新闻发言人在面对媒体记者时，并不是想说什么就说什么，必须按照事前已经规划好的或者说授权的有所说不所不说。这就涉及到了一个问题：新闻发言人的授权体系。
1、谁被授权
首先要确定授权的对象。专业的公关人员在领导的带领下，制定出每一个阶段传播的主题以及确定在谁被授权在什么地方说什么话，这里的授权对象不仅仅有新闻发言人，也有其他经理人。
2、在什么时间授权
每一个阶段传播的主题都是不一样，内容也会有所差异。不同的内容在不同的时间说效果是不一样的，新闻发言人必须根据危机管理小组的授权在不同的时间说不同的话。
3、在什么范围被授权
在授权前必须确定授权的范围：是职责范围内适于公开的内容？还是职责范围内已被授权人公开谈论的内容？
4、是一次性授权还是多次授权
新闻发言人是被一次性授权还是多次授权？是一次性授权所有的内容还是根据形势的需要、危机的演变机动授权多次呢？
5、未被授权
没被授权的内容，新闻发言人不允许公开谈论或发表自己的看法。