再造物资采购流程 有效杜绝采购舞弊
常保军
作为内部审计部门来说，首要的任务就是能够采用系统的规范的方法，评价并改善组织的治理、风险管理和控制过程的有效性，从而帮助组织实现目标、增加价值。公司采购业务作为公司发展的基础，也是审计部门予以监督，并提供相应服务的重点工作之一。但是由于审计部门受控制环境等因素的影响，对于采购环节所发生的舞弊行为总是心有余而力不足，显得无能为力。为了能够客观公正、公平的实现公司采购行为，制定一套行之有效的采购管理办法是很有必要的。
下面是某公司所采用的引进市场模式，进行采购流程再造，实现了高效的采购管理，是值得我们企业去考虑的，尤其是作为内部审计部门，如何借鉴成熟经验，积极学习，努力提高认识，引进先进管理理念，势在必行。
2008年年末，xx公司对公司采购管理流程进行改革，再造了“内部物资采购流程”，推行公司“内部物资竞价采购”管理模式，加强物资采购透明度与阳光操作。着眼于与外部市场的对接，将市场机制引入企业内部中来，全面推行“内部物资竞价采购”管理模式，模拟市场化运作机制。充分利用市场价值规律进行“互相监督、利益驱动”，调动采购人员工作积极性，增强采购人员业务水平与责任心，扩展市场信息渠道，规避采购环节“内、外部干扰”，从而达到降低采购成本、节省采购费用的目的。
该公司以“模拟市场化运作管理创新机制”来代替固有的企业管理模式，彻底改变过去以行政人为管理为企业制度管理；改变封闭采购信息的单独部门专人采购为公开采购信息、全员参与竞价采购；改变直接外部采购为组建公司内部采购市场；改变人为否定采购价差为正确面对、承认价差的存在；取消采购人员固定收入为业绩变动收入；彻底打破以往企业物资采购管理的框框，一切从新开始、从零做起，对物资采购业务流程彻底地进行了重新设计。
采取模拟市场化运作管理，其管理的定义就是“重新开始”，要达到的目的是“以某种特定的‘定单信息流’为中心带动人员、物流、资源合理流动”的业务流程。由直线职能型的结构转变为平行的流程网络结构，以首尾相接、完整连贯的整合性业务流程来取代过去被各种职能部门割裂的、不易看见也难于管理的破碎性流程。
第一是构建虚拟内部市场，实施模拟市场化管理，将竞争机制和价值规律引入企业内部，全面推行内部物资竞价采购管理模式。
首先建立市场主体，把每个基层单位、采购部门及每名专（兼）职采购人员岗位都明确为内部市场主体，公司机关相关管理科室（审计部、会计科、成本管理科、合同管理科）明确为内部市场监督审核主体。
其次制定《公司内部物资竞价采购管理办法》，做到“有法可依”、取消了专职采购人员的固定奖金，收取专（兼）职采购人员的采购信誉保证金，制定了统一口径的考核标准、提取费用的比例，完善监督考核手段。充分体现出物资使用单位与专（兼）职采购人员之间“关系市场化、服务有偿化、岗位价值化”，做到了每名采购人员都是经营者、每笔采购业务都讲投入产出与回报。
第二、公司内部实施物资竞价采购的具体做法主要分二步：
一是在每月的8号、18号、28号由基层单位根据生产订单、预算所需材料计划，经成本管理科确认数量定额、会计科确认资金流量后向公司审计部、会计科、成本管理科、合同管理科、供应部门专职采购组及公司领导发布采购信息，由成本管理科对提报的物资采购信息进行汇总。供应部门专职采购小组与基层单位兼职采购组对物资信息进行市场询价，于每月的1日、11日、21日由成本科负责召开物资采购竞价会议，依据采购标准对采购信息逐笔现场竞价、对“同质低价、赊购期长、抵扣到位”的采购小组（人员）当场授予采购权，经评定后当场公布竞价结果，会后将竞价后的采购信息上公司内网公布，接受员工的监督。
二是由成本科跟踪考核每笔采购业务，核算实际采购数量、价格、税率情况，根据《竞价采购管理办法》规定，按比例提取“内部采购价格与市场实际销售价格”的价差，做为采购人员的奖金及采购费用。
通俗的讲就是基层单位提报采购计划、全员参加询价与竞价，争夺采购权。在满足采购标准、保证质量的条件下，谁的价格低、谁的采购赊欠期限长谁就中标采购、公司根据竞价定标价格与实际采购价额的价差，按专职采购人员、兼职采购人员一定的比例提取采购费用以奖励采购人员。
第三、实施物资竞价采购发现的优点是：
一是每月分三次召开物资竞价采购会议，充分使基层生产单位根据生产需要、库存能力来仓储、耗用物资材料，减少了储备资金占用、材料库存积压，堵塞了使用上的跑、冒、滴、漏，有效的缓解了资金紧张局面。
二是用料单位兼职采购组与供应部门专职采购组之间，通过共同参与竞价采购，客观上起到了平抑价格、形成合理价格的过程，达到了互相牵制、互相监督、相对矛盾的目的。
三是发票税率必须是按到位税赋开据的增值税发票，通过对发票税率的管理，实现抵扣到位，减少税额的支出。
四是鼓励物资赊欠采购，减少现金占用，加强流动资金管理，学会如何用别人的钱做自己的事。
五是取消采购人员奖金、采购费用，收取专（兼）职采购人员每人1万元、共计30万元采购信誉保证金。个人收入、采购费用按业绩提成、实现个人岗位价值获取个人回报，真正实现了谁的责任心强、谁的信息渠道多、谁的业务水平高，谁的收入就越高。通过高比例回报也有效解决了采购人员因采购物资加班加点、节假日出勤的酬劳问题，提高了物资采购的速度。
六是内部竞价采购，从机制上保证了“阳光操作”，把监督工作简单化，使监督作用自动贯穿到采购每个环节中，维护了企业利益。
七是实施竞价采购完善了价格、质量、税率定位工作，较好的杜绝了人情采购，因“无利可图”，有效地制止了他人占企业利益的现象。
八是下发《物资采购标准》，采购行为必须在“品牌、规格型号、材质要求、生产厂家及各种资质”相同的条件下竞价采购，规范了采购行为、明确了采购方向，使竞价结果在可比口径下真实有效。
九是职责明确、按章办事，物资竞价采购全过程紧紧围绕《公司内部物资竞价采购管理办法》实施，做到具体操作有据可查，理论依据充足夯实。
十是取消固定采购、垄断采购，为公开竞价采购、争夺采购权限,采购人员充分了解市场信息，提高沟通技巧和谈判策略，使“货比三家,质优价廉”成为现实，不但降低了采购成本，还节省了采购费用。
第四、实施物资内部竞价采购后采购效益全线凸显。
如采购电焊条，提报的采购价格是每公斤5.30元，通过竞价后每公斤实际采购价格4.35元、每公斤采购价格下降0.95元；经过竞价定点采购，保证柴油始终每升比市场价格低0.10元、汽油价格目前每升比市场价格低0.20元，直观有效地降低了采购成本。从2008年12月中旬到2009年3月中旬共进行了9次“物资竞价采购”会议，采购物资种类2380余种。竞价会议上最高报价总金额合计为3，388.92万元，通过竞价后定价采购总金额合计为3，192.75万元，累计节省采购资金196.17万元，综合竞价价差率为5.79%；累计赊购金额758.10万元，累计赊购率23.74%。
第五、竞价采购效果名显，管理层、员工反映良好，有利于建立团结一致、公平、公开、客观公正的企业氛围。
生产员工认为：通过实施竞价采购后，所使用的材料、工具质量明显好于以往，质量有保证。
基层管理人员认为：采购环节“清澈透明”、采购价格“天在变蓝、水在变清”，材料成本“明显下降”。
上层管理者认为：不在受采购环节“人为干扰”、“吃回扣”而发愁、不在为大量积压库存材料占用流动资金而犯愁，变事前单一监督为“事先、事中、事后”总体监管，采购信息及时准确便于管理决策。
第六、实施模拟市场化运作后给该公司带来的变化：
一是引入新机制、增强企业管理。创新引入市场机制、竞争机制、风险机制，进一步调动采购人员服务基层的积极性、取得较高的经济回报以及基层单位合理使用、利用资源物资，缩短物资积压周期、减少资金占用。做到“不出家门、降低成本费用”。
二是充分体现“互相监督、利益驱动”。基层单位、采购人员都成为市场主体、经营实体，各自围绕自身利益、考核指标，自觉地实现了自我约束管理。
三是变行政约束为市场机制调节，简化管理监督。模拟市场化运作是在管理者、参与人员、基层单位之间建立起具有市场关系、服务关系的管理链，发挥市场对资源、物资的调配作用，将复杂的管理与监控变成简单的市场宏观调控。
内部审计部门在整个过程中，担负着监督整个环节不受部分领导人员的人为干扰，积极认真协调随时出现的问题，为企业采购全程服务。