快速消费品行业的营销费用管理(18)--营销费用的报销管理之二
这次谈费用的报销流程。报销流程有两种，一种是手工方式，所有的审批人都在报销单上签字画押；另一种是通过IT系统走网上报销，有的人在网上批单就行了，有的人还是要在实物报销单上花点时间。
由于一般的报销流程都差不多，下面就重点谈一下手工报销和网上报销这两种方式的异同。
网上报销，好外不少，特别是对那种在全国各地都有分支机构的企业来说，甚是实用。因为这种企业的领导特别忙，经常出差，每个月在家的时间很少，见他们比见胡主席很难，他们呢，电视上不了，真人总不在，这就让报销单的审批麻烦了。因此，虽然领导总是对报销单的审批速度不满，但总不好意思发脾气，原因是他是导致速度慢的最大原因。我们之前曾做个一个分析，专门针对报销速度慢的现象，以堵某些人总指责财务部工作不力之口，结果出来了，领导做得最差。
如果通过网上报销审批就可解决这个问题，领导可以随时随地上网批单，而且从网上还可以看出某个报销单批到哪个环节了，是在哪个领导那里停留，于是如果单急的话，就可以有针对性的找这个领导沟通。不象以前，要电话一个个环节的找下去，累死人，电话费也总超标。
有人会问，虽然网上报销可以解决领导批单效率问题，但领导网上看不到实物报销单，那怎么控制报销费用的合理性？我们是这么考虑和解决这个问题的：
1、首先领导看实物报销单没什么实质意义。领导繁忙，不可能每个单都去细细看，一般是看上一个自己信任的人批了，就直接在报销单签字，只是一个形式，并没有实际监控意义。当然，某些单据比较特殊，如金额很大，性质特别，这时财务部就会挑出来给领导看，领导重点关注一下例外情况，就足够了。
这里多说一句，在审批流程上，当量到了一定程度时，审批都会变形，因为来不及看那么多细节，签字人只好凭着对上一环节的签字人的信任，闭眼睛签。就这样，总经理看部门经理的签字，部门经理看主管的签字，主管看文员的签字，最后一总结，其实除了一些特殊单据，大部分单在文员处理完第一手后，如果财务的审核会计也没问题，就基本上大局已定，文员和会计员成为实际上的最终审批人，那些领导全是摆设。
所以如果有单据不放心，搞定第一手的文员和会计，基本上问题就解决了。（这是条歪门邪道）
2、费用审核时，不同部门有不同职责。第一个环节是报销人填单，第二个环节是文员初审，这个环节很重要，因为业务员经销把数加错，把单填错，如果单寄走了再被退回来修改，就太耽误时间了。第三个环节之后是业务审核，负责业务上的合理性，相关的附件可以放在网上，因此他们可以不看实物单据。后面的环节是财务环节，财务必须要看实物单，因为发票要审，一些合同没有电子档，不可能都扫描，否则上传慢，填报销单也快，成本也高。然后实物单就留在财务做帐了。如此分责监控，效果很好。以前审单必须看实物单只是一种习惯而已，更多的是一种心理感觉。
3、走网上报销，还有利于财务业务一体化，财务部可以建立报销系统与财务总帐系统之间的接口，预先设好凭证模板，届时自动生成会计凭证，省了会计好多事。
4、走网上报销，还有利于财务对帐。财务把钱汇给大家，大家总要搞清楚里面到底是哪些钱，这时就要找财务对帐。以前是汇完钱后，手工再做一个对帐单发给大家，工作重复，但又不得不做。如果走网上报销的话，这事就省了，只要在网上做一次付款确认，会计凭证生成了，对帐单也自然就有了，出纳的电话也少了很多，因为大家只要在系统上一查，就知道哪些单还在批，哪些单已经汇出来了，什么时候汇了。
总之，网上报销就是好，就是好。
如果你还是在用手工报销审批的话，建议你赶紧上一个报销系统，价钱便宜量又足，绝对划算。