二、组织或主持的会议

(一)  工作例会

 

案例4-1：

某公司湖北销售办事处的周工作例会已经从早上开始进行了八个小时，从各地赶回来的业务主管还在轮流叙述一周来的工作情况、出现的问题，会场烟雾燎绕，不时的出现几个笑话、不断的争吵，最后在疲惫和无奈中结束，接着就是聚餐喝酒，然后又带者问题和埋怨回到市场。以下是大家的评论：

“这样的例会不知道有什么作用”

“问题我们提了一次又一次，不知道什么时候能够解决”

“这种例会也就是大家一起聚一下，交流一下感情”

“我现在最讨厌开会了，纯粹就是浪费时间”

一周的例会在大家的议论、埋怨中结束了，问题照样存在、业绩照样没有提升，队伍一样没有士气。

 

讨论：

1、  该公司的周工作例会有什么问题？

2、  怎样召开有价值的周工作例会？

 

工作例会一般包括：每天晨会、每周例会、每月例会，当然，不同营销团队会有不同的会议周期。建议基层营销主管每周召开一次工作例会。

1、会议内容

（1）团队成员总结上阶段的工作执行情况、计划下阶段的工作目标及内容、提出工作中存在的问题；

（2）团队领导对上阶段营销工作做出整体分析与点评，并对下阶段的营销工作做出安排；

（3）公布团队成员上阶段业绩，奖励工作先进者并向落后者提出整改建议；

（4）开展营销专题讨论或培训，帮助团队成员提升技能、调整心态，激励整个团队的士气。

2、会议注意事项

（1）       会议是让人提出、分析并解决问题，不是给人提供诉苦的机会；

（2）       在会议中不要找借口，要找方法；

（3）       要有明确的主题，不要漫谈；

（4）       要能得出统一的结论，不要空谈；

（5）       准时开会、准时结束。

（6）       严肃会议纪律

（7）       要有明确的议程安排

（8）       会议的时间不宜过长。一般周工作例会应控制在1小时内，晨会要控制在10分钟以内，月度会议2小时以内。

（9）       固定例会开会时间。

（10）   至少提前2个工作日将会议主题通知参会方；

（11）   不要在不能解决的问题上纠缠不休。对暂出无法解决的问题要正视它，但在会议现场要将它先搁置在一旁，待大家回去考虑成熟再另行讨论，或通过其它的途径寻找解决的办法。

（12）   要有会议记录，并在会后及时将会议记录发到各个参会人员的手中；

（13）   不要打断发言者的发言。

 

3、有效利用工作例会提升销售队伍的战斗力

（1）将例会变成以解决问题为核心的头脑风暴会。

业务人员在销售工作中会遇到复杂多样的问题，依靠个人的认识和能力有时往往难以找到理想的解决方法，主管人员如果能根据市场状况和市场人员经常遇到的困难、将其分类整理，并利用周期性的工作例会有选择的提出来，利用大家的智慧，集体参与、群策群力，通过头脑风暴共同寻找解决的思路和方法，往往能起到意想不到的效果，既活跃了会场的气氛、提高了营销人员参与的积极性，又能够减轻主持人的压力，同时又能够更加充分地了解营销人员的真实想法和收集市场一线的信息；

　　

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有效举行头脑风暴例会的关键：

A.       必须充分的准备，确定明确的主题并在例会举行前至少二天将会议的目的和需要讨论的提纲与会人员向传达，让大家拥有充分的时间思考和准备；

B.       会议现场使用圆桌会议；如果没有圆桌，那么将会议现场布置成没有主席台、权力位；

C.       会议上鼓励畅所欲言

D.       将会议分成几个部分，在不同的会议部分中要求是不一样的。一般将会议分为畅所欲言部分与意见讨论部分。

E.       在畅所欲言部分，所有的人都不允许否定、嘲笑别人的观点、哪怕再荒谬。

F.       及时记录所有的观点并迅速整理分类；

G.       基层营销主管不能先做总结性发言，如有必要，基层营销主管可以在会议中指定一名业务人员作主持人，自己不参会，方便下属员工畅所欲言。但要求他们将所有的提案记录和最终讨论结果上交（记录中可以不提是谁的提案，只要内容即可）。

H.       研讨的主题尽可能是业务人员最近关注的和最近急需解决的问题。

I.       一次只要设一个主要议题

J.       对会议形成的方案会后进要实施并对实施情况进行跟踪。

 

 

　（2）将例会定位为成功经验分享会。

选择在工作中某些方面表现比较突出的业务人员就自己做的比较成功的地方或在实践中就某一经常碰到的问题进行了探索性的实践经验，在会上介绍、与大家分享探讨，既给予表现优秀的业务人员予以肯定，又能够使得其他的与会者得到启示。而且由于同是业务人员碰到的类似问题的概率非常大，很容易引起共鸣，取得良好的效果。

 

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主持成功经验分享会的关键：

A、选择有代表性的事例和业务比较成功的人员做介绍、以营造积极正面的会议氛围；

B、事前与解释经验的人就介绍的方式与思路充分的沟通，确保思路清晰，目标明确，

C、及时给予分析评价，并请大家讨论，对好的给予提炼学习，对现场表现不佳的也要鼓励其参与的精神，因为业务能手不一定就是演讲高手；

 

　　（3）将例会定位为市场信息收集、行业发展趋势研讨会

基层营销主管对于市场的具体信息的了解情况不可能有具体负责的业务人员清楚，因此工作例会同时也是一次区域市场的信息交流会，收集各个渠道、各个区域的市场动态、竞品策略、产品走势、客户需求等信息情报，以便于科学决策。

　　了解市场特点、把握行业发展趋势、观察竞争对手的动态同时也是业务人员作好工作的基本功，但是很少有公司的例会能够把这些基本的信息与业务人员沟通，业务人员即使有所了解，由于市场的瞬息万变，也需要不断的了解和总结，而工作例会无疑是可以充分利用的一个交流市场信息、反馈和收集一线市场资料的最好平台。

 

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将例会变成行业发展趋势研讨会成功的关键：

A、信息的收集注意平时的观察和积累，定期整理汇编；

B、以数据为依据进行分析，提出自己有效应对的建议、形成系统完善的市场报告；

C、养成业务人员系统思考的习惯，避免把市场分析变成简单感性汇报的传声桶会议；

D、对业务人员反映的不合常规的信息要在会后加以证实，不能置之不理、不可偏信、也不能不信；

E、不要变成业务员对公司的抱怨会和要求会；

F、基层营销主管不可单纯依靠会议传达的信息作出决策，但对业务员提出的信息要求采取的针对性措施不能置之不理，能当场回复的当场回复；不能当场回复的，要给出回复的期限；

G、当业务人员提供的信息明显不正确的时候，不要当场批评，但要控制其言语的影响力；会后要与其进行一对一交流，提醒他的信息有问题，帮助其如何有效搜集信息；

 

　　（4）将例会定位为公司新产品、新政策宣导沟通会

对产品、公司营销政策的娴熟是业务人员提高执行力的必要前提，而公司的新政策出台、新产品上市、新信息的发布，例会无疑也是最佳的方式和手段；

 

　　（5）将例会定位为技能培训提升会

提升积极性靠激励，提高工作能力靠培训，靠公司培训部门的安排，不但有时间和费用上的局限，而且针对性和持续性比较差，根据队伍的自身情况，利用例会拟订一个简单而持续的培训小课题，邀请有专长的业务人员或由基层营销主管讲解更加能够及时和有效的提升团队的技能水平。