邮件之于外贸人
100%，这是一个神奇的数字。如果对所有从事外贸业务的人员做一个调查，有多少人在使用电子邮件，答案也是100%。邮件对于一个外贸人来说是如此的重要，然而现实中大多数的外贸人认为发邮件是一种繁琐、复杂、无聊的工作。显然这样的外贸人并未能认真的对待邮件，业绩可想而知。可以这么说，一个外贸人对待邮件的态度和方法决定其业绩的成败。
2007年8月英国直复营销协会指出：全球商业电子邮件的发送量超过直邮的发送量；商业电子邮件的递增速度在06-07年达到了52% 。2008年美国直复营销协会表明：电子邮件营销是美国广告主最常使用的网上营销方式，75.8%的广告主使用电子邮件营销。
艾瑞咨询分析认为，使用何种网上营销方式主要取决于两个因素：一是营销的效果，二是营销的成本 。
现在外贸人使用的邮件主要有：HOTMAIL, GMAIL, YAHOO, HOTMAIL和YAHOO MAIL 容易和老外常用的聊天软件结合起来。为了提高公司的形象，部分外贸人也使用其他带VIP 的邮箱或是带公司名称的专用邮箱，这样显得更为专业，同时有助于提升公司在客户心目中的形象。
知己知彼百战百胜。只有在写邮件之前充分的了解客户的前提下，才能有针对性的写出符合客户需求的电子邮件。公司的业务人员是有限的，业务人员的时间是有限的，详细完整的分析客户提高邮件成功率十分必要。我们可以通过公司的官网、相关的网站、论坛了解该公司的概况。
如何判断客户的价值有多大，可以从以下几个方面入手。
1. 公司实力：成立时间、经营年数，员工数、主要市场范围及区域优势、年销售和市场占有率、自身有无完善的售后队伍等。
2．业务范围：是主营 还是部分业务。
3．公司性质：是经销商还是制造商还是两者兼营，有没有独立进口能力，如果是制造商的话，合作的机会就比较小，因为国外制造商其进口只能出现在他目前供货无法满足重要客户紧急订单的情况下才会和我们合作，他不会去推广像我们这样一个外来竞争对手的产品，这样只会侵蚀他自己的市场份额，所以合作的空间很小。
4．销售或代理的品牌：代理的机组品牌是什么，进口渠道如何，曾经有没经营中国产品或和中国厂商有没有业务往来。
5．产品市场定位：是做高端还是低端市场，还是两者兼营，该目标国家市场上中国机组的市场占有率多大，他是否也面临来自中国机组的竞争。
6. 公司的信誉。可以通过国内国外相关的论坛查看该公司是否有拒付货款、欺诈等不良商业行为。
如何才能正在的发挥好电子邮件这个低成本或是零成本的网络工具。可以从以下几个方面入手：邮件的格式，邮件的称呼，邮件内容，邮件的签名，邮件的形式，目标邮件，邮件频次，如何运用邮件沟通。
邮件的格式
第一印象之于客户非常重要。一封邮件最直观展示给客户是邮件的名称和主题。有针对性的设置邮件名称和主题有助于目标客户识别，对于陌生客户而言更是为了引起客户的注意力，进而浏览邮件内容。邮件的名称最好能体现行业属性、产品属性或是公司属性。邮件的主题同样且字数不宜过多，否则会被视为垃圾邮件。针对不同的客户邮件主题主要有以下几种情况：
1. 完全陌生的客户，广撒网的邮件推广，为了吸引陌生客户浏览你的邮件，主题最好展示你从事的行业、显示你的产品属性、产品特点，产品优势。比如你是做太阳能热水器的，可以在邮件主题中写明：SOLAR WATER HEATER,ENAMEL INTERIOR, 最好注明具体的产品特点不能泛泛的写上HIGH QUALITY, COMPETITIVE PRICE.
2. 第一次联系客户，但是对方是行业内比较知名的企业，可以再研究其需求偏好再在主题里面体现。
3. 如果是展会上的收集的客户名片，回国后第一次发邮件给对方，可以表明一下MEET YOU AT*** EXHIBITION, 同时附上你的产品特点。因为同一展会上客户会收到很多类似的邮件，只写MEET YOU ***EXHIBITION 对客户而言没有太多吸引力，客户很可能会因为时间太忙邮件太多而忽略掉你的邮件。如果是展会上聊得比较多，有强烈购买意向的客户，可以再邮件主题里面直接表明谈论过的核心内容。
4. 对于急迫需要客户回复的邮件，常用的作法是邮件主题里面注明URGENTLY !!!
5. 对于现在已经合作的客户邮件主题也是有讲究的。如果签订过几个合同，为了让客户明确区分是哪个合同可以在主题开头表明合同的编号。
邮件称呼
客户打开邮件后第一眼看到的就是你对他的称呼。称呼不仅仅代表你对他的态度，也代表你对他的了解程度。最好不要用DEAR SIR/MADAM, DEAR FRIEND 之类的称呼。DEAR MR. Mike 如此就比较简洁得体。 如果不能确定对方性别的时候可以直接写DEAR MIKE. 如果确实没有联系人的任何信息可以写TO WHOM MAY CONCERN .
邮件的正文
外贸邮件的7大原则：
1. 清晰（Clear）,这是有效沟通的基础，你的文字要符合但不能低于读者的理解水平，也就是说要使用读者能够理解的语言、词语和短语，同时还要避免使用隐语和别人不熟悉的词语。要有连贯的、符合顺序的想法和观点，还要注意段落的安排，让每一个观点在信中都“各就各位”。
2. 完整（Complete）,优秀的写作能力就是利用所有必要的信息来证明你的观点，并促成你的信件所要达成的目的。所在的信息都必须首先有意识地在头脑中进行安排。随意的细节和想法，无论他们多么生动有趣，只要是与信函无关，都只会使读者感到迷惑不解。
3. 简洁（Concise）,写信时要简明扼要、短小精悍、切入要点。如果你想增加的内容不符合主题或者对信函的目的无益时，那就不要进行过多的辅垫。那些不仅不能使交流通畅反而混淆视听的废话，非但不会让读者感兴趣反而会让他们恼火。
4. 具体（Concrete）, 尽可能地用手边能够得到的数字、比例和事实用在信里，而不能用散文式的语言来代替它们。如果你想询问一下客户有没收到最近发的一批订货，一定要说明订单号和货物名称数量。这样有助于加快事情进程，使交流的意图更清楚。
5. 口语化（ Conversational）商务交流最通常的弊端就是我们常见的“生意腔”。非正式的、交谈式的语言会使人更容易理解和接受。
6. 准确（Correct） 错误可能在于结构、拼写、语法、事实和观点等各方面。记得充分利用你的电脑文字处理器所能提供的检查拼写和语法的工具，认真校对你的草稿和和终稿。即使在你的信里有一个极小的失误也会破坏你在沟通方面的可信度，并使人对你表达的其他信息投下怀疑的阴影。
7. 礼貌（Polite） 写信要有理有节注意礼貌，不要盛气凌人，避免“命令”和粗鲁。
邮件的主体，表达发信人的意见。根据中心思想分成段落，每一个中心思想为一段，眉目要清楚。如果一封邮件要表述的事件有多种，内客也较复杂时，最好分段分别写出一个Subject或用序号标明，这样有助于读书理解和回复，以免读信漏读或漏答某个事情。如果是有问题需要客户逐一确认的话，同样可以标明SUBJECT 序号。
以开发信为例，主要包括以下几个方面内容：
1. 开篇问候与自我介绍。
2. 如何获取对方的联系方式，简要介绍你对对方的认识。
3. 介绍公司的特色并且要符合对方的需求，表明公司的优势与实力。
4. 留下公司的网站。
5. 表明邮件的目的。
Dear Mr. Mike ,
Greetings from Huanyang solar hot water heater Co. ltd.
We get your email address from the Beijing solar exhibition. From your website, we get to know that you are one of the leading company in solar water heater industry, also want to establish business relationship with your company.
Our factory are specializing in the manufacture and exporter of pressure solar hot water heater also. We have blue silicon interior、fantastic design and competitive price. We export to USA, EUR, South America, South Africa etc with CE,SRCC,SOLAR KEY MARK certificate. More information please view our website www.huayangsolar.com .
Look forward to your early reply.
Sincerely
为了避免枯燥的问题，有设计条件的公司也可以把正文的内容设计成锚链接，针对陌生的客户进行撒网式推广。
邮件的签名
邮件签名为外贸人员的第二张名片。对于大多数很少有机会出国参加展会、出国拜访客户的外贸人员来讲，有可能做了几年的生意，一辈子也没有见上一面。如此，邮件签名的作用尤为重要。合格的邮件签名需具备以下几个要素：名称，职位，固化，传真，手机号码，聊天账号，网址，公司的名称，公司的LOGO.对于职位的描述，如果是小公司可以写成SALES MANAGER, 如果是一个有多个外贸业务员，避免一个公司有多个SALES MANAGER. 如果是市场区域区分很明显的公司，不妨直接写成某某区域经理，如GERMANY DISTRICT MANAGER. 签名可以通过字体，颜色，图片的搭配使得签名大方得体。公司的网站可以设置为超链接，客户点击之后可以直接进入公司的网站。图片一张LOGO 即可，切记过于花哨。
目标邮件
寻找到目标邮件是外贸营销里重要的一环。除了付费平台、购买邮件、展会收集等可以确信的邮件地址外，外贸人员需要花很大部分精力在茫茫网络世界寻找签字客户邮件地址。这里主要介绍几种方法：
1. 邮箱后缀搜索法：邮箱后缀分通用邮箱后缀和国别邮箱后缀。如hotmail.com, yahoo.com 等基本属于国际通用邮箱。其他如法国 (.fr), 日本（.jp）, 英国（.lk）,印度（.in）, 俄罗斯（.ru）。搜索引擎输入：产品名称+邮箱后缀，产品名称+importer +邮箱后缀，产品名称+buyer+邮箱后缀等等组合。
2. 图片搜索法：直接进入如google, 输入产品名称如solar water heater, 会出很多太阳能热水器的图片，然后进入相关的网站查找客户邮箱。
3. B to B 免费使用方法，注册免费会员，虽然很大程度看不到买进的联系方式，但是可以看到买进的公司名称，记录下来然后到搜索引擎上搜索，必然会在其他的地方再次出现公司的信息，包括联系人、官网等。
4. 黄页的使用。最好不要使用黄页上的邮箱，但是可以通过黄页找到公司的官网然后进一步找公司准确的邮箱地址。
5. 关键词搜索法：如输入price +产品名称，buyer+产品名称，distributor+产品名称，function +产品名称等。
6. 行业网站收集法。行业网站上的公司名称大多为行业内知名度较高公司，可以深度挖掘。
7. 行业论坛收集法。研究国外买家的行为习惯，他们很有可能也在行业论坛上发布相关的求购信息，提出一些行业问题。如果我们能够很好的把握行业，给他们专业的解答，很可以这就是你潜在的大客户。
8. 多语言搜索法。虽然英语现在是通用的商务语言。但是在有些国家，商务人士并不热衷于是用英语，英语的普及率相对也比较低，喜欢供应商用他们的母语交谈。如法国多使用法语，南美国家除巴西使用葡萄牙语外，其他国家都使用西班牙语。
邮件发送的频次、时间
对于陌生客户，开发信的频率也不能太高，一个月2次即可。对于老客户而言，除了日常的联系，节假日的问候等也是必不可少。 具体发送时间，由于时差的原因，最好在客户当地上班时间的前一个小时左右发送最为理想，客户打开邮件的习惯也是最先的浏览最新的邮件。为了保证频次的控制，最好做一个邮件发送时间统计表，定期检查邮件发送情况。
邮件沟通
客户即是沟通。电子邮件对于外贸人来讲是最基本同时又是最重要的工具之一，需要把邮件用活。既要让客户通过邮件感受到你的专业性，同时也要让客户感受到你的用心，你是在认认真真的对待客户的每一个问题，给客户提供他所需要的产品和服务。包括邮件的语气、遣词造句尽可能的拉近与客户的心理距离。把电子邮件用好用活，将会起到意想不到的效果，可谓赢邮件者得订单。