三､人力资源管理信息化的策略措施
EHR给企业带来的既是有形的东西,但更多的是无形的改变｡有形的是企业管理成本是否降低､效率是否提高､业务流程是否顺畅､沟通渠道是否畅通｡而无 形的价值在于它内含的管理理念是否能给企业以全新面貌､能否提高员工的满意度｡人力资源信息化的实施对企业来说是一项重大的变革,因此,采取有效的策略非 常重要｡
(一)取得高层管理者的理解与支持｡人力资源管理信息化是“一把手工程”,需要高层管理人员拿出坚定的信心､足够的魄力,并给予相当的关注乃至参与才 能成功｡成功实施EHR,最重要的是企业高层管理人员要对人力资源管理工作高度重视｡对于人力资源的投入往往是长期效应信息以电子数据的形式保存起来,可以随时查询,因此,也称为“电 子化”､“无纸化”或“数字化”的过程｡ 2.流程的电子化｡即把企业已经规范化的一些流程以软件程序的方式固化下来,使得流程所涉及岗位员工的工作更加高效､规范,减少人为控制､人为干预､人为 决策的现象及管理行为,同时提升客户的满意度｡3.管理的电子化｡即通过对那些电子化的原始数据进行科学的加工处理,运用一定的数学模型､信息管理模型和 计算机仿真模型,对企业的人力资源管理进行优化控制和战略分析,从而起到对企业管理和决策的支持作用｡目前,在国内人力资源规划､个人职业发展规划以及核 心能力管理等人力资源管理信息化软件的高层次策略功能,在很多企业尚处在搁置状态,没能合理有效地开发使用｡
(三)有效控制HR变更管理｡人力资源管理信息化项目实施不可避免地会使业务流程发生变化,同时也会影响到人员岗位和职责的变化,甚至引起部分组织结 构的调整｡如何将这些变化带来的消极影响降到最低?如何能够使企业内所有相关部门和人员认同并接受这一变化?是项目负责人将面临的严重挑战｡不仅如此,对 于新系统的实施还需要考虑对业务用户的各种培训,以及为配合新流程相应的外部管理规定的制定等内容,这些都是成功实施人力资源管理信息化项目所要把握的因 素｡
(四)更新观念｡信息化是一种管理方式的转变,也是管理理念的转变｡人力资源管理信息化需要IT技术的支撑,但真正影响和决定人力资源管理信息化建设 水平的是人,软件只是帮助实施管理的一种手段｡管理理念的转变需要各级领导､人力资源管理部门和员工的共同努力｡对领导来说,信息化需要给予相当的关注并 亲自参与;对于其他管理部门来说,信息化是管理方式的一次深刻变革,需要付出足够的热情,努力地实践,逐步实现从对人､对事的管理向过程管理､程序管理的 转变;对于企业的基层员工来说,信息化不仅需要他们提高计算机操作能力,更需要他们树立参与意识､民主管理意识｡
(五)寻找可靠的合作伙伴｡可靠的合作伙伴是信息化建设成功的重要因素之一｡信息化,不仅是软件､程序研发的过程,还是延伸的过程,需要软件供应商提供完善的后期服务和技术支持｡
(六)加强人力资源管理信息化建设规划设计｡人力资源管理信息化建设需要企业结合行业发展战略,统筹规划､分步实施､逐步完善､不断提升｡实施人力资 源管理信息系统,一方面,必须根据企业战略对组织架构和部门职责进行调整｡在调整过程中,可能会涉及部门职能的重新划分､岗位职责的调整､业务流程的改 变､权力利益的重新分配等因素｡另一方面,要对人力资源管理结构进行调整｡由于实施人力资源管理信息化后,人员的层次结构会发生变化,原来主要从事重复劳 动的管理人员,现在可以把主要精力放到更具创造性的工作上｡企业要进行新的工作分析,调整人力资源管理目标,既要对行业的人力资源有一个前瞻性的认识,对 行业的人力资源管理现状有客观的评价和科学的分析,又要对人力资源管理信息化的需求有通盘的考虑,能够从最急迫的需求入手,逐步推进｡具体方案如下:
1.建立EHR模型｡(1)需要制定人事管理信息化的策略,比如:制定员工关系管理和HR服务模型等电子化的目标､策略和实施计划,这要从提高人 力资源管理服务的质量出发,认真考虑如何为每个员工提供个性化的HR服务｡(2)考虑企业的工作性质和信息化的水平,每个员工的工作环境和条件,是否可以 随时方便地上网得到服务｡(3)从一个企业建立HR门户网站的角度出发来规划整个的信息系统建设,要使这一系统成为不同用户的垂直形门户网站,规划好员工 界面､经理界面和HR界面｡(4)规划系统应该具备的功能,比如:在线薪酬管理､绩效管理､招聘､培训､HR评估､福利管理和不同用户的HR自我服务｡(5)要全面考察企业是否具备完整的系统运行环境,比如:服务器､硬件设备､用户服务支持､数据处理和管理､流程控制等｡
2.规划EHR系统步骤｡(1)确认企业人力资源管理的发展方向和优先次序,确认系统的目标和可能会涉及到的一些变量,决定HR信息系统计划的范围和 重点｡ (2)建立EHR系统运行模型,要获得管理层的支持,确认资金和其他资源的支持｡(3)设计解决方案｡包括优化HR管理的流程,明确EHR的功能和技术需 求,设计､购买或租赁功能模块,了解用户的使用体验,改进用户友好度｡(4)实施解决方案｡设计､安装系统,建立EHR工作流程､用户角色､界面等内容｡ (5)实施推广和效果评估,这包括开发新的功能和流程､应用､技术支持和维护,以及系统的整体效果评估｡