商务公文写作规范与技巧
文/交广企业管理咨询公司首席专家谭小芳
前言：
为什么商务公文写作水平有那么大的的差距？为什么领导总是对你做的计划不满意？为什么说所谓写你所做，做你所写是职场者的素养的体现？为什么文学功底好却不能写出好的商务公文？在竞争日趋激烈和信息时代高速发展的今天，公文写作已在实施领导、处理公务、沟通信息、传达决策中发挥着越来越重要的作用。公文写作的好坏直接影响对外的形象，对内的信息传达的准确度。因此培养员工提高各类公文文书写作的基本原则、格式、技巧及写作规范，从而把握科学、精准的表达能力，提高企业的持续竞争力，提高员工个人的职业能力，公文写作值得企业及职业者的高度重视。
著名企管专家谭小芳老师（官网www.tanxiaofang.com）表示，在科学技术迅猛发展、企业竞争日趋激烈和信息时代高速发展的今天，商务文书已在企业实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文写作的好坏直接影响企业对外的形象，对内的信息传达的准确度；商务文书是记录企业运营的信息载体，是企业沟通力、执行力的重要保障因素；高效规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理水平的标志，同时也是衡量评价员工任职能力的重要尺度之一，是管理者不可忽视的基本功；因此培养员工提高各类商务文书写作及对各种商务文书的基本原则、格式、技巧及写作规范，从而把握科学、精准的表达能力，提高企业的持续竞争力，提高员工个人的职业能力，公文写作值得企业及职业者的高度重视。
“言而无文，行之不远”。企业商务文书是现代企业日常管理的最重要载体，企业商务文书的规范是企业规范管理的基础环节和重点环节，对企业标准化建设起到关键作用。规范的公文管理能极大提高企业单位统一的品牌形象，提升办公效率。现今社会，职业化人士的沟通方式主要有听、说、读、写，而大部分的管理课程讲的都是听与说方面的知识，我们的课程旨在提高职业化人士读和写这方面的能力，即书面沟通能力的培训。文书写作是企业管理者的基本功，是实现自我的重要途经，是整合组织资源的重要手段。谭小芳老师的课程《商务公文写作培训》通过实例剖析,结合讲师自身的行政管理经验，颠覆纯理论的传统授课方式，增加课程的趣味性和互动性，扭转学员对企业文书写作“枯燥无用”的错误观念，掌握简单易行的文书写作技巧，使企业文书写作变得“快乐而简单”。
首先，谭小芳老师（预定商务公文写作培训，请联系13733187876）认为，公文中要讲求语气的使用艺术，合理使用好语气非常重要。语气用得好，能使文字材料充分表达行文主题，达到良好的效果。但是在机关文字工作中，人们常常由于语气使用不合理，使公文达不到令人满意的效果。用好语法语气应注意以下几点。
（1）确定语气基调。语气基调指整个文章语气基本特征。其方法：一是根据文种格式确定基调。二是根据对象确定基调。三是根据事物的重要程度确定基调。
（2）注意语气搭配。语气的搭配是指在文章段落中各种语气的使用结构。一是根据表达的主题确定语气搭配。二是根据行文方向确定语气搭配。三是根据重要观点确定语气搭配。
（3）把握语气变化。主要做到三个结合，一是强制与说服相结合，使读者（听者）达到自觉执行的效果。二是理性与感性相结合，给读者（听者）客观真实的感受效果。三是说理与启发相结合，给读者（听者）亲切可信的影响效果。另外，讲话稿要符合讲话人惯用的语气。要根据公文写作的需要和讲话人的思维习惯、讲话习惯、表达方式习惯去写作，去思考。
文写作按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。谭小芳老师表示，商务公文种类有如下几种——
1、请示：请上级机关指示和批准，用“请示”。
2、报告：向上级机关汇报、反映已经完成的工作事项，用“报告”。
3、指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4、通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。
5、批复：答复请示事项，用“批复”。
6、通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
7、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项，用“通报”。
8、决定：对某些问题或重大行动作出安排，要求贯彻执行的事项，用“决定”。
9、函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问、答复问题，用“函”。
10、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
商务文书写作规范如下：
◆数字的使用规范
◆计量单位使用错误
◆标点符号使用错误
◆名称规范与译名的使用
◆公文结构层次序号规范
总之，商务公文写作能力是评价员工职业素养的重要尺度之一，文学功底好不一定能写出一篇好的商务文书，商务文书的写作要求值得每一个员工予以高度重视。规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理的重要内容，也是贯彻企业执行力的重要保障性因素。谭小芳老师建议企业的员工必须深入了解公文写作的原则、格式和技巧，规范日常工作中的公文写作，以便更好地落实和传达企业要求，提高企业的持续竞争力。