样，你还不会外包，还要自己做，那么我再告诉你，你可能可以做到的简单的打”地基“的方法，当然你不要指望房子能盖多高了。

 

初级阶段：

找一个熟悉EXCEL的员工，用EXCEL管理客户数据，定义尽可能同意的字段格式。

或者买一个（其实有免费的，或者租用)crm软件，来管理会员数据。

用ACCESS管理

用SQL管理数据，这样你可以通过简单的编程，编辑和筛选数据。

后者找协动帮你们提供一个简易的客户管理系统，很多数据库营销公司就是用这样的数据管理系统。

当这样的系统，主要靠手工来维护数据，需要发送信息时，将数据导出到发送平台（电子邮件，呼叫中心，短息等），然后再手工更更新的信息，导回系统中。

租用和购买电子邮件营销平台，短信营销平台等，需要的话，协动会帮你选择最合适你平台。记住很多便宜的平台，你以为发出去了，但是根本到不了会员的邮箱或者手机。

 

但是数据清洗，一定需要专业的人员来完成，建议你还是请想我们协动公司的专业清洗专家来帮你完成。至少半年，或者一年要清洗一次。否则你会员发送信息的浪费会很严重，尤其当你采用电话，或者直邮的方式时。

如果你怕清洗的过程中泄露数据，其实有很简单的办法可以杜绝，就是我们的清洗专家在你们的公司工作，在一个没有联网的电脑上进行清洗操作。