花旗银行亚太区单证处理调研报告
根据从花旗银行深圳分行和香港分行所得到的资料，本报告主要介绍花旗银行全球三大单证处理处理中心之一——亚太区单证处理中心（另外两大处理中心为欧洲区单证处理中心和美洲区单证处理中心）有关的情况。
一、 组织结构简介
花旗银行亚太区单证处理中心（又称亚太区贸易操作中心）原设在深圳，于1995年搬迁到马来西亚槟城（PENANG）。其亚太区电脑中心在新加坡，中国区系统维护中心在上海。
（一）亚太区单证处理中心
花旗银行亚太区单证处理中心，负责花旗银行亚太地区国际业务的单证处理。亚太地区花旗银行各分行国际业务单证处理是逐渐转移到其槟城处理中心的。花旗银行深圳分行的国际业务单证处理于97年底由深圳转移到槟城处理中心，经过2年的磨合期，现已运行良好。
处理中心现有工作人员２００多人，大部份为专业单证审核处理人员，按业务品种和国家地区的不同进行分工，一般２人一组，并有另一组人员与之组成ＡＢ角。不同的人有不同的权限，每人只能看到系统内权限内的部份，但任何业务的任何步骤都可以只需由两个拥有相应权限的人员完成，与国内在国际业务单证审核和处理上的多环节形成鲜明对比。中心有贸易顾问２名，负责对所有单证审核处理人员拿不准的问题提供专业意见。
（二）受理分行（以花旗深圳分行为例）
花旗深圳分行共２０多人，绝大部份为市场部客户经理，管理层为2人，正行长为市场部主任，副行长为操作部主任。国际业务单证处理转移到处理中心后深圳分行业务部共五个人，其中国际业务单证处理2个人（中心化处理前为3——4个人），汇出汇款业务（TT）一个半人，国内人民币业务1个半人。
（三）电脑网络系统
整个中国区的系统维护由上海分行负责，其它分行级的普通维护工作一般全部外包给当地一家电脑公司。
二、业务单证处理系统构成
在花旗银行深圳分行，与业务有关的单证处理系统共有两个：分别是COSMOS系统（即综合业务处理系统）和TRIMS系统（即trade information system贸易单据扫描传输系统）。据了解，在花旗其它分行，还有客户远程终端系统。这三个系统将受理分行（即经办网点）、处理中心以及客户有机地结合起来。在某些国家花旗银行已经将上述三个系统联结成一个统一的系统运行。
（一）COSMOS系统
该系统开发于７０年代，是处理中心和受理分行用来处理银行各种业务（包括国际业务和国内业务）的核心系统，各项业务资料均需通过此系统录入，同时生成有关账务和报表。其它功能还包括查询、额度管理、客户信息管理和打印。由于花旗银行亚太区所有客户账户和账务是集中在新加坡电脑中心统一管理，因而只要在个人权限范围内，该操作可以在花旗银行系统内的亚太区的任何地方进行。如花旗深圳分行可以为广州分行记账，花旗银行槟城处理中心可以为深圳分行记账。实际上，花旗深圳分行国际业务类的账务都是由槟城处理中心统一记的，中心只须在COSMOS系统中登录到深圳分行即可。COSMOS系统中的报表可分地区或分行网点单独产生，但部份个性化地区化报表需在系统数据基础上手工生成。
（二）TRIMS系统
该系统是处理中心和各分行网点之间进行业务往来的系统。该系统提供强大的单据扫描处理功能，不仅可以对单据内容进行局部放大、剪切、旋转，还可以对文字墨色进行加重处理，最大限度地保证扫描质量。其它功能还包括传输功能、储存功能、信息沟通功能和信息管理功能。
若系统出现问题，可以用加密传真方式将单证资料传往槟城处理中心。
（三）客户远程终端系统
该系统是银行为客户提供的应用系统，通过该系统，客户足不出户便可提出业务申请或查询业务执行情况等。
三、国际业务单证处理流程
（一）概述
受理分行国际业务操作人员事实上只做些“收发类”的工作。国际业务都由分行业务部人员收单处理，包括接收各种单证正本后判断单证数量、客户签字、与外管条例等是否相符，对业务进行编号，制单填资料、列清单、签字、审核、扫描和批准传送到中心（整个过程每个步骤最多需要两个业务员，且可交叉使用）。然后通过TRIMS系统传输到槟城处理中心，由处理中心进行审核，如有不符点，处理中心直接通知客户，由客户与受理分行联系并将将有不符点的单证修改后重出一份，受理分行通过TRIMS系统再将修改后的单证通过扫描传输系统重新传往处理中心。如此往返，一般往返不超过两次。在此过程中，业务人员可以在TRIMS系统中将有不符点单证业务和无不符点单证业务指定到不同的类别中，并能自动将修改后已无不符点单证业务重新归类。处理中心处理完成后受理分行即可打印出面函，并通知客户。
整个业务处理流程相当透明，受理分行权限内人员可以随时在电脑系统中查询处理中心已将单证处理到哪一步，并可通过TRIMS系统或电话与处理中心人员进行沟通并协调处理，以便紧迫业务能排在优先位置并加快办理速度。信用额度的使用由处理中心审核确定，但受理分行可随时查询。
受理分行需每天下班前与处理中心就业务进行勾对，勾对相符后方可离开。
（二）主要业务的处理流程
出口来证业务：开证行首先委托花旗某经办行对信用证进行通知或加保兑，经办行将信用证电文或信用证原件通过单据扫描系统扫描并传送到单据处理中心。中心在COSMOS系统中登录有关业务数据。若信用证要求加保兑，中心必须在COSMOS系统中查询开证行和客户的额度情况后，方可加保。中心完成有关操作后，经办行可从本地COSMOS系统中打印出面函，并向客户通知信用证。
出口信用证交单收汇：客户首先将出口信用证项下的单据提交给深圳分行，受理分行将单据扫描传输给单据处理中心。中心对单据和信用证进行审核，如发现不符点，直接与客户联系，提出不符点，同时通过TRIMS系统通知受理分行。若单据无不符点，打印交单面函，和单据一起由受理分行向国外行提出偿付。若客户要求办理出口押汇，如其额度充足，则受理分行向中心提出业务申请，中心负责具体操作。付款到期后，偿付行会将信用证项下款项付给受理分行，由中心将款项贷记客户帐户，受理分行打印贷记通知交予客户。
进口业务中信用证的开立：首先由申请人向受理分行申请开立一笔信用证，分行将开证申请书通过系统扫描给单据处理中心，中心对外开立信用证（目前深圳分行对信用证开证的签字审核还放在深圳分行，由深圳分行把握外管条例，但该权限很快将移往中心）。单到前，若客户提出办理提货担保的申请，经办行需查询客户额度，如额度充足，则受理分行将提货担保申请材料扫描给中心，中心负责具体操作，受理分行可从本地打印出提货担保书交予客户。同时，交单行将信用证项下的单据寄给经办行，由经办行将单据及信用证通过TRIMS系统传给处理中心，由中心确定有无不符点。中心审核完单证后，经办行可从本地系统打印出信用证单据通知书，并向客户通知单据。若单据无不符点，则中心将对交单行承兑或付款。若客户提出办理进口押汇的申请，经办行需查询客户额度，若额度充足，则经办行将办理进口押汇的有关材料扫描给中心，中心负责具体操作。
汇出汇款（TT）：大陆地区的业务由受理分行加密传真到新加坡，在新加坡统一处理和记账，有一小部份由上海分行记账。
四、集中化处理的优势和劣势分析
（一）优势分析
花旗银行国际业务集中化处理的优势明显，主要体现在：
1、经营成本逐渐降低。在集中式处理模式由磨合期进入良性运作期后，仅在单据处理中心集中配备专业人员及设备，其他各受理分行只需投入少量人员，负责接受客户申请、客户单据并进行扫描或打印等简单操作，设备也只需PC机、扫描仪和打印机。这样，不仅大大减少了资金、人力、物力资源的投入，降低了经营成本，而且实现了规模效益。
2、服务质量较高。在操作处理中心集中了一批精通业务、经验丰富的人员来处理各种业务，通过熟练掌握并运用国际惯例，最大限度地减少业务处理中的风险失误，为客户提供高质量的服务。
3、风险控制较严。仅由集中的操作处理中心办理业务，有利于管理部门强化风险管理。此外，对客户实行严格的额度管理，且贸易融资操作与额度审批部门严格分开，有效地控制了经营风险。
4、处理速度较快。由于操作处理中心内部对业务处理进行了科学的分工，不同岗位之间采用流水线式的作业方式，每个员工在其岗位上的操作都十分熟练。与由一个员工完成业务的全部操作流程相比，这样的分工作业方式最大限度地缩短了业务处理时间，保证了业务处理的效率。由于亚太区全行一本账，少了许多中间户，花旗各分行间可以集中记账和相互记账，客户资金到账时间将大为加快。
5、对基层网点实行综合柜员制形成强大支持。国际业务集中处理集中记账，亚太区全行一本账后，大大减轻了受理分行网点实施综合柜员制的压力。基层网点柜面人员只须从事一些相对简单的操作，复杂业务在单证处理中心集中处理，从而为综合柜员制的推行创造了良好的条件。
（二）劣势分析
推行业务单证处理中心化是个很大的工程，需要统筹考虑诸多因素。
1、由于对各种设备和通讯线路质量要求较高，初期投资成本将会较高。如花旗深圳分行有一条直通槟城的热线电话。
2、由于要对原有的运作模式进行较大幅度的调整，对人力资源、设备资源等进行重新配置，有一个从试点到局部推广再到全面推行的过程，员工有个适应过程，系统有个调适修改过程，新模式推行最初几年的成本将会较高。如花旗深圳分行业务部门经理由于经常需与槟城处理中心单证审核处理人员沟通，其个人的工作电话月费高达６０００元。
3、需要与客户保持良好沟通，否则会影响业务拓展。客户查询不方便（前述三系统合一可克服），收单的截止时间将提前等情况，这些都需与客户事前讲清楚，给予客户特别的关照，并在单证处理过程中与客户保持热线沟通。但对客户送来的单证并无特殊要求。
4、单证集中处理后，如要较好地防范风险，对客户选择提出更高的要求。目前花旗深圳分行只做熟客和优质大客户。花旗从上到下都一直坚持这个原则，如进口托收不是花旗银行客户不接单。由于我行国际业务目前的客户层次参差不齐，若实行单证中心化处理，将难以较好控制风险。
五、若干建议
（一） 建议国内商业银行对业务单证是否应中心化处理，哪些业务应该中心化处理，如何中心化处理，业务中心化处理后可能带来的问题和风险成立专门的课题组进行研究，并对花旗银行槟城亚太单证处理中心、新加坡电脑中心和花旗上海分行有关情况进行考察，以得出全面客观的结论。
（二） 如果国内商业银行业务单证要集中处理，建议可以先从人民币业务中的部份品种（如贴现中心、个贷中心）做起，最后推广到国际业务。我行全国范围内的业务处理中心化则宜分步实施。可以先在部份沿海发达地区试点，再推广到全国各地，最后实现全国范围内的单证统一处理。但在推行过程中，一定要在总行的统一领导下，以免为以后系统的整合带来麻烦。
（三） 国内商业银行的业务处理中心化系统应建立在新一代业务处理系统基础上，最好能与新一代业务处理系统相结合。
（四） 为了给业务单证处理中心提供技术支持和基础，应考虑利用数据仓库和数据挖掘等现代信息技术，开发出集客户关系管理、成本绩效管理、风险管理与监控等功能于一身的现代化商业银行管理信息系统（广义MIS系统）。