小型企业因人员少，规模相对较小，对企业档案的档案的管理普遍没有引起足够的重视。企业档案记录的是企业成长发展的历史，但麻雀虽小，胆肝俱全。保管好企业档案是企业应尽的责任和义务。

　　      企业要保管好档案，首先要制订规章制度，并切实履行，企业领导还要起带头作用。其次要加强档案管理人员的业务培训和思想道德教育，切实保管好，利用好。专业的档案储存、保管、检索、扫描、微缩服务，实现档案远程检索和查阅。企业档案的管理大体包含以下几个方面：

　　1 企业注册登记档案

　　企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证（含IC卡）是企业注册登记档案证件类的基本内容。办理每次证件所需的文件材料相应地归类在此之列。企业取得了注册登记证件，表明企业有了合法的身份，可以开始从事营业范围内的合法经营并依法纳税。

　　①证件原件需按规定悬挂在企业办公醒目的地方，防止受潮弄污破损和丢失。②企业注册登记档案证件类在企业经营活动过程中使用的频率较高，平时多复印几套留存。原件不是在必须提供时尽量放在企业办公场所保管。③养成及时将所需档案整理归位的习惯，对于每一件事做到件件有着落，事事有结果。

　　案例1：小李在海南一家农业公司工作。2006年8月，公司委托她带着营业热照副本原件，组织机构代码副本原件及她本人的身份证外出办事。不料，在途中被骑摩托车的歹徒突然袭击将包抢走，她还受了外伤。她马上电话报警，可歹徒一下子就跑了。小李是痛苦万状，丢了证件再补比较麻烦，公司的事又急着要办。老板看看受伤的小李，虽没有责怪她，但小李心里实在不好受，心里害怕老板会炒她的鱿鱼。

　　点评：切实保管好档案绝不是一句空话，小李的遭遇提醒大家外出办事或平时，必要的警惕是少不了的，要不吃亏不止一点点。

　　2 企业公文档案

　　企业在经营活动过程中形成的对内对外及收取外部文件材料的汇总。①企业签发的文件原稿及成文稿需分类保管。②对归档资料进行登记，编制归档目录，便于查找。企业在实际经营中，使用较多的是公务文书（包含：命令、通知、公告、通报、公告、决定、决议、报告、请示、批复、会议纪要等）；事务文书（包含计划、总结、调查报告、简报、条例、章程等）；财经经济文书类（包含市场调查报告、市场预测报告、审计报告、经济合同、协议等内容）。重要的图表及相片档案选择相应的保管装订盒放置。③履行必要的借阅手续，及时催促借阅人归还所借资料，并检查归还档案的完整，是否有损坏涂改等。④每个案卷里放置情况说明书，以记载需说明的事项。

　　案例2：刘小姐是一家公司的文员，有次总经理要她把市规划局批复的一个文件找出来给他。她说文件被公司的一名副总经理借走，可该副总理已辞职。打电话给该副总经理，他却不承认拿走了公司的文件。刘小姐又没有借阅登记，该相信谁呢？

　　点评：档案借阅登记虽有点繁琐，但很有必要，借阅记录中显示何时借，何时还的，借了什么文件材料会一清二楚。有个文字依据，对大家也都有个交待，要不，还真说不清。

　　案例3：小陈是一家公司的小职员，他人很踏实而且好学，老板对他颇有好感。一次，老板交给他一份重要材料要求他打印出来交给他。他在打印时因临时有点急事出了办公室忘了关电脑。恰好有同事进来时看到打印部分，该同事嘴又长马上把事传开了。老板随即追查泄密原因。小陈说自己也不是很清楚，可能是一时疏忽忘关电脑让人看到了内容。老板很恼火，把小陈一顿批。

　　点评：企业档案的保密工作不是喊口号，要从每一件小事做起，关键是每个人头脑里要有保密意识。

　　3 企业人事档案

　　人事档案是指企业在招聘录用、培训、考核、奖惩选拔和任用工作中形成的有关职个人经历、业务技术水平、政治思想、工作业绩及工作变动等情况的文字材料。①档案按姓氏拼音字母编号方法进行排序，按规定的分类装订成册，每人设立一个档号。电子文档以文字材料为依据输入该员工的个人信息保存，并做好保密工作。②人事档案管理应做到：人档相符，分类准确，编排有序，目录清楚，查取迅速，存放整齐，查阅有手续。

　　案例4：小张在广东一家制鞋厂打工，进厂时全厂只有23人，工资700元。5年过去了，小张工资已涨到6000元/月，职位也升至技术部经理，鞋厂员工有近200人。

　　点评：职工工资和职位的变迁，反映职工的成长经历，业务水平的提高，也反映企业的发展壮大。人多了，财旺了，人多力量大呀。

　　4 企业会计档案管理

　　会计档案包括会计凭证，会计账簿、会计报告、验资报告，审计报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件等。会计档案是用数字讲述企业成长发展的历史。

　　①按类别装订整理。编排有序，并正确区分经营期限。

　　会计凭证类的保管期限

　　原始凭证记账凭证   15年

　　银行存款余额调节表  3年

　　会计账簿的保管期限

　　现金日记账和银行存款日记账 15年

　　总账、明细账、辅助账 15年

　　会计报表类

　　主要财务指标报表 3年

　　月报季度报表 15年

　　年度会计报表 永久

　　其它的会计档案保管清册及销毁清册 25年

　　主要财务会计合同协议 永久

　　②重要凭证及印鉴由不同的人分开保管，且人品过硬。重要凭证包含现金支票、转账支票、电汇凭证等；印鉴指企业的公章、财务专用章、合同专用章，法人私章等，分开保管是表明此物的重要性并实行有效的牵制防止有人乘机作案。③建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按规定办理借阅手续并催促及时归还。外单位查询借阅会计档案需有单位介绍信，应经主管领导、财务部负责人批准。④会计电算化条件下的档案管理，需选用符合本单位实际业务的电算化会计软件，强化系统的安全防护功能，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人恶意修改。⑤会计档案保管期满需销毁时，应编制销毁清册，经总经理批准后，档案保管员及财务部负责人签字后保存留档。⑥因会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需转交时，须办理交接手续，并由鉴交人移交人接收人签字或盖章。

　　案例5 海南有家企业，已经停止营业好几年了，前几年该企业以自己的房产作抵押向银行贷款300万元。2008年3月，贷款期限已过二年，该企业无力偿还，银行决定将企业的抵押物进行拍卖以偿还借款。拍卖程序完毕以后，牵涉到该房产的过户，需提供以前的完税原始凭据。该企业早已人去楼空，幸好以前的企业的会计档案保存还算比较完整，竞买人费了一场周折拿到了该企业原先缴税的原始凭证，办过户时少交了房产税等约12万元。竞买人感慨地说他幸运，要不要多花12万冤枉钱。
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