虽然外包有诸多好处，并已经成为企业在全球市场竞争中克敌制胜的有力武器。但对于政府来说，外包不是包治百病的灵丹妙药，并不是每个政府的职能和公共服务都适合外包。在开展外包之前，对政府各项工作和职能进行一次彻底的评估是十分关键的。
定量指标：即通过具体的职能操作分析对政府职能的运营效率进行诊断。例如：
l 成本指标：政府的运营成本的历史趋势是否不断攀升？
l 人均效果指标：单人为政府创造的服务价值是否不断下降？
l 效率指标：政府服务办结率，服务数量和可获得性是否正在变低？
l 固定成本/可变成本：政府是否需要降低成本？
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定性诊断：通过对政府自身运营状况以及外部环境的分析判断政府是否适合外包。其核心在于回答以下问题：
l 政府是否具有明确的业务流程和绩效评估手段？
l 政府是否拥有管理外包业务的专业能力？如果没有，是否可以培养或者从外部 获得？
l 政府的运营效率与其他地区是否存在明显差异？
l 政府为支持其长期战略发展是否拥有足够的各种资源？
l 政府外部是否有成熟的外包服务商可供选择？
l 政府服务是否涉及机密？
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如果通过定量指标和定性诊断，以上超过90%的问题答案是“是”的话，则说明政府在某些供职能上的运营效率存在着提高的必要性，政府必须采取包括外包在内的一系列可能的措施和步骤来提运营效率。那政府是否应该将所有的低效职能都外包出去呢？
其实不然，外包的核心就是降低成本，提高效率，塑造政府的核心竞争力。从对于政府运营各职能的优化角度，外包并非唯一的方式，政府可以渐进性的采取业务流程重组，共享服务和外包三种方式，同时这三种方式也可以结合在一起，同时进行。以期达到优化运营的最佳效果。
流程重组（BPR）是现代企业管理的一种重要管理手段。通过对企业内部管理的流程，比如财务处理流程，客户服务流程，产品开发流程等进行流程的重新组合和设计，以提高企业的运作效率。BPR是在不借助外力的情况下，通过企业内部自身运作流程的改善，来提高企业的核心能力。
政府同样可以借助专业机构的咨询和梳理，对自身运作的各环节进行重新的梳理和优化，以通过流程的重组和改进，提高政府的运营效率和效果。政府业务流程重组的一般实施步骤如下：
l 设定政府运作的关键业务指标（KPI）
l 界定需要流程重组的业务范围
l 组建实施BPR的项目团队
l 建立BPR项目所需的结构、流程和系统
l 重新设计业务流程
l 选择试点
l 完善业务流程
l 监督BPR项目的实施
l 反馈和评估
共享服务或“内包”（Shared Services/Insourcing）。它让企业通过创建独立的内部实体集中执行特定服务（如工资管理、应付账款、差旅费处理）以达到规模经济。典型的共享服务能够利用公司的应用和其他技术帮助公司进一步提高流程（如财务、会计、采购、IT、人力资源）质量。共享服务的核心思想是：新技术能够：
a. 更有效地利益稀有的技能资源；
b. 更有效地提供服务和信息；
c. 降低管理成本。因此对于业务流程的优化，从降低成本，提高效率的角度，对内则为内部共享服务，对外则为外包服务。
共享服务是跨国公司和大型企业集为提高自身运营而采取的一个重要的管理手段，政府完全可以借鉴共享服务的理念和思路，通过对内部共性的运营和服务环节进行整合和集中处理，来提高自身的运营效率。目前很大地方施行的“一站式办事大厅”或者“行政许可中心”，都是共享服务的表现形式。不过这些主要在针对企业和居民提供服务的层面，而不涉及政府自身内部运营的改进。政府完全可以将内部的各部门的数据处理，热线服务等集中统一，整合到一个共享服务中心中完成。政府内部“共享服务”的一般实施步骤如下：
l 界定共享服务的业务范围
l 组建实施共享服务的项目团队
l 建立共享服务项目所需的结构、流程和系统
l 设计共享服务业务流程
l 选择试点
l 完善业务流程
l 监督共享服务项目的实施
l 反馈和评估
因此，外包并不是政府提高运营效率的唯一手段，政府可根据自身特点，借助专业机构的咨询和梳理, 选择最佳方式来优化政府职能。