会计学基础 50

 

         

       对账、查账与结账（1）

 

一、对账、查账与结账的意义

对账、查账与结账 是保证会计核算数据真实可靠的一项重要工作。

《会计基础工作规范》要求做到，会计凭证和实际情况应相符，账簿的记录和记账凭证应相符，账簿和账簿之间的相关数字应相符。即会计应作好账实、账证和账账三个方面的相符。由于实际工作多原因及多环节，可能出现错误而造成有的不符。因此，要定期或不定期的进行对账，以便发现问题，通过查账找出差错，进行更正，做到及时结账，从而达到会计记录真实，提供的会计信息准确可靠。

结账也是从会计的角度，总结企事业单位在一定会计期间的财务、经营和经营成果，以及资产及其产权现状的一项重要工作。

二、对账与查账

对账 是各有关账户之间的内容和数字的相互核对。

对账分为日常核对和定期核对两种。日常核对是对日常填制的记账凭证的审核及登账时对账簿记录和会计凭证的核对。日常核对工作是实时进行，发现差错随时更正。定期核对一般在月末、季末、年末结账前进行。

(一) 对账的主要内容

对账一般可分为三步：一是账证核对，二是账账核对，三是账实核对。

1. 账证核对

账证核对 是各种账簿记录与相关的记账凭证和原始凭证的核对。

账证核对要求做到账证相符。这种核对通常是在日常工作中进行。会计凭证是登记账簿的依据，账证核对主要检查登账中是否存在错误。核对时，将凭证和账簿的记录内容、数量、金额等相互对比，作到账证相符。

2. 账账核对

账账核对 是各种账簿之间相关记录的互相核对。

账账核对要求做到账账相符。一般核对的方法是：

(1) 各账户的期末借方余额合计与期末贷方余额合计数核对是否相符。

(2) 有关总账的借、贷方本期发生额及余额与所属明细账的借、贷方本期发生额及余额之和核对是否相符。

(3) 现金日记账和银行存款日记账的发生额和余额与总账的库存现金、银行存款的发生额和余额核对是否相符。

(4) 会计部门财产物资明细账的本期发生额和期末余额，与财产物资保管和使用部门的明细账的发生额和期末余额核对是否相符。   

3. 账实核对   

账实核对 是在账账核对的基础上，各种财产物资的账面余额与库存实际数核对。核对方法一般是：    

(1) 现金日记账的账面余额，应每天与现金实际库存数核对，不能挪用现金，不能以借条或其他条据抵充现金库存。   

(2) 银行存款日记账的账面余额，应定期(一般至少每月核对一次)与开户银行的对账单相核对。

 

(3) 各种财产物资明细账的账面余额，应与保管部门或使用部门的实物数量核对。如，原材料、低值易耗品、库存商品等。

(4) 各种债权、债务、应交税费等明细分类账户(如，应收账款、应收票据、应付账款、应付票据及应交税费等)应定期与有关往来单位和税务等部门进行核对。

(二) 查找错账的方法与步骤

由于各种原因账务记录可能存在错误，如何找到这些错误，会计人在长期的账务处理中总结出了一些查找记账错误的方法，这些方法主要有：顺查法、逆查法、抽查法、余数复核法、二除法、九除法等。

1.顺查法

顺查法是按账务处理流程，从原始凭证开始直到账户与账户发生额和余额对照表，从头到尾进行检查的查错方法。

2.逆查法

逆查法是根据账务处理流程相反的顺序，从账户发生额和余额对照表到原始凭证，从尾到首进行检查的查错方法。

其检查程序是：

(1) 检查账户余额试算表的余额合计是否正确。

(2) 检查各账户的余额计算是否正确。

(3) 将总分类账与所属明细分类账进行核对，以检查其记录是否正确、相符。

(4) 逐笔核对账簿记录是否与记账凭证相符。

(5) 逐笔核对记账凭证是否与原始凭证相符，以及凭证中的数字计算是否正确。

逆查法的检查程序刚好与顺查法相反。

3.抽查法

抽查法 是根据错误情况，靠职业判断对可能发生错误的凭证、账户及其处理环节，进行抽查的查错方法。

如，差错额较大，超过一般经济业务的发生额，问题就可能发生在销售或固定资产……等方面，就可查销售或固定资产……等方面的凭证和账户，并可进一步考虑发生的时间，还可结合是顺查还是逆查来分析（逆查与顺查比较，采用哪种为好——较快，这也要靠职业判断），问题可能发生在那个账务处理流程中的那个环节，靠前者用顺查，靠后者用逆查。

4.余额复核法

余额复核法 是用于查找账户余额计算是否正确的查错方法。

其步骤如下：   

(1) 复算结出的余额是否正确，注意过次页和承前页（上下页）余额有无过账或错误。

(2) 检查总账各账户及其所属明细分类账户的发生额及余额是否相符。

(3) 检查分析某些账户的余额有无不正常的现象，从中找出问题。

5. 二除法

二除法 是用于查找因数字记反方向而发生错账的查错方法。

如，将应记入借方的数字误记入了贷方，或者相反。这样便导致一方的合计数加大，而另一方的合计数减少，并且其差异数恰好是记错了方向的数字的一倍，同时差异数字也必定是个偶数。如果将这个差异数除以2，则商数就可能是记错了方向的数字，然后在账簿中查找与这个商数相同的数字，看其是否记错了方向，即可找到错账的所在。

6. 九除法

九除法 是查找错位或数位颠倒引起错误的查错方法。

记账不愼写错位（又称移位，如将百位数写成千位数或写成十位数），或将数字写颠倒（如56写成了65）的情况不为奇怪，如果是这种不愼引起的差错，而且只错位是一笔数字或只是一个颠倒数字，用九除（因这种差错的倍数是9）法将它找出来是很灵的。

(1) 数字错位引起错误的查错方法

数字错位引起错误查错方法的一般步骤：

①明确差错额；

②除9求商；

③根据商数确定查找点；

④根据查找点确定错误数；

⑤根据错误数，计算（验证）差错额。

如：

①明确差错额：编制的本期发生额和余额对照表中，本期发生额借方与贷方不平衡，借方金额大于贷方金额7 200元。

②除9求商：差额被9除 = 7 200÷9 = 800

③根据商数确定查找点：因差错额是千位数,所以根据800，在本期发生额和余额对照表上有两个查找点：

a.在本期发生额的借方找8 000的数字,就可能是将800元写成8 000元——多写了;或

b.在本期发生额的贷方找800的数字,就可能是将8 000元写成800元——少写了。

④根据查找点确定错误数:本期发生额和余额对照表中，本期发生额借方的8 000或贷方的800。

⑤根据错误数，计算（验证）差错额：8 000－800 = 7 200

                              或: 800－8 000 =－7 200

根据上述查出数更正，表中的本期发生额借贷两方就可获得平衡。

[提示：如果要落实错误的出处还得查到底——弄清楚是填表时抄错了数字，还是没抄错而是账户里的数字本身就是错误数。]

（2）数字颠倒引起错误的查错方法

数位颠倒引起错误的查错，其原理仍是9的倍数，方法有别。

数字颠倒引起错误查错方法的一般步骤：

①明确差错额；

②除9求商——确定颠倒的数位；

③以商数除商数的位数乘1——确定颠倒之差数；

④根据计算的颠倒的数位和颠倒之差数，寻找查找点；（实数之差数可查：前后数位颠倒实数查对表——见附表）

⑤根据查找点对错误的还原数与错误数比较，计算（验证）差错额。

如：

①明确差错额：差错额900元（设：将9 800写成了8 900）。

②除9求商：900÷9 = 100……即百位数与千位数的颠倒数位（确定颠倒的数位）

③以商数除商数的位数乘1：100÷（100×1）= 1……即百位数与千位数的颠倒数之差数（确定颠倒之差数）

④根据计算的颠倒之差数和颠倒的数位，寻找查找点：8 900。(也可查前后数位颠倒实数查对表1栏8行，再按③在数字的百位数和千位数中查找即得)

⑤根据查找点确定错误的还原数与错误数比较，计算（验证）差错额：9 800－8 900 = 900。

又如：

①明确差错额：差错额2 700元（设：将99 600写成了96 900）。

②除9求商：2 700÷9 = 300……即百位数与千位数的颠倒数位（确定颠倒的数位）

③以商数除商数的位数乘1：300÷（100×1）= 3……即百位数与千位数颠倒的差数（确定颠倒之差数）

④根据计算的颠倒之差数和颠倒的数位，寻找查找点：96 900。(也可查前后数位颠倒实数查对表3栏6行，再按③在数字的百位和千位中查找即得)

⑤根据查找点确定错误的还原数与错误数比较，计算（验证）差错额：99 600－96 900 =2 700。

有关错位数和颠倒数（列）的具体查找方法都可按上述步骤和方法类推。

附：前后数位颠倒实数查对表（见“会计学基础 51”表）