其次,基于以上战略采购四种全新理念的树立,构建战略采购的方法与策略。
一是要进行组织设计。一方面,根据员工现有能力,结合职业发展规划中的能力提升,进行组织专业化分工,设立不同的职能部门,每个部门的职能做到完善且独立,没有职能的缺失和重叠,确保组织运行的高效准确;另一方面,需要构建组织内控系统,需要不断的发现、完善和纠正组织运行中存在的不足与偏差,减少内耗成本。
二是要选择战略采购策略。主要介绍了差异化采购策略及采购技术。差异化采购就是对不同类别的采购内容实行不同的采购策略。要求对采购物资进行分类,目前,采购物资主要分为:战略类物资,这类物资的采购价值高,采购风险大,对企业的长期发展具有战略意义,需要我们对外和供应商建立战略合作伙伴关系,对内依靠价值分析和价值工程来降低缺货风险;杠杆类物资,巨大的采购量,使得这类物资的采购成本占据了总成本的绝对比重,需要我们实施标准化、同质化的策略,压缩采购种类,提高标准化的程度,在保证采购质量和技术要求的前提下,最大限度的降低采购成本,对集团公司的利润做出较大贡献,充分发挥1:N的杠杆效应。所谓1:N效应,就是通过对采购物资进行标准化分类,合并采购种类从而缩小采购范围,增大同类物资的采购数量。以客观的采购量来增加议价能力和谈判的话语权,有效地降低采购成本,同时几倍或几十倍的增加销售利润,实现杠杆效应的最大化;瓶颈类物资,需要我们减少紧急采购和增加替代品采购,以降低缺货风险和溢价风险;常规类物资,以低值易耗品为主,可以通过建立集团采购目录,以有效的库存管理来解决。
针对四种采购物资的分类,应用新型的战略采购技术是实现战略采购目标的重要手段。战略采购技术主要有价值工程、杠杆工程、谈判技术、供应链采购、电子采购、拍购技术等。
三是通过采购管控方式的确定,在集团公司内部形成采购职能集分权的合理分配。主要受到以下五种因素的制约:采购杠杆效应、物流成本占比、供应资源集中度、价格波动、采购缺货风险。
四是在构建采购管控职能的时候需要遵循三项基本原则,首先是能力原则,通过跨职能团队的形式,构建采购管理职能中的策划和供应操作。
效率原则:针对采购价值链,在母子公司之间,适度分配权限,在控制采购成本的前提下,提高管理效率。而权力分配主要有三种方式:集权管理,由集团公司统一进行。半集权管理,集团公司和分子公司分权负责采购和供应职能。部分集权管理,集团公司和分子公司分权负责不同采购物资的采购和供应。
内控原则:通过事前、过程、事后的内部监控,降低采购管理风险,其中,事前控制是内控的重点,包括以下几个方面:
请购控制:以信息为导向的请购价值链管理,决定采购数量和质量是否符合要求;其中包括:信息汇总,全面、准确的汇总原材料、资财备件、技术设备信息,形成初步采购清单。信息评估:分类汇总大宗、小额采购需求信息,整合压缩采购品种,形成初步采购成本分析。信息整合:根据已有的采购信息成立采购小组,培训相关的知识技能,形成初步采购指导价格。
供应商管理:供应商的资质是否符合企业要求;构建供应商管理及供应商开发两大体系,以供应商管理手册为纽带,建立动态供应商管理制度。一方面要对现有的供应商进行管理、维护、评估和筛选淘汰;另一方面要对目标供应商进行资质的认证,能力的开发,最终建立合作关系。基于以上两点不断更新北元集团的供应商手册,合理划分与供应商的合作关系,制定差异化管理策略:战略合作关系,以巩固合作关系为主要目标,必要时向后整合资源;信任的合作关系,巩固目前的合作关系,努力发展成为战略合作关系;谈判式合作关系:持续扩大谈判优势,了解供应商的成本利润构成;传统合作:不过分关注长期合作关系,扩大信息来源及价格选择空间。
采购决策:重点把握采购需求分析,事先控制采购风险,合理开展方案评估、并加强采购合同管理,有效判断采购价格是否合理,是否能满足企业需求,同时,积极引进电子采购技术降低费用成本、提高采购效率。
供应操作:而事后控制主要是通过供应操中的订单跟催、到货验收、仓储管理来提高供应效率,严格控制供应质量,通过多渠道沟通机制持续优化库存管理。对于订单跟催,需要根据采购合同制定出供货时间表,实时跟踪进行关键时点确认,同时针对出现的问题点,提出解决方案。与品质部门协作,进行到货的品质和数量检验。对于日常的盘点、物资损耗的信息汇总,按时制定库存补充计划。
总结以上的分析内容,采购是企业的重要战略职能、要用战略的思维看采购、要从战略高度定位采购、要从战略全局管理采购。
转变采购理念,提升采购水平(下)
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