（1）每次会议都是用活动挂图。魔笔和黏胶纸（用语吧活动挂图固定在墙上）是会议的标准用品，要在会前备好。要把有关事项在纸上写得清清楚楚，使每个人都能看到，通过6S咨询收集系列方法这样全组就能更好地集中注意力，提高会议的效率。任何一名组员都可以使用活动挂图。

　　（2）会前及时分发会议资料。通常由班组协调员或秘书做这项工作，当然，任何组员也可作此事。

　　（3）确定会议的目标。此项工作要全组来做。

　　（4）会议开始时就议程取得一致意见。必要时可在班组会结束时确定下次会议的议程，不管何种情况，在议程开始前，应给组员们一个机会，对议程进行增、删或修改。

　　（5）确定各个议题的讨论顺序，这项工作也应有全组来完成。

　　（6）估计好讨论每项议程所需的时间。这并不是说组员不能改变或延长预定的时间，但至少给大家一个大致的标准。

　　（7）每次会议结束前，都对本次会议情况进行一次“审查”。每次会议结束前，回顾一下本次的有点及不足之处，是小组会越开越好。这项讨论一般有协调员负责进行。在6S管理中要求班组每天开班前会，做计划及总结。

　　（8）会后一周内分发会议记要或讨论记录，这项工作有秘书负责。

　　（9）会议坐席安排对与会者之间的交流影响很大。协调员应保证所有与会者之间均能用眼光直接接触，不允许做到远离中心的边上。为了有利于开展交流，应尽量吧座位围成一个圆形。

　　（10）因故不能出席会议的组员应尽可能指派一名替补者，并实现通知协调员。