解浦生/文
公司管理制度体系的建立包括制订一系列的规章制度。然而所有制度都要靠遵守落实。一些公司的做法是，让员工学习公司的相关规章制度，员工学习完相关制度后，企业要求每人签名留底。有学员向赵大华教授提问：公司的制度是否要向员工公布？特别是实行劳动合同法后，当出现纠纷，让学员学习过的规章制度是否可以作为企业处罚员工的依据？以下文字根据赵大华现场答问笔录整理而成。
赵大华：这个问题实际上是企业管理的一个很有意义、很是重要的话题，即员工为什么一定要阅读知晓公司的管理制度？所有的企业制度都必须向员工公开吗？管理这门学问是十分有意思的，有许多问题是似是而非或似非而是的，需要我们细心对待，认真探讨。
赵大华：无论是根据法律规定，还是根据管理原则，企业在制订规章制度时，凡是跟员工利益相关、与签订劳动合同有关的，都应该通过不同形式公布，让员工知晓。在有条件的单位，比如比较大一点的或者是有工会组织的企业，在制订规章制度的过程中，还应该征求员工代表或工会代表的意见，然后才能颁布实施。民主参与不仅可以增进规章制度的合法性，更可以促进这些制度的可执行性，提高员工参与管理的积极性和主人公意识。
学员：一些单位在劳动合同上写道，公司的规章制度是本合同的组成部分。这合法吗？
赵大华：这种说法过于含混，叙述得不够准确。一般说来，只要有证据证明规章制度已公示告知了员工，而且该规章制度内容是合法有效的，就可以视为规范双方的文件。但是，法律不保护不符合法律规定的制度文件。也就是说，即使是企业把相关制度文件公布于众，甚至是让员工在文件上都签了名以示证据，如果文件不符合法律规定或者是政府规章，这些文件都不能用来作为规范员工行为、对员工进行处罚的依据。在劳动合同法实施之前，劳动仲裁部门和法院也都是这么认定的。
学员：有些规定，虽然没有让员工阅读，当然就没有他们的签名，是否无效？
赵大华：不能这样认为。如果企业的规章制度文件是符合法律规定的，即使是没有让员工知晓，也应该是有效的，对员工行为具有约束性。但是，为了让员工能够自觉遵守规定，并且能够心悦诚服地接受这些规定，企业应该利用各种形式让员工知道这些规定，而这对于企业和员工双方都有好处，企业何乐不为呢？
学员：这么一说，是否企业的所有规章制度都必须向员工公示？
赵大华：非常好的问题！从原则上说，一个企业的所有规章制度都应该向员工公示。然而，管理是复杂的，对于制度的管理同样也不能这么简单。具体地说，规章制度应该向所有必须遵守这些制度的员工公示，向涉及到自身利益和工作规范的那些员工公示。请注意，我这里所讲的员工，包括所有的经理人员，当然也包括总经理在内。企业的规章制度应该有一个体系，是分为各种类别和适用范围的，而且大多数都具有不同程度地需要保密（Confidential）的性质，因而有着不同的适用范围和规范对象。比如，员工须知和工作守则这样的东西，应该让每一个员工知晓，甚至应该做到人手一册，象员工福利待遇、一般报销等程序这些东西也应该让所有员工知道。但是，又有许多的制度则是应该在一定的范围和对象中让人知晓，比如公司投资程序、产品决策、价格决策、大客户管理、总经理行为规范等，只能在文件规定的密级程度和规范对象中进行公开，不适合也不没有必要向所有员工公示。至于那些生产作业程序、安全规定等，则毫无疑问地要让所有一线的有关员工知晓弄懂。
赵大华：请大家结合自己单位的情况，讨论一下，哪些制度规定必须向所有员工公开，而哪些文件只能向部分当事人公开？
学员：（讨论。）
学员：那些必须向员工公开的文件都是要员工遵守的文件。教授，请问，企业要员工在文件上面签字，是否意味着员工已经完全弄懂了这些文件，他们必须遵守？
赵大华：不能这样认为。员工由于自身素质的限制、文化程度的高低、公司的人文气氛以及从众心理现象等因素，即使不懂这些文件，或者说即使是对某些规定有异议，也可能会在文件上签字。这里还有一个员工是弱势群体的问题，一些员工害怕遭遇报复或失去工作，因而违心地在文件上签名。我们必须坦然地承认这个问题的存在。从管理的角度讲，管理者决不能以为员工签字就意味着他们都弄懂了这些文件，或者是都接受了这些文件。因此，还有一个耐心地向员工解释文件的工作要做，不得马虎。因为这也及到员工执行力问题。
学员：能否请教授介绍一些企业的做法？
赵大华：16年前，应该是1991年，我曾经在一个中美合资企业兼任过人力资源经理，并且起草了这个企业新创时期的整套规章制度。当时，我们国家还没有劳动法，所以我们得摸索、得创新。现行的劳动法是1994年通过颁布、1995年开始实施的。我们的企业是美方控股，我作为美方的代表，被授权起草制订一整套能够指导公司启动运营的规章制度，包括用工制度和劳动合同。没有办法，好在我们公司的美方控股公司是世界500强企业之一，在美国有着完善的管理制度，而且它在韩国也有着成功的运做经验，所以我根据美国公司和韩国公司的做法，以及我在国外考察实习的知识所得，结合中国国情和企业现状，根据授权要求先用英文起草了一整套规章制度，在董事会审查同意后译成中文，再征求中方意见和部分员工意见，然后再提交给董事会批准。
赵大华：我们过去的做法是，将与员工工作和切身利益相关的规章制度发给大家阅读，也要所有阅读者阅后签名。签名的意思只是说明员工已经知晓相关制度，并可促使员工更认真地阅读理解，但这并不意味着员工完全正确理解了制度，也不能表示员工完全赞同这些制度。这是企业管理层务实、善意、讲效果的一个重要表现，而不是也不能将签字作为事后“修理”员工的一个证据。企业不能试图一劳永逸地做这件事，而是要不断地、定期或不定期、采取多种不同形式让员工知晓并尽可能最大程度地理解各种规章制度。让员工阅读制度文本的根本目的是两个：征求他们的合理意见，尽量完善制度的内容规定；让他们知晓制度，以便更好地执行遵守。
学员：在我们地区，劳动局要我们把所有规章制度送报给他们，说是只有这样做了我们的制度才是合法有效的。
赵大华：我知道这件事。一些地方的劳动管理部门要求企业把规章制度送交他们备案，但是这种做法于法无据，也是没有什么实效的，而且可能是很危险的，因为这不能证明（企业文件）送给劳动局备案就是合法无问题。否则，劳动局也不敢这么保证。事实上，他们也没有能力这么做。我刚才说过，企业的规章制度涉及面非常广，而且有的规章制度需要不断的改变、完善和增删，劳动部门管得了吗？劳动部门只能去管涉及到劳动合同管理和员工基本利益的那部分制度文件。对于公司的所有文件，他们没有这个能力也没有权力去管。而且，从法律的角度讲，企业的一些规章制度对劳动和其他政府部门都应该是保密的，政府部门只有在企业出现了问题之后才有权力对企业进行专门的调查，而且应该是依法调查，包括审阅企业相关的规章制度。