建立管理系统的五个阶段
Establish management system of five stages
赵永安
第一阶段：发现（Discovery）
想象一下一个职业足球俱乐部如果没有训练方案，缺少球员资料和比赛统计资料，在这种情况下即使再有才华的教练都不能使这支球队脱离混乱的局面，他们可能真正赢得一两场比赛，但是从长远来看，这支球队是注定要失败的。
我提供这一个例证充份说明为什么任何组织需要检查已经存在的管理系统有效性问题，假如你的管理程序文本（剧本）或基准测量（进程状态）出现弱点或漏洞，那么，你应当及时采取行动给予纠正。
1.项目启动（Item Startup）
管理系统项目启动的主要目的是发现该项目的包含的范围，即它的边界在哪里？根据客户所需的必要条件，咨询师需要拟定规划假设的文件，提供一个商业管理系统可行性研究案例用以证实，组成一个完整项目纲领和项目团队。
2.调查纲要（Survey Outline）
客户要求和项目的假设
咨询师需要收集第一手资料、客观数据以及管理经营当中的问题与实例，以便开始确定该项目的主要方向、范围和核心内容。这就需要咨询师与客户之间展开面对面的沟通和调研，涉及的基本问题是：
①是什么因素阻碍组织今天的发展？
②组织遇到主要困境和体验是什么？
③什么样的改进将会使组织转变面貌？
④组织环境或每日工作习惯能够变革吗？
⑤组织期望的效益目标和成本目标是什么？
⑥哪些是不能做的，为什么？
管理系统咨询项目的商谈特别需要咨询师还要进一步了解客户在时间、预算、资源可用性、标准、法规及其他数据真实想法，因为这些都将会影响这个项目。注意：在这个阶段你不是解决这些问题，重要的是调查组织存在问题的事实，收集重要的数据并尽量地量化。在这个阶段咨询师可以提出相关的假设和看法，可以利用笔记记录、录音和录像设备记录真实的情况，以便建立这方面的案例和档案资料。
3.管理目标（Management Objective）
咨询师需要与企业共同制定组织的目标和管理标准，注意这些目标和标准是组织能够贯彻执行的，并且真正有助于组织整体任务的实现，同时要求各部门目标必须与公司目标保持一致。
4．商业案例正当的可行性研究（Business Case Justification & Feasibility Study）
当咨询师知道了解客户基本要求和期望之后，咨询师应当向其提供一至两份与该项目相关的商业案例的可行性研究报告，从定性数据方面进行深入分析，还要涉及到行业同期状况，并从事产业化方面的研究，进而论证这项工作是否能够启动、启动之后可能达到的结局，还要在其中论述可能解决问题的途径、技术和方法，所有这些都将有助于解决他们的问题。
咨询师还可提拟一份初步可行性研究框架：
u 定义业务问题，提出问题或机会。
u 研究行业标准、技术和方法。
u 确定行业解决方案，选择和权衡。
u 说明选定解决方案，其优点和风险。
u 提供解决方案的建议。
5.概算投资回报率（Return On Investment ROI）
投资回报率是指通过投资而应返回的价值，企业从一项商业活动的投资中得到的经济回报。它涵盖了企业的获利目标。投资回报率的计算公式：
投资回报率（ROI）=年利润或年均利润/投资总额×100%
从公式可以看出，企业可以通过降低相关成本，提高利润率；提高资产利用效率来提高投资回报率。
咨询师在向企业所提供的资料中最重要的细节是投资回报率。这不仅是管理咨询内容所必须的，更是你的客户极为关心的内容，咨询师所做出的项目报价和项目运行费用，都要列入企业的成本，所以企业高级管理层自然要关注他们将来的回报，即使这种计算是一种预期的，但是还是需要进行概算的。
概算方法是首先确立经济目标，建立相关措施以及成本变量，建立一个“基准数字”作比较。回报通常是基于限定的时间阶段，这样项目基准数字与预期成果（按目标）应有合理的时间间隔，一般为12个月或项目结束之后。
作为高级管理层可能也想知道这方面的风险，利用内部收益率（Internal Rate of Return，IRR）、经济附加值（Economic Value Added，EVA）或净现值（Net Present Value，NPV）对资本投入进行计算，了解项目结束之后企业将要获取到的效益。
咨询项目的纲领是咨询师依据调查和访谈后制作的一份指导今后工作的文件，这个文件是一种框架式的格式，不需要往里填充更多的内容，因为它会随着项目的进展状况而发生改变，主要作用是用于指导项目小组的工作，客户与顾问之间的衔接，项目经理可以以此控制项目的进程、明确项目的重点、范围和方向，防止项目的扩大化。再有项目纲领中还要陈述咨询师的解决方案，以便项目小组成员和客户达到共识和理解。
7.行动计划(Action Plan)
咨询师与企业在调查阶段前端和管理目标、有效的标准商定之后，应共同建立系统的行动计划，这里的计划包括简单的路线图，涵盖其余的4个系统，进而构筑你的管理系统。一般调查阶段需要2-4周，约占全部咨询项目12％的工作量。
当管理咨询工作者已经准备好现场和案头的工作，提供了管理系统建立的理由，给出了项目问题的假设，调查了客户目的和要求，掌握了基础数据和资料，并进行了可行性研究，就说明你的这一阶段工作告于段落。接下来管理咨询师将根据所掌握的数据、信息将其转换为实际行动的规划，向你的客户说明这个项目能够为他们带来哪些利益？我们将如何去做？将会受到那些影响？存在哪些优势和风险？为购买这套解决方案需要支付的费用和花费的时间。