快速消费品行业的营销费用管理(18)--营销费用的报销管理之二


快速消费品行业的营销费用管理(18)--营销费用的报销管理之二
 
这次谈费用的报销流程。报销流程有两种,一种是手工方式,所有的审批人都在报销单上签字画押;另一种是通过IT系统走网上报销,有的人在网上批单就行了,有的人还是要在实物报销单上花点时间。
 
由于一般的报销流程都差不多,下面就重点谈一下手工报销和网上报销这两种方式的异同。
网上报销,好外不少,特别是对那种在全国各地都有分支机构的企业来说,甚是实用。因为这种企业的领导特别忙,经常出差,每个月在家的时间很少,见他们比见胡主席很难,他们呢,电视上不了,真人总不在,这就让报销单的审批麻烦了。因此,虽然领导总是对报销单的审批速度不满,但总不好意思发脾气,原因是他是导致速度慢的最大原因。我们之前曾做个一个分析,专门针对报销速度慢的现象,以堵某些人总指责财务部工作不力之口,结果出来了,领导做得最差。
 
如果通过网上报销审批就可解决这个问题,领导可以随时随地上网批单,而且从网上还可以看出某个报销单批到哪个环节了,是在哪个领导那里停留,于是如果单急的话,就可以有针对性的找这个领导沟通。不象以前,要电话一个个环节的找下去,累死人,电话费也总超标。
 
有人会问,虽然网上报销可以解决领导批单效率问题,但领导网上看不到实物报销单,那怎么控制报销费用的合理性?我们是这么考虑和解决这个问题的:
 
1、首先领导看实物报销单没什么实质意义。领导繁忙,不可能每个单都去细细看,一般是看上一个自己信任的人批了,就直接在报销单签字,只是一个形式,并没有实际监控意义。当然,某些单据比较特殊,如金额很大,性质特别,这时财务部就会挑出来给领导看,领导重点关注一下例外情况,就足够了。
 
这里多说一句,在审批流程上,当量到了一定程度时,审批都会变形,因为来不及看那么多细节,签字人只好凭着对上一环节的签字人的信任,闭眼睛签。就这样,总经理看部门经理的签字,部门经理看主管的签字,主管看文员的签字,最后一总结,其实除了一些特殊单据,大部分单在文员处理完第一手后,如果财务的审核会计也没问题,就基本上大局已定,文员和会计员成为实际上的最终审批人,那些领导全是摆设。
 
所以如果有单据不放心,搞定第一手的文员和会计,基本上问题就解决了。(这是条歪门邪道)
 
2、费用审核时,不同部门有不同职责。第一个环节是报销人填单,第二个环节是文员初审,这个环节很重要,因为业务员经销把数加错,把单填错,如果单寄走了再被退回来修改,就太耽误时间了。第三个环节之后是业务审核,负责业务上的合理性,相关的附件可以放在网上,因此他们可以不看实物单据。后面的环节是财务环节,财务必须要看实物单,因为发票要审,一些合同没有电子档,不可能都扫描,否则上传慢,填报销单也快,成本也高。然后实物单就留在财务做帐了。如此分责监控,效果很好。以前审单必须看实物单只是一种习惯而已,更多的是一种心理感觉。
 
3、走网上报销,还有利于财务业务一体化,财务部可以建立报销系统与财务总帐系统之间的接口,预先设好凭证模板,届时自动生成会计凭证,省了会计好多事。
 
4、走网上报销,还有利于财务对帐。财务把钱汇给大家,大家总要搞清楚里面到底是哪些钱,这时就要找财务对帐。以前是汇完钱后,手工再做一个对帐单发给大家,工作重复,但又不得不做。如果走网上报销的话,这事就省了,只要在网上做一次付款确认,会计凭证生成了,对帐单也自然就有了,出纳的电话也少了很多,因为大家只要在系统上一查,就知道哪些单还在批,哪些单已经汇出来了,什么时候汇了。
 
总之,网上报销就是好,就是好。
 
如果你还是在用手工报销审批的话,建议你赶紧上一个报销系统,价钱便宜量又足,绝对划算。
 
【邓国清 MSN[email protected]