问题:库存盘点不准确
诊断症状:
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废弃库存品数量多得出奇; |
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现存库存备品备件数量少; |
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仓库里长期备货的部件无货; |
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为其他用户监管的库存物品被记作期末库存的一部分。 |
原因:
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工作人员欠缺实际经验; |
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缺乏库存盘点业务培训; |
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库存品标记程序及规定不完善; |
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缺乏称职的专业人员; |
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会计记账方式不对; |
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计算错误。 |
问题解析:
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应该安排有经验和良好职业操守的专业人员对仓库库存品的各类单据的准确性进行全面核实; |
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同时另请一位雇员对单据和实际库存品数进行重复核对; |
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发现错误,即刻更正。 |
修补措施:
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建立完善的库存盘点和分类程序及规章制度; |
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安排熟悉生产流程和所用原材料性质的专业人员盘点库存; |
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对全部主要库存品的数量进行百分比抽样实物核查;同样,对低值库存品实施小百分比抽样实物核对; |
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对委托存放在第三方物流仓库的物品进行账面记录和实物核查; |
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如果经核查发现不符点,则采取相应补救或改正措施; |
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对在第三方托管仓储的物品在库存台账上做标记,并标明该仓库地址; |
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对同类别的仓储物品进行集约管理,提高库存统计的准确性。 |
预防手段:
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建立库存管理规章制度;明确库存管理在公司治理中的重要地位,以及库存管理不善给公司治理带来的严重负面作用;同时建立库存管理岗位培训机制。 |
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设立库存管理协调经理岗位,明确描述其岗位职责;该协调经理应具备如下实际工作经验:制订库存管理规章制度、规划库存管理流程、期末库存盘点技巧。 |
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核查期末库存余额;核对入库物品件数准确性;评估仓管人员定期盘点工作绩效;监控库存实际数量、确认误差。; |
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使用统一格式的仓管单据,填写仓储物品在库清单;制作各类仓储物品标签或RFID条形编码;期末盘点时,对遗失库存品须做标签,并由主管仓库管理人员签字。 |
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遗失库存品标签内容涂改,视作失效,并标注“失效”字样;同时制作新标签,并将失效标签移交给库存协调经理备案。对所有仓单或票据进行编号;期末时对所有仓单或票据进行稽核。对高价值库存品进行复核。 |
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确保相关工作人员明确仓库管理规章制度;对期末盘点出现的库存余额的偏差进行复核。 |
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严格实施库存盘点监督管理;未经库存协调经理许可,不得对任何特殊要求做出回应。在期末库存盘点期间,确保对仓储移位的库存品实施准确清点,而不重复计算。同时,未经仓库存放区督管经理的许可,任何库存品不可随意移位。 |
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对仓库里使用的各类计量器具定期核准,并粘贴量器校准标签。 |
负面作用:若期末库存数目不准确则直接影响公司其他经营数据的准确性;例如:利润率、资产负债表、应付税收、流动比率以及流动资金读数。
问题:库存记录不准确
诊断症状:
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无法完成交货承诺; |
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由于库存不足导致生产不稳定; |
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由于原材料库存严重不足导致生产设备非正常停机; |
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库存记录缺失; |
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重复记录; |
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库存品登记工作低效、不及时; |
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库存品失窃; |
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审计费用增加; |
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为其他公司代管的库存品与本公司的库存品混合计入期末库存; |
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会计重复记录。 |
原因:
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公司会计不称职、或缺乏工作经验; |
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公司缺乏专业人才; |
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公司内部缺乏管理控制和审计工作; |
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公司组织结构不完善; |
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库存记录不能及时更新; |
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本公司的库存与其他公司委托代管库存不分彼此、混在一起、糊涂记账。 |
问题解析:不准确的库存记录会给公司的决策和净收益带来负面影响。公司管理层必须对自身的库存结构,即:库存品种类、库存需求水平,包括满足用户需求库存品的上架时间,以及因事故或失窃而导致库存损失的价值金额。库存记账欠准确是库存状况失控的另一原因。
修补措施:
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健全内部控制体系和规章制度,确保会计体系的完整性; |
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改善不合理的工作程序或规章; |
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检查库存管理程序的不连贯点或不一致性; |
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实施公司内部和外部审计,确保库存记录的准确性;及时更改会计入账错误; |
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聘请注册会计师事务所对公司的会计制度进行审评,并提供书面改进意见; |
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使用电脑库存软件和RFID条码系统,提升库存管理水平,确保相关记录的准确性。 |
预防手段:
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公司内部建立培训机制,确保相关会计人员能熟练使用电脑库存管理软件和RFID条码系统 |
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提高员工的责任感和工作能力; |
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明确业务分工,确保内部控制效率; |
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确保所有会计操作程序均有相应的授权; |
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确保所有交易均经核实并准确记录在案;其中包括那些经特殊授权实施的交易记录; |
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建立完善的实物资产管理和记账制度; |
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创建保障措施,防止库存管理出现弊端; |
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实施公司内部和外部稽核,确保在库物品数量与账面记录相符; |
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对仓储物品做标记,并进行分类置放,以便于识别;不同库区的负责人必须能对所辖区域出现的任何事情给予充分解释。 |
负面作用:库存管理的会计系统若不完善或工作效率低下,则公司管理层所获信息则不会准确;其结果将是依:不准确的数据采集导致制定错误的公司决策。资产负债表和损益表上的两大组成部分,即:销售成本和期末库存的数据将出现错误。公司的财务状况和经营业绩将随之出错。其后果将是:决策失误、面临政府各有关部门的稽核和审查、股东、投资者和贷款人的起诉。这将导致上市公司的股票价格出现负面波动,也将影响股票增发或初始上市。