家具企业生产管理金典之（五）

如何进行工作汇报

张屹

 

一 工作汇报的重要性及基本内容

1．什么是工作汇报

工作汇报是指下级或下属部门向上级领导或上级部门所作的阶段性工作情况说明。

在家具企业生产经营活动中，各种工作数不胜数，作为高层管理人员，不可能事无巨细都亲自动手。很多情况下，是靠听取汇报来了解生产情况的，不论员工还是干部都有义务和责任向上级汇报工作。班组长要向车间主任汇报班组工作，车间主任要向生产经理汇报整个车间的生产状况。对于一般员工，虽然不做硬性要求，但也应积极主动向主管汇报自己的思想和工作情况，这对自身的成长和进步是大有好处的。

工作汇报应逐级进行，一般不提倡越级汇报。

 

2．工作汇报是上下级沟通的重要途径

       工作汇报是上下级之间的一种良好的沟通形式。通过这种形式，可以使上级了解下级的工作，使下级明白上级的意图，还可以增进上下级之间的感情和相互了解。

（1）听取工作汇报

一个出色的高层管理人员，必须对所管辖的下属部门的工作情况了如指掌，才能及时地发现问题，作出决策，并使管理工作得以顺利进行。

如何才能做到这一点呢？听取工作汇报是一条很好的途径。

① 听取工作汇报是了解生产计划执行情况的“寒暑表”。

通过听取汇报，可以很好地了解所属部门的生产进度、材料供应、销售情况、计划执行状况、机器设备的运转状况等等，可以及时掌握生产动态和异常情况，可以了解人员的思想变化等等。

② 听取工作汇报是考核、发现、选拔人才的重要途径。

企业及部门管理工作的优劣，与管理人员的素质有关。从生产实践中考核和选拔优秀人才来充实各级管理部门是一项长期的人才战略工作，从工作汇报中，可以了解、发现、考核、选择有责任心、有技术、关心企业的各方面人才。

③ 听取工作汇报可以及时发现工作中存在的困难和问题

一个部门或一个工作阶段，不可避免会出现这样或那样的问题，通过定期或不定期的工作汇报，可以及时了解这些困难或问题，并及时加以研究和解决，并把可能造成的各种损失降低到最小的程度。

（2）做工作汇报

① 做工作汇报是自我才华展示的平台

对每个员工来说，定期或不定期的工作汇报，是展示个人才华的平台。各部门工作人员都可以通过工作汇报这种途径，让上级领导了解自己，发现自己的成绩和才能，在适当的时候得到更好地施展才华的机会。

② 做工作汇报是及时求得援助的有效途径

在生产活动中，基层管理工作人员有时会遇到自己职权范围内无法解决的难题，需要得到上级领导的指示或是授权处理，可以将这些问题反应出来，并争得上级主管部门的援助，才能及时有效地解决问题。如果发现问题不及时反映而任其发展，只会使问题越来越严重，将这个烫手的山芋抓在自己手中，最后惹火烧身。

3．“工作汇报”汇报什么

       工作汇报的内容很多，现仅就生产、品质、物料三大方面的内容做一个简单介绍。

（1）生产方面的汇报

u   各类生产计划的完成情况。

u   各项工作的落实与执行情况。

u   生产进度状况与工时投入、生产跟踪情况。

u   现场作业状况。

u   各类生产异动情况：包括进度异动、工艺异动、其它异动。

u   部门人员工作情况。

u   各订单完成情况。

u   产品交货情况。

（2）品质方面的汇报        

u   各道工序、各车间（班组）的产品品质情况。

u   品质问题及品质异动。

u   各种产品的不合格率及造成因素。

u   内部质量事故的调查处理及质量问题的追溯。

u   品质问题的处理汇报。

u   品质目标达成情况。

u   潜在品质隐患。

（3）物料方面的汇报

u   物料供应计划的达成情况。

u   物料定额达标情况。

u   物流的畅顺程度。

u   物料耗用情况及日消耗量。

u   剩料、缺料解决办法的请示。

u   余料、呆料、废料、遗留旧货及零部件的处置。

u   再生物料跟踪情况。

u   物料异常情况。

 

 

 

 

 

 

 

二  工作汇报的内容

1．口头汇报与书面汇报

   （1）口头汇报

            口头汇报是指一种非文字性的工作汇报，以语言陈述为主要形式。

口头汇报一般有两种情形：

一种是对一些比较简单的问题的汇报。因为问题简单，不必要花太多的笔墨，只要三言两语就可以说明整个情况；

另一种情况是由于问题是突发的，情况比较紧急，来不及采取书面形式，需要马上向上级说明。

口头汇报是一种面对面的思想交流，可以更好地反映问题。口头汇报可以是汇报者与上级个别进行，也可以是在会议上进行。

口头汇报的形式：

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

（2）书面汇报

书面汇报是以书面形式所做的汇报。之所以要采用书面形式，是因为要汇报内容很多、很复杂，用语言难以表达清楚；或者是该问题较重要，为了增加汇报的严肃性；或者为了引起听取汇报者的注意和高度重视。书面汇报为以后的查询工作和追究有关责任提供了方便。

书面汇报的形式：

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

（3）口头汇报与书面汇报的比较

 

项目	口头汇报	书面汇报
内容	①    比较简单的问题 ②    突发事件	①    比较复杂的问题 ②    缓慢发生的问题
准备情况	①    临时决定 ②    会议发言	需认真准备
表达	面对面，便于沟通。	无法直接询问
速度	较快	较慢
有效时间	听取汇报者容易忘记，有效时间较短。	可随时查看，有提醒作用，不易忘记。
效果	汇报时可以解释和补充，听取汇报的人可以追问，进一步了解原由。	只能通过书面来了解问题，有不懂的地方不能马上得到解答。
责任	采用口头汇报，无法证实汇报是否真的履行，一旦出现问题，上下级会相互推诿。	采用书面汇报，听取汇报者无法推卸知情责任，并可以使汇报人减轻某些责任。

 

2．定期汇报与不定期汇报

（1）定期汇报

定期汇报是在规定的时刻对某一阶段的工作进行汇报。

定期汇报有多种，比如：年度工作汇报、季度工作汇报、月工作汇报、周工作汇报等。

定期汇报是对工作的阶段性总结，因为时间比较固定，众多部门集中在一起汇报，便于使听取汇报者对各方面的情况全面了解及比较分析，进而对工作进行合理的安排。

但是，由于定期汇报只有到规定的时间才能进行汇报，对临时发生的事情错过请示、汇报的时机，不能让决策者及时掌握情况，无法作出有效决定，延误时机。并且有时候因为汇报者为了完成例行任务而对汇报应付了事，汇报的内容敷衍了事。

（2）不定期汇报

不定期汇报不固定汇报的时间，遇到突发性问题需要请示或汇报时就随时汇报。

不定期汇报常常是在遇到异常情况或重大问题把握不准的时候所做的一种请示，也可能是对重要工作完成后的一种交待。

不定期汇报可以让上级及时掌握重要生产情况和突发问题，有利于及时召集有关人员进行研究解决，随时调整工作重点。

不定期汇报是对定期汇报的一种补充，弥补了定期汇报中时间间隔较长的空白，但是，由于不定期汇报没有硬性规定，工作认真负责的管理人员会积极汇报，而工作不够负责的管理人员却能推就推，使上级领导无法及时了解情况。

要收到最佳效果，应该是定期汇报与不定期汇报有机地结合在一起。

 

3．事前汇报与事后汇报

   （1）事前汇报

事前汇报是指在开展某项工作之前，先向上级进行请示。

比如，将要开展的工作不在自己的职责范围之内，无权对其进行处理，或者把握不准需要上级指导。

事前汇报不一定局限于书面形式。遇上紧急情况时也可采取口头汇报或可通过电话汇报。

事前汇报可以使上级了解情况，给予各方面的支持和帮助，如人力、物力、权力等，保证工作的顺利进行，也可以替下级承担部分责任。

（2）事后汇报

事后汇报是指工作告一段落以后，就其工作情况，如生产进度、工作中遇到的问题、成功与不足、今后的改进措施等进行汇报。

事后汇报的工作，一般都在汇报者的权力范围内，汇报只是对工作过程或结果的说明，是为了让上级了解整个工作的始末。

事后汇报有利于上级对汇报者的工作进行评估，指出其中的不足与成功之处，以便在今后的工作中及时改进；汇报者也可以通过汇报，重新对已做的工作进行审视，不断反省自己，吸取经验或教训。

由于事后汇报是工作结束后才进行汇报，有时在工作过程中会因为经验不足，又未能及时向上级反映而出现偏差，甚至造成损失。也有的变成了先斩后奏，既成事实，就算错了，上级也无可奈何。这类问题是要避免的。

 

4．一般汇报与问题汇报

（1）一般汇报

一般汇报是常规的工作汇报。比如：在开会时下级对上级的询问所做的回答；上级到生产现场巡视时，有关人员将目前工作情况及存在的问题向上级反映；下级向上级提交的定期汇报等。

一般汇报多以常规工作为主，内容涉及各个方面。

（2）问题汇报

问题汇报是针对生产过程中遇到的问题所作的汇报。这类问题可能是进度落后，在既定时间无法完成任务，需要上级支援和协调；也可能是遇到重大问题，自己无法解决，要请求上级出面等等。

问题汇报关键在于及时，一旦发现苗头立即反映。

对于问题汇报最好是拿出几个解决方案，由上级指示如何选择。对于重大的问题，不能汇报上去了就一切依靠上级，坐等不管，而仍要积极想办法解决问题。

 

5．个人汇报与部门汇报

（1） 个人汇报

      个人汇报一般是指汇报者本人就其近期本职工作情况向上级作的报告。个人汇报可以是随机汇报，也可定时定期汇报。个人汇报由于涉及汇报者本人，应杜绝汇报的内容带有主观色彩或片面性，故意夸大成绩或隐瞒错误，或推卸责任等等。听取汇报者应从汇报所罗列的各种事实中去找寻自己需要的客观的东西，全面地分析和看待问题，才不至于一叶障目。

（2） 部门汇报

              部门汇报是指将一个部门近期的工作情况向上级主管或主管部门作的报告，部门汇报多是由部门负责人来完成。部门汇报涉及的面较广，需要全面地反映近期内该部门的工作情况，部门汇报应形成制度，定时定期向上级反映情况。如每周汇报、每月汇报、每季度汇报等。部门汇报多采用书面汇报的形式，使之更具有说服力。

 

三  工作汇报的具体要求

1．工作汇报的“八要八不要”

（1）    要讲究实事求是，不要虚伪造假；

（2）    要突出问题重点，不要主次不分；

（3）    要及时反映情况，不要拖拉等待；

（4）    要凡事一分为二，不要主观片面；

（5）    要勇于自我批评，不要掩盖问题；

（6）    要条理清楚明白，不要含糊混乱；

（7）    要积极主动汇报，不要三追四催；

（8）    要逐级向上反映，不要越级汇报。

 

2．工作汇报的“三大纪律，八项注意”

   三大纪律：

       一要当面汇报，不要打小报告；

       二要会上汇报，不要背后乱讲；

       三要正面汇报，不能贬低他人。

   八项注意：

       一、属于自己工作责任内的事，不要事事都汇报；

       二、超出自己工作责权之外的，一定要及时汇报；

       三、汇报不等于把球踢给上级，就可以推卸责任；

       四、汇报后不能就此撒手不管，要积极想法解决；

       五、汇报的方式可以灵活多样，不能够死板教条；

       六、汇报不能够单纯阐述问题，要有自己的见解；

       七、汇报问题要充分运用数据，使上级一目了然；

       八、汇报工作不能够避重就轻，要成绩错误分明。

 

3．工作汇报要遵守的“两个凡是”

       一、“凡是异常问题都要汇报”

       二、“凡是自己无权决定的问题都要汇报”

       例：

（1）    所谓的异常问题有：

◆材料的重大缺陷

◆重大的质量事故

◆设备的突然故障

◆进度的严重落后

◆无法解决的技术问题

◆技术工人的缺乏

◆      材料不能按时到位

……

    （2）自己无权决定的问题：

◆要辞退自己无权决定的人员

◆超出自己权力范围的拔款

◆自己无权决定的生产线停产整顿

◆    不在自己管辖范围内的生产问题

◆    超出自己权限的人员调动

◆    自己只有建议权的所属员工的工资调整

◆    需要报请上级批准的工艺改革

……

 

4．工作汇报的“123原则”

“1”：要围绕一个主题进行。

“2”：要两个方面不可偏颇：一，成绩；二，不足。

“3”：要兼顾三个方面

重要的汇报：（一）、要向上级递交；

             （二）、要让同级部门知道；

             （三）、要向下属公布。

 

5．工作汇报范例

XX家具有限公司实木厂2003年5月份工作汇报

 

5月份已经过去，实木厂在厂部的统一领导下，在各部门主管人员及全体干部员工的共同努力下，各方面工作都有了一定的改观，取得了可喜的进步和发展。

引用办公室的一句标语那就是：“我们在努力，我们正在改善。”

一、整体的工作完善

1．加强计划管理

生产计划管理一直是实木厂的薄弱环节，5月份对生产部的计划工作进行了初步的规范，明确了制单及审批的程序，明确了各工序的交货期，为计划管理工作的改进及生产跟踪的目标化迈出了第一步。

2．健全统计组织

统计工作是生产协调的基础，为此，本月首先重点完成了统计队伍的建设，改进了统计报表，健全了基础数据的收集、分析工作；为今后生产管理的规范和工资成本控制工作奠定了良好基础。

3、整顿材料仓库

为了很好地加强物控工作，已经对材料仓库进行了清理、整顿，这将有利于今后物控工作的开展。

4．规范品检工作

以往实木厂的品检工作还不够完善，5月份对品质部门的组织管理、程序规范、质量文件、作业指导等各个方面的工作进行了加强和提高。

5．完善例会制度

为了进一步加强沟通，加强生产协调工作，对于包括生产例会在内的各部门例会进行明确的要求，其中生产例会每周2次；通过5月份的几次例会，各部门反映了许多情况，也讨论解决了许多问题，这种例会是进行生产管理的重要手段。

二、各部门的具体改进

生产部：完善了生产计划与生产统计工作。无论从表格形式，还是内容程序上都有了很大的提高，并且建立了统计看板，使生产进度一目了然。

加强了对统计人员的业务和工作指导。

木材数量的管理，一直非常混乱，本月完善了对厂内木材的统计、建帐、干燥、跟踪、用量及来料的登记工作。

品质部：设立了品质检验区，质检员挂牌上岗，完善了返工管理，相关品质文件的推行工作也正在各工序进行。

物控部：进行了材料仓库的清理、整顿工作，建立了《物料标识卡》并着手开始建立物料账目。

办公室：已经加大了对全厂的管理力度，完善了文件管理工作。

实木车间：进一步加强了内部管理，进行了卓有成效的产品开发。

板式车间：严格加强品质管理和配套生产的管理，并且车间的清理、整顿工作也在着手实施。

油漆车间：加强了辅料的控制管理，在工改革方面开始着手调整不合适的工价，实施了车间的周计划工作。

包装车间：加强了现场管理力度，并疏通了产品的发货环节。

机电车间：密切配合了全厂生产，积极完成厂部下达的各项任务确保了设备的正常运转。

虽然5月份的工作有了一定的进步，但是问题依旧很大：产品交货期的一拖再拖，图纸料单的频频出错，返工问题的成本控制、材料跟踪的迟迟不到位，以及车间现场的零乱等等的问题都有待于我们下一步组织各方面力量去积极改善。

 

报：董事会、总经办

发：各部门、各车间

 

 

 

 

 

XX家具有限公司实木厂厂部

       2003．6．5

 

 

四  怎样听取汇报

1．抓住问题一追到底

        听取汇报不能掉以轻心，要全神贯注，注意汇报者所反映的每一个问题，每一个细节；阅读汇报要认真仔细，重要的地方要反复推敲研究，一旦发现问题，要立即向汇报者进行查询，一追到底，直到问题查明为止。

       进行问题的追问可采取以下的程序（以生产落后为例）：

   

汇报人：

 

 

 

       听取汇报人：

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

2．辩证地听取汇报

听取汇报时要善于两面分析，不可只听信一面之辞。当下级汇报他的工作，只谈成绩时，要能够从他汇报的情况中去发被掩盖的问题；当汇报者将过失都一概推卸到别人或别的部门时，要进行认真调查；员工讲主管不好是否是因为主管管得太严；员工只讲主管好，这个主管是否是个“老好人”……只有学会了辩证地听取汇报，自己才能够站得更高，看得更远。

 

3．要及时处理汇报中反映的问题

       如果汇报中所反映的问题得不到及时的处理，一方面有可能对企业造成损失，另一方面也伤害了汇报者的工作热情。还会形成官僚作风，长期下去会被下级冷落，使自己难以全面了解部门的工作情况。

       及时处理问题应做到：

（1）    积极查明问题原因。

（2）    积极热情地找汇报人谈话，深入了解情况。

（3）    找相关人员核实或侧面了解问题的实质。

（4）    组织专人讨论，拿出解决方案。

（5）    积极进行各方面的工作协调。

（6）    落实的工作要通知汇报人知晓。

（7）    加强后续跟踪工作。

（8）    对于汇报有功的人员要给予适当的奖励。

 

4．要善于从汇报中发现人才

       作为一个领导者，不但要从汇报中发现问题，了解生产，还可以从中发现优秀的管理干部和员工中的先进分子。

       一份负责任的、优秀的汇报，不是轻而易举可以完成的，它凝聚着汇报者的辛勤劳动和积极思考，有时还会冒着被打击报复的风险。

       从汇报中可以看到汇报者的智慧、观察力、分析问题的能力；可以看到汇报者的责任心强弱；可以看出汇报者的管理能力、沟通能力、协调能力。

       也有些进步的员工会给领导写汇报，他们关心企业的精神是可佳的，有些汇报者的确具有一定才华，由于某种原因得不到发挥。

       种种这些都给我们的管理者提供了发现人才的信息和线索。要建立汇报的分析评估制度，对于好的汇报，优秀的汇报人做好登记，这也是企业人才库的重要补充，必要时可以从中选拔人才。

 

5．从汇报中学习

       每个人各有所长，三人行必有我师，对领导者也不例外。听取汇报及阅读汇报，不能只想到发现问题与管理别人，也要放下架子，从中吸取营养。

        下属可能会在某些方面比自己强，比自己看问题透彻或者技术上比自己懂，管理上有新的看法。所以，从汇报中学习很有必要。

       尤其在阅读各部门的汇报时，应该有意识地注意以下问题：

◆    技术上的新方法

◆    管理上的独到见解

◆    分析问题方面值得借鉴的地方

◆    文字表达的可取之处

◆    看问题的新角度