企业组织如何对流程进行效能监督


 

企业发展方向、战略路径、目标落实到位,用到了流程监督架构设计,由方向引导路径至落实到位的执行力流程要依据依靠流程监督设计来保障三个“是什么“有效的交互价值执行。

在企业运营架构中,正确的、流畅、快速、灵捷的流程规划指南生成是一个关键支持平台,指导企业员工向互联网思维目标靠拢接近,唯有企业和员工、用户、客户形成主动、积极推进的目标主观意愿,才能与用户、合作方形成完整的网络无缝互动链条,才能使设计规划好的流程得到有效落地,同时对规划好正确流程要有监督机制,监督主要在不同时期、层次进行必要的系统维护、漏洞升级、对策调整、事务无流程支持申请生成、执行落地跟进抽样回访,以使实现全流程零缺陷目标实现。

不同类型的生态圈全流程应用如何引导,使之失控风险降低至可以允许承载范围,建立对应的流程监督机制将是企业组织结构调整必须坚持的一个方向,只有全流程、去中心化而没有流程设计执行风险掌控引导,将导致产生无数流程节点产生,无法得知哪些流程落地在交互价值过程中是有效,什么得知规划好的流程在交互体验中是有价值不损害第三方合法权益,哪些有交互价值的流程是否具备追溯延伸学习功能,如果只是为了适合用户体验有效利用而不考虑企业资源优势支持能力和创客风险效益考虑,不适合企业、员工、社会效益、用户体验互赢关系这几个内容的生态圈是不完整的有流程缺陷的平台。

建议成立一条快捷高速的流程监督机制,保证流程推进大畅通,使之流程信息得到刚性监督考核,让决策机构的发展政策贯彻落实得到科学与实践相结合执行。 

成立一个流程监督部(暂定名),以解决员工、客户、控股子公司分公司在执行流程存在质疑、批办的问题和受理后无进度无质量无协调无落实不受监督效能问题,为之围绕进行后续的调研、督查、听证、考核得到科学方法保障。新流程推进落实带来一些问题,主要是人员流动频率增加,创客理念要全员推广。因此需要建立一个流程监督信息化功能的平台,在平台的建设与管理上注意三个问题:一要建立遗留难信息扎口,对非部门单位渠道接收的信访信息在流程监督部统一扎口,按照部门职能进行交办督办;流程监督部对重复信息进行归并,明确信息权限处理等级办理主体,并对复杂问题进行督促会办。二要选调责任心强、专业素质高、对各部门各单位职能相对熟悉的人员参与流程监督部日常工作,保证能及时准确地对业务类来信来访信息进行分类交办;三要加强遗留难信息情况跟踪,对所有业务类来信来访信息办理情况进行复核回访,保证办结工作质量,尽量使业务类来信来访信息问题不遗留。

 健全一个流程监督网络,解决受理不及时、办理不畅通的问题。目前企业各部门各单位信访工作不平衡,主要表现为一些部门单位组织机构分工范围不健全,工作责任不明确,导致员工客户的信访问题受理不及时、办理渠道不畅通,因此建议:一要在总部各部门控股单位企业内部建立一个纵向到底横向到边的信访网络,明确“一把手”和分管领导的责任,明确责任部门和专兼职工作人员,各部门单位要督促下属单位建立健全相应的工作网络,形成一声喊到底的良好局面。二要制订工作规范,对专兼职工作人员的职责要予以明确,并严格管理。三要加强对上和对下的衔接,各部门各单位与中心,以及与下属机构网络之间的对接顺畅,保证信息沟通与工作交接,并形成定期交流制度。流程监督部定位为后台服务,主要围绕各个信访第一接收窗口、网络进行服务,以企业、员工、客户的合法合理的权益保障为第一服务。

 建立一套制度,解决答复不及时、处理不到位的问题。对信访投诉举报等办理工作,员工、客户、用户意见相对集中在答复不及时,答复内容不真实、解决问题不彻底等方面。目前,企业虽然制订了相关办理制度,但这些制度与要求缺乏统一整套规范的工作制度。一要统一办理时限。按信访内容分类,简单的规定一个办理时限,复杂的规定一个时限。严格时限管理,对办理时间进行提前预估,对可能超过办理时限的,各部门单位经办责任人要提前向流程监督部报告办理进度及原因,并主动向当事人解释;对超过办理时限的要书面说明情况,并计入月度效能作风考核。二要统一办理要求。流程监督部对非部门单位接收办理的答复意见进行审核把关,并对部门单位接收办理的报备答复意见进行审查,杜绝推诿扯皮或应付式答复。三要统一考核奖惩。既要明确对部门单位的解决办理情况进行考核奖惩,又要督促各部门单位制定统一的奖惩制度,并监督其奖惩实施情况。对反复多次出现的同类问题,要分析原因,由于工作人员工作不到位的,要加大惩罚力度。利用网络、传真、新闻媒体等,对来信进行告知、处理、回复、通报,并公布有关听证和责任追究情况(涉及商业秘密、个人隐私等不宜公开的除外),以方便来信人及时查询和了解办理情况的来信办理的责任要求和流程,同样适合信访责任主体、监督工作机构能够有效调研;四、对于网上媒体言论相关新闻发言人回复前,要上报流程监督部进行备案,以便流程监督部能够发现发言文稿存在误解进而提醒新闻发言人注意事项,以避免发言内容存在不透明产生新的质疑,以完整清晰事实真相的内容回复媒体网上。

 流程监督部工作范围:对信访受理、分类、进度督办进行调研统计。建立流程监督部网站,通过电子数据形式整合网络论坛、电子邮件、新闻媒体、传真、董事局成员高级副总裁信箱、总裁公开电话等相关信访信息,汇总成一个信息数据库,便于进行多个关键字词类似搜索,全程办理监督检查,确保信访信息无遗漏、处理全程闭环、遗留不留尾巴、抽查回访满意程度。

流程:信访信息来源—统一登记电子版信息----分类(咨询、投诉、批评建议、其它类、揭发检举、求决类、信息升级)受理----有效受理、重复受理调度、咨询回复不受理--------持续办理-----多部门协调推进办理。

 制订阳光办信、诚信接访相关意见条款,使得信访监督指南有执行标准。对登记、转交、告知、办理、回复每个环节要其相关的意见、条款及监督管理落实。对交办来信事项推诿、敷衍、拖延,不能及时解决又拒不接受改进建议并造成严重后果的,或者及时有效负责信访信息事项要有激励机制,要制订内部刚性考核内容。

流程监督部的四个一:一个流程监督考核信息化平台、一个信访流程信息数据库、一个考核指南标准、一个处理进度流程监督机制。

 

目前要解决的问题:

1、流程监督部归属问题,应当划到哪些部门,并保持工作独立性、执行刚性、监督性;

2、流程监督部人员问题,铁打的营盘,流水的兵,应当说这个中心能够历练人的敬业、创新、专业、素质,并且不因为在流程监督部工作而考虑个人的权益受损问题,组织上要考虑在流程监督部工作的人员心理状态进行支持、理解、帮助并从补贴方面促进其工作人员安心专职工作;

3、流程监督部经费问题,以服务董事局成员高级副总裁信箱、总裁公开电话、网络、媒体报道升级的信息,必须考虑到费用收发无来源,保障流程监督部的硬件软件设备配置到位;

4、流程监督部协调问题,有些事项涉及多个部门利益,过去协调时,有利的事各个部门解决速度就快,没有利的事各个部门就反复拖延,所以要打破现状,以责任主体确定牵头单位及协办部门(以计分方式计算核定谁是主要责任主体、谁是协办次要责任主体),进行一个事项为中心的协同服务部门进行统一进度考核其部门一把手效能业绩,真正体现为员工、客户、用户服务的理念;

5、流程监督部监督问题,主要对多次信访分析是否属于法律诉讼范围还是属于执行不作为、慢作为、乱作为、恶作为进行界定监督,对于应当执行处理存在客观无法处理的(部门之间、上下级政策条款存在冲突),进行分析调研报告,向分管高级副总裁领导汇报。通过信息化平台对信访事项分析、判断得出监督的内容、目标。同时要对各地控股公司分公司机构工作作风要延伸调研监督检查,以促进一线机构执行机构流程推进作风效率,把流程资源落实到双赢互惠发展方面去,为企业、员工、用户经济实现文明趋势和谐发展。

6、流程监督部的考核刚性问题,对内、对外要有相应考核制度,流程监督部工作人员有工作效能考核,借助规划设计的考核手段措施进行延伸应用到流程监督部工作人员,使之责效考核明确到工资、奖金、岗位推荐。 

7、各个部门机构岗位要有相应的公共电子邮箱,要有回执标明非常满意、满意、不满意三个内容要求;

8、不管是传真、信件、文件、电话,接收者要以电子版进行备案(电话反映要有录音,并告知来电者的登记编号),供流程监督部抽样调研分析之用;

9、流程监督部机构牵头发起暂定机构名单:6901169、董事局

 

一个部门岗位或利共体平台小微创客企业的工作流程能否得到刚性执行,能否把正确的全流程内容作为唯一工作标准,员工、客户、用户是否满意程度取决于在我们企业效能推进、优化办事流程效率是否得到改善提高。流程监督部能早日交付使用,只是树立企业品牌形象、改进机构部门之间作风及党组织党员为民服务前进中一小步、一个尝试,也是在现有组织框架为流程服务理念工作做到服务第一线,使之首问责任制做到有考核、有进度、有效率、有执行力刚性,实现企业无边界、管理无领导、供应链无尺度全流程零距离零缺陷目标接近。