HR的数据信息表有一个特点，就是表单中各行的信息非常雷同，而且在填写时往往还是由多部门不同的人员协作进行，所以若不进行合理设置，就会经常出现填写的数据格式不统一或者由于手误等原因导致的输入错误。

　　    为了避免输入过程中的这些常见错误，HR的管理者在设置表单时可以为不同的字段设置“数据有效性”来进行限制和约束。“数据有效性”就相当于数据信息的规则和条件，只有输入的数据满足这些条件时才能填写成功，否则会立即提示错误（见图表1），无法完成表单填写。

　　    “数据有效性”的应用面很广，可设置的条件非常多。限于篇幅，本期先让我们来看看如何利用“数据有效性”的功能对HR信息表中的“分类文本”字段进行设置。

　　    所谓“分类文本”字段就是数据表中的分类信息，也可以简单地理解为在表单中可能出现相同信息的字段，如：部门、地区、省份、职务、产品型号、获奖等级、性别等字段。由于这类字段的表单信息是较为固定的某些分类，所以在管理时就可方便地用“数据有效性”来进行设置。

　　    对于“分类文本”字段，通常可以分为“一级分类”和“多级分类”。“一级分类”文本就是指这个字段的内容是独立的，在图表2所示的HR表单中，左侧表的 “性别”和“民族”字段就可称为“一级分类”；而“多级分类”则是指某个分类文本的内容取决于另一个字段，在图表2右侧表的“姓名”字段就是“部门”字段的二级分类，因为填写什么“姓名”要看前面选择了哪个“部门”。

　　    对于这两种不同的情况，下面就分别来看看他们的设置方法。

　　    “一级分类文本”的有效性设置

　　    一级分类文本在工作中是较为常见的，HR表中的大多分类信息由于都是独立的内容，所以都属于一级分类文本，下面以HR表中 “性别”字段为例向大家介绍Excel数据有效性的设置方法：

　　    首先，把表单中的所有待填写性别信息的单元格选中，然后选择“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮。

　　    其次，打开“数据有效性”对话框，将“有效性条件”中的“任何值”更改成“序列”条件，再在“来源”框中输入“男,女”（注意“，”为英文的逗号），单击“确定”按钮（见图表3）。

　　    再次，返回Excel表后，即可在每个“性别”单元格后多出一个“下拉选项”的按钮，今后再输入信息时，除了直接用键盘键入文字外（只能填写“男”或“女”中的一个），还可以直接用鼠标选择下拉按钮中的“男”或“女”信息（见图表4）。

　　    一旦采用了“序列”作为数据有效性的条件，那么在这些单元格内将只能用“来源”中的信息作为填写的内容，一旦出现了键盘输入与来源不符的情况，Excel会立即弹出“输入值非法”的提示对话框（见图表1）。

　　    利用这种方法，在HR表单填写时，诸如：“民族”、“部门”、“等级”、“职务”、“文化程度”字段等都可以设定成类似的“序列”有效性，读者可自行举一反三进行广泛应用。

　　    “二级分类文本”的有效性设置

　　    在实际应用中，还存在一种有上下关联的多级分类文本。多级分类文本往往是两个以上的字段之间存在关联，第2个字段的内容完全取决于第1个字段的分类。如： “省份”和“城市”两个字段，“城市”中填写哪个城市，要看选择了哪个省份；“部门”和“姓名”两个字段，“姓名”中填写什么名字，要看选择了哪个部门。 “省份”或“部门”是一级分类文本，而“城市”或“姓名”就是二级分类文本。

　　    在设置二级分类文本的数据有效性时，应该用Excel的“名称”功能和“INDIRECT”函数配合来进行，下面我们就利用“部门”和“姓名”这两个字段为例，进行二级分类文本的有效性设置。

　　    第一步：为了应用方便，应将部门和人员姓名建立一个独立的列表（见图表5），在本例中左侧的表单是待填写的信息表，在表单中的“部门”字段将从“开发部”、“技术部”、“市场部”和“测试部”中选择，若选择了“部门”，那么“姓名”字段中的人员名单则来自右侧对应部门中的人员名单。

　　    下面来分别为它们建立各自的“名称”。“名称”在Excel中起到的作用就是为一个区域起一个名字，以便于在公式中或使用时调用。创建“名称”的方法很多，下面来看用两种不同的方法对“部门”和各个部门中的人员定义名称的操作。

　　    第二步：选择右侧小表的标题行，即每个部门名字所在的4个单元格，然后鼠标定位在窗口左侧的“名称框”，用键盘输入“部门”文字（见图表6）。

　　    第三步：按键盘的“Enter”键，确认名称的建立，以后这4个标题所在的单元格就以“部门”命名了。也就是说只要用鼠标选择“名称框”右侧的下拉按钮，就可以立即选中这4个单元格。

　　    第四步：然后再将右侧小表的第1列“开发部”所有单元格全部选中（包含标题），鼠标选择窗口“公式”分类“自定义名称”中的“根据所选内容创建”命令按钮。

　　    第五步：在弹出的“以选定区域创建名称”对话框中，勾中“首行”选项，这样便会以这个区域的首行，也就是“开发部”命名，创建一个名称，这个名称所指的区域是下方所有开发部的人员姓名单元格（见图表7）。

　　    第六步：单击“确定”按钮，返回Excel。用同样的方法，再选中第2列“技术部”的所有单元格，然后命名一个“技术部”名称，依次将所有部门的名称定义完成。

　　    至此，在表中应该有5个名称（见图表8）。其中“部门”名称指的是标题行中的4个单元格；“开发部”、“技术部”、“市场部”和“测试部”则分别指定了各自标题对应下的人员姓名。

　　    第七步：选择左侧填写表中“部门”字段对应的所有单元格，然后选择“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮。打开“数据有效性”对话框，将“有效性条件”中的“任何值”更改成“序列”条件，再在“来源”框中输入“=部门”（注意“=”为英文的等号），单击“确定”按钮（见图表9）。

　　    第八步：再选择左侧填写表中“姓名”字段对应的所有单元格，打开“数据有效性”对话框，同样选择“序列”条件，然后在“来源”框中输入公式“=INDIRECT（B2）”（见图表10）。

　　    第九步：单击“确定”按钮，此时由于前面“部门”字段中还没有填写信息，所以可能会报错误信息，可单击“确定”按钮，不必理会。

　　    第十步：下面可以进行多级分类的填写了，首先选择“部门”字段，由于“部门”字段的有效性是“部门”名称，所以只能选择4个部门之一进行填写，一旦选择了某个部门，那么在右侧的“姓名”字段中则会通过“INDIRECT”函数对该部门的名称区域进行调用，所以就只能选择这个部门对应的名单了。

　　    至此，一个多级分类文本的数据有效性的设置全部完成，用这种方法可以准确地管理很多类似的多级文本。