提起年会，相信没有一个行政不头疼的。无论是传统的线下年会，还是近两年开展的线上年会，两者都非常耗费时间和精力，一不小心就会踩坑。

那么，到底怎么做才能办一场完美的年会呢？

线下年会

传统的线下年会的组织包含非常多方面，每个小细节都需要考虑到位，在前期一定要做好计划和准备工作，才能保证当天顺利进行。

PART1.

明确年会主题

年会不仅仅是一种用来庆祝年节的形式，更是一次公司业务成果展示以及大型员工激励活动，所以在主题的确定上，要花一些心思。

首先，要结合公司的定位和发展阶段，不仅要总结这一年的工作结果，还要为明年的工作开一个好头，所以主题要综合考虑之后再做决定。例如，经历了2020年疫情后，很多公司2021年的年会主题都围绕“涅槃”、“逆境”、“绽放”、“更新”等。

其次，可以征求领导的意见，便于明确年会的目的是“增强凝聚力”还是“奖励/庆功大会”，确定年会的基调。

最后，还可以向员工征集，集思广益，可能会有意想不到的新创意和新灵感。另外，要避免年会主题定调过于“高大上”，一些“接地气”的主题往往更能赢得全员的欢迎。

当然，也可以延续往年的年会主题思路，让年会主题有递进关系，成为可以体现公司发展趋势的系列性年会。

PART2.

确定基本信息

初步拟定年会的人数和时间，并以此为依据确定后续的部分。

（1）

预算申请

各公司的预算制定方式不同，有的是已经有明确的年会预算，行政人员只需做好预算分配即可；有的则是需要行政来申请这部分预算。

在申请预算时，一般提交2-3个方案。

要根据当年的预算剩余情况，以前几年的年会预算为参考，先给出一个中等的预算方案，再分析公司的经营状况，给出一个偏高或偏低的预算方案，从而确定最合适的预算方案。

（2）

确定场地

在场地选择上，可以参考以下几个因素：

A.

场地类型

一般的场地选择包含酒店、体育馆、会议中心、剧场等。如果想做一场不一样的年会，可以选择酒吧、创意仓库、游乐场、滑雪场、甚至是海边和游轮等。（当前，前提是预算允许）

根据不同的场地类型，可以策划对应的年会节目方案。普通的场地以节目观赏为主，互动性比较强的场地，则以游戏体验为主。

B.

场地设备

看场地方是否提供桌椅等基础设施，特别是一些舞台硬件设备，比如大屏、音响、灯光等。如果所有地方都能提供的话，可以省下一笔场地搭建的部分预算。

C.

周边交通

场地位置也很重要。较远的场地一般远离市区、环境优美，需要考虑是否安排车辆和住宿等；较近的场地交通便利，可以考虑让员工自行前往，组织人员要提前查看交通方式、联系停车场等。

D.

服务及安全设施

要检查场地的服务和安全设施，例如卫生间位置远近、是否配有消防栓、逃生通道等。

如果年会涉及用餐环节，要提前与场地沟通是否带餐、餐食规格以及酒水问题等。还要注意会场卫生问题，例如配备垃圾桶等。

无论是何种场地，一定要去现场确认，提前沟通好细节，避免后期再出现因为信息不对称而产生的矛盾。

另外，根据不同地区的防疫和消防要求，大型会议活动都需要提前备案，一定要与有关部门问清楚审批时间及材料，尽早准备。以下为审批材料参考：

A.包括承办者的合法成立证明及安全责任的身份证明

B.主办方委托承办方的委托书

C.重大事件的应急疏散预案

D.安保预案

E.消防预案

F.大型活动安全管理责任书

G.大型社会活动安全许可责任表

H.年会现场的人员身份标识

I.安检的人数统计

J.现场的秩序维护及人员疏导措施

K.车辆停放及疏导措施

L.保安公司的全套资质

M.疫情防控的管理办法

（一般可向相关地方咨询相关材料模板，或直接委托活动供应商代为办理）

注意：在确定场地时，一定要向场地方问清楚，如果年会因为疫情影响不能如期举行，是否可以改期或取消，并将该内容落实到合同里。

PART3.

制定工作计划

为了进一步推动年会落地，可从不同部门抽调人员组成“年会项目小组”，保证年会策划及执行阶段的沟通时效，也能得到不同的角度的反馈意见，让年会筹备工作更顺利。

年会工作计划其实就是“财”和“人”的分配，自身难以解决的部分则通过供应商来解决。

（1）

预算分配

预算一般包括场地、搭建和布置、外部人员聘请、物料道具、礼品（包括伴手礼和奖品）、及餐饮交通住宿等，可参考往年情况来制定。

在分配时要注意考虑成本的机动性，可分为固定成本、可变成本、应急成本三个部分。

（2）

工作进度安排

由于年会的筹备时间跨度大、工作内容琐碎，所以需要一份详细的工作进度安排。为了保证能在年会开始前完成所有的准备工作，可采用“倒推法”来梳理流程。

定好重要时间节点后，就来拆分各阶段的任务，一定要注意明确责任人，用以督促各部分的顺利进行。

推荐使用“甘特图”来管理项目进度，具体形式可参考下表：

（3）

供应商选择

供应商可以选择总包或分模块外包，委托给一家服务商总包，较为省心，沟通也比较容易；分模块按需外包，例如创意、执行、采购等模块，则更为灵活。

两种方式各有好处，可按照往年情况及项目预算选择。

PART4.

策划年会内容

年会的内容是让员工了解企业文化最直接的方式，无论是前期的宣传，还是节目的设计，不仅要体现年会主题，更要新颖有趣。

（1）

前期宣传

年会作为承前启后的大型活动，一定要做足前期的宣传。

可采用多次不同内容的剧透宣传，剧透内容可以是年会主题解析、主视觉和场地布置设计图、创意节目、重磅奖品等，引起员工的兴趣。

宣传形式除了普通图文形式外，还可以拍摄一些有故事情节的趣味视频，让宣传活起来，更贴近员工的日常工作和生活，提高员工的参与度。

（2）

节目设计

设计节目是最考验创意的环节，一般年会内容策划，可从以下四个方向出发：

A、公司战略方向：年会作为承前启后的大型活动，是传达公司战略目标和企业文化价值观的好时机。除了领导讲话外，也可以通过语言类节目从侧面体现出来。

B、员工关怀方向：对一些公司来说，年会可能是唯一全员参与的活动，所以要多方面传达员工关怀。可以通过宣传视频、街采视频、员工故事视频等方式呈现。

C、趣味娱乐方向：也就是年会的重头戏，歌舞改编、相声、小品等。如果能鼓动领导出个节目，那一定会锦上添花。

D、特色福利方向：无论是奖项表彰，还是现场抽奖，都是员工期待的环节，也能迅速让场子热起来。

为了保证活动的顺利进行，要将各环节的议程做好详尽的安排，并通过彩排让每个人都熟悉流程，确保活动当天万无一失。

年会活动流程可参考下表进行制定。

PART5.

统筹活动现场

准备工作全部完毕后，在活动当天一样不能松懈。

为了避免活动现场出现意外状况，可以按照不同的区域，划分责任人。

现场负责人：整体把控现场整体情况

主会场负责人：监督主会场内部的大事小情严格执行，保证员工体验

控台负责人：对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控

前台负责人：负责签到体验、安保有序

搭建负责人：搭建也要严格控制进度，确保在活动开始前，完成场地交付。这也是除主会场外，最重要的板块负责人

物料负责人：物料运输、管理、发放、回收

摄影摄像负责人：对接好活动记录人员，安排记录重点环节

还要保证各部分之间的沟通，利用对讲机、微信群等，保证出现特殊情况时，可以迅速定位相应单位进行补救。

另外，活动当天还有一些注意事项。

注意事项

TIPS

A、做好节目物料备份，防止突发的物料丢失。

B、电脑、话筒等重要电子设备，最好都多准备一个，避免设备罢工。

C、如果是室外场地应注意天气情况。

D、时刻关注噪声、火灾隐患等，保证年会安全进行。

E、年会结束后，检查现场遗落物品，最好回收工作。

线上年会

从疫情开始，年会逐渐开始从线下向线上转型。线上年会的思路与线上年会大致相同，不同的只是呈现形式有变化，那么线上年会又有哪些需要注意的点呢？

PART1.

拟定方案阶段

线上年会虽然没有了现场参与的气氛热烈，但却可以利用很多的技术手段，实现线下无法实现的创意呈现形式。

所以在拟定方案时，在确定好主题后，可以先确定内容呈现形式，在此基础上寻找场地和技术供应商等，再确定后续的工作内容。

（1）

内容形式

在内容形式上，可以考虑以下几个方面：

A、节目呈现方式：直播还是录好之后转播

B、主持方式：除了主持人，还要考虑是否需要制作特效让企业IP形象参与

C、互动方式：除了常规弹幕等形式，还要考虑是否需要跨屏连线、互动红包、人气排行榜、在线游戏等方式

D、抽奖方式：抽奖方式可以有弹幕截图、ID滚动、主持人随机连线、员工同时连线主持人等等

确定好内容呈现形式，可以去选择合适的演播厅，例如若需要虚拟背景或特效制作时，可选择绿幕厅；若不同的节目需要的场景不同，还需要提前做好场景布置，考虑多机位切换等。

选用不同的内容形式，在预算的分配上也要做好相应的调整。

（2）

推进计划

线上年会的推进部分跟线下年会在很多部分都不同，对应的时间线也会有所区别，但都可以使用倒推法确定时间线，并通过甘特图来细化流程。

PART2.

落地执行阶段

确定好方案后，就可以开始操作了，操作阶段需要注意以下几个部分。

（1）

前期宣传

由于线上年会并不需要员工亲自到场，所以要在前期做好充足的宣传工作，确保年会的消息通知到位，提高员工的参与度。

如果线上设计了沟通互动和抽奖环节，也要提前在通知中写明互动参与方式，避免因为员工操作失误而造成误会。

（2）

彩排及测试

除了节目的现场彩排之外，最重要的是直播设备的测试，需要注意以下几个方面：

A、服务器承载能力测试，按照最高在线人数、最高互动次数来测算，避免服务器崩溃。

B、彩排过程中，注意现场的电线线路、控台排布、网络宽带等是否有问题。

C、利用不同设备收看直播，看画面是否有卡顿、丢帧等问题，测试互动抽奖等功能是否正常。

必要时可以请懂技术的同事一起做好验收工作，收集问题统一反馈。

（3）

活动现场

在活动现场也要梳理各项流程，明确各部分的负责人，特别是技术部分，做好相应的应急预案，必要时可以切换备用线路，保证直播的顺利进行。

#NOTICE

其实做线上年会，大家最后只要记住3点就够了。

1、确保现场网络流畅。

2、找一个稳定的企业直播平台，最好自带年会上需要的互动功能，并提前测试平台的稳定性和相应功能。

3、一定要找专业的摄像团队和视频制作团队。

虽然每年的年会，都是行政工作量最大的时候，但缕清工作思路后，按照计划一步一步的施行，就能让工作轻松很多。

无论是线上还是线下，在年会结束后，一定要做好总结复盘工作，每一次的经验积累都是成长的过程。

最后，预祝大家今年能都能举办一场出彩的年会。