发现企业潜在问题－执行有效内部稽核

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内部稽核是指一个组织内的独立评估部门，负责检视与评估组织之活动，其目的是帮助组织人员有效执行他们的职责。向组织人员提供这些活动的分析、评估和建议。通常，内部稽核工作是由组织内部的特定人员负责执行。

执行有效内部稽核
l         执行内部稽核时的注意事项
l         执行内部稽核的十二个关键步骤
n         选择符合公司优先要务的稽核目标
n         准备一份详细的稽核概要
n         挑选稽核人员
n         提供稽核员所有必要信息
n         辨识并评估符合稽核目标的重要控管手段
n         对制度或控管手段进行测试
n         考虑进一步的调查领域
n         评估组织的投资是否符合效益
n         草拟并提出最终的稽核报告
n         根据发现采取修正行动
 
◎执行内部稽核时的注意事项
内部稽核流程是企业生命的一个必要部分，但不是所有公司的规模都大到足以设计一个内部稽核部门；但是对于自己执行内部稽核的经理人，或是负责挑选与管理一位幕僚以执行内部稽核工作的经理人而言，了解并知道如何执行有效的内部稽核可以帮助自己和企业有效防范自己部门或整个组织的弊病产生。
 
内部稽核应该是一个持续流程，有以下特点：
l         把管理阶层的注意力导向重要的事业议题；内部稽核分析控管制度中的弱点，可作为组织据以参考、谋求改善的使用建议；
l         当控管工作执行得当时，内部稽核可提供正面的确认；
l         有助于辨识出改善成效与效率的机会；
l         有助于提早注意潜在问题，使管理层级尽早采取必要行动。
 
同时内部稽核可能会花费相当多的时间，使经理人必须暂时搁置他们的日常工作，并且如果在执行时不够审慎，可能会使组织人员感觉受到威胁，认为稽核人员详细检查他们，故意想找出他们的过失。
 
◎执行内部稽核的十二个关键步骤
1.      选择符合公司优先要务的稽核目标
内部稽核主要是检视组织的重要控管工作。下面三方面必须特别注意：
l         财务：组织内对财务的处理情况如何？例如由谁授权支出？有哪些检查与制衡措施以防止未经授权之支出与欺骗行为？
l         行政控管：这些行政控管是否有助于达成策略目标?
l         制度：各部门及整个组织存在哪些制度？这些制度是否相互配合?
 
内部稽核工作也检视所花的钱值不值得，也就是各部门及整个组织所设立的制度是否适合评估投资报酬效益？抑或这些制度未能适当评估所花的钱值不值得?
 内部稽核工作的第一步是确定稽核目标能反映公司的优先要务。
  
2.      准备一份详细的稽核概要
内部稽核工作检视组织运作的许多层面，并非只专注于财务议题。你应该撰写一份稽核概要或策略，根据主要议题，订定详细的优先要务，并指出你期望稽核人员如何分配稽核工作时间比例，才能把较多时间花费在重要层面上。
  
3.      挑选稽核人员
通常是从组织内部挑选某人担任内部稽核员，视稽核工作要检视的议题而定，你也许需要指派一位具有正式资格者(例如一位会计师)负责内部稽核工作。
 
若组织使用外面的认证制度，例如品管(IS0 9000)、环保控管(ISO 14000)、员工发展(IIP)，那么，你可能需要指派组织人员负责持续检讨这些制度。
 
4.      提供稽核员所有必要信息
在向稽核员做简报之前，务必先取得所有背景信息，包括你的组织：
l         策略或事业计划；
l         作战命令；
l         往来条款与备忘录；
l         内部流程手册；
l         重要人事名单；
l         架构图。
 
安排和稽核员开会，以确保你提供他(她)足够信息，即使这位稽核员是组织内员工，也不要对他(她)的知识程度作任何假设。
 
和稽核员开会的主要目的是让双方对稽核目标达成一致同意，了解稽核员打算如何达成这些目标。议定一份时程表及行动计划，并了解此稽核员是否需要其他资讯。
 
5.      辨识并评估符合稽核目标的重要控管手段
下一步是开始检视细节，稽核员必须检视组织目前采取哪些流程以控管重要领域。
 
接着，评估这些控管是否有成效，有没有值得改进之处？这些控管有没有遗漏疏忽？值得思考的问题包括：
l         是否有人蓄意欺骗？何时及何处发生此欺骗行为?
l         如果是自己购买此产品或服务，能对价格及服务水平感到满意吗？
 
6.      对制度或控管手段进行测试
现在，对制度或控管手段进行测试。随机选择一些活动或交易，追溯这些活动或交易的所有进行步骤，看看：
l         此活动或交易是否有任何程序或规定?
l         人们是否遵循这些程序或规定?
 
如此测试与思考，便可看出遵循既有程序与规定的情形。
 
7.      考虑进一步的调查领域
从上述随机测试中，稽核员也许会发现需要深入调查的情形，现在，稽核工作应该开始深入检视这些情形，例如(检视某一特定产品／服务的每笔交易持续几个月)，确认上述随机测试发现的问题只是例外状况，抑或是一再发生的问题。
 
8.      评估组织的投资是否符合效益
不论稽核的总目标是什么，内部稽核人员一定要执行的工作之一是，分析组织所花的钱值不值得，亦即是否符合投资报酬效益。考虑如下问题：
l         产品或服务的报价及投标等是否先经过市场分析?
l         部门与组织的制度是否以最有效率的方式运作?
 
9.      草拟并提出最终的稽核报告
对稽核工作所获得的发现及建议先草拟一份报告，和其它参与稽核工作者讨论，以确定稽核员未错误诠释任何信息；接着再和负责的领导商量最后稽核报告应该具备的内容和形式。
 
注意最后的稽核报告应该包括处理需要加强领域的行动计划，可以使用稽核员的发现作为选择最佳实务运作之根据；提出之建议必须务实可行。报告中应该包含一份时程表，以及协议何时再度监督改善进展。
 
10. 根据发现采取修正行动
根据稽核的发现采取行动，并监督这些修正行动的成效。这可能涉及更改书面指示、手册或程序；提醒人员改进；并确保提供这些员工必要的训练。
 
 
重要观点！！
 
l         向员工简报内部稽核之益处，并把稽核工作的发现及应采取的改进行动充分告知员工；
l         订定务实的行动计划，监督行动计划的执行发展，着重辨识出高风险因素；
l         不能把内部稽核当成日常的管理控管机制，并且不要期望内部稽核工作能找出制度中所有潜在的弱点与环节。

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