1.    目标

也许你会问这个在准备阶段不是就早有规划了吗？对的，不过在系统上马之后，对于应用OA办公系统需要达到的结果，起到的用，用户需要更进一步清晰的认识。要知道OA只是一个协助管理的工具，它是无法取代人的主动的管理权的。

2.    意识

意识就是用户需要有的心理准备，用OA办公系统代替传统办公是一次办公模式的变革，也是组织内部甚至包括外部的一种管理方式的变革。变革就意味着需要相关工作人员改变自己多年形成的工作习惯，这势必会引起一些人的抵触心理，因此企业需要做好准备工作，让员工们知道这种变革是100%为了提升办公效率和管理水平而进行的，并尽力帮助他们顺利完成这样过渡。

3.    责任

除了员工的一些抵触心理，在这种管理转变过程中不可避免的还会碰到其他很多问题，作为企业的第一把手或CIO，要做到能够不怕困难的逐一解决和推进，以达到既定的目标；一定要坚持直至达到满意的成果。这就是责任。

4.    改进

通过规划清晰目标、灌输员工积极意识和极力担负管理改革的责任，通过一步一步的循环渐进深入使用，最后就会很清晰的发现企业的OA办公系统主要存在哪几点问题，应该通过什么样的办法去解决。再通过OA办公系统商的协助进行有更强目的性的改进、优化和调整，从而达到更好的效果。

对于企业事业单位的领导来说极品OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。极品OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

实施OA办公系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，实施OA办公系统作用为：

1、 建立内部的通信平台。

建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

2、 建立信息发布的平台。

在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。

3、 实现工作流程的自动化。

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。