2011年3月10至5月1日
第一章：写作基础知识
第一节：写作的意义
要学习写作，首先要明白写作对我们有什么意义，这样，我们才能够主动学习，培养兴趣，保持旺盛的写作热情，从而写出更多更好的文章来。
一：思考的手段
很多人都误认为写作只是一种表达的工具，以为自己早把问题想明白了，只是借助一下写作这个工具，把思想表达出来而已。这是一种误解。
人善于幻想和联想，“嫦娥奔月”、“夸父逐日”、“黄帝升天”这些妇孺皆知的神话故事，表现了人类具有丰富的想像力。由鱼儿畅游大海联想到要造一种机器，里面装上人，这样人也可以遨游大海；由鸟儿自由飞翔而联想到要造一种东西，帮助人类展翅蓝天。由甲事物而联想到乙事物，这也是我们思维活动的一大优势。但是，怎样“奔月”，怎样“逐日”，怎样“升天”，怎样让人类遨游大海、飞翔蓝天，却不是想一想就能解决得了的。即使仅仅把自己的幻想和联想清理一个头绪出来，准确地告诉别人，让别人了解和理解，也需要借助写作这个思考的手段。
我们运用写作的手段，把我们思维活动的过程和在不同阶段的思考结果写出来，便于我们反复推敲，发现问题，弥补缺陷，从而使我们的思维更缜密，表达更清楚，读者更容易理解。许广平先生曾经回忆说，鲁迅先生即使写一篇很短的文章，也要思考很久，想好了，就一气呵成。我们现在看鲁迅先生的手稿，发现他写文章文气贯通，很少修改，那是他反复“打腹稿”的结果。初学写作的人，仅仅“打腹稿”恐怕不够，还需要把主要的材料、基本的观点、文章的思路等等写出来，以便反复推敲。而且，即使是“打腹稿”，那也是以心为笔，以腹为纸，反复琢磨，反复推敲，实际上也是在运用写作这一思考的手段。否则，即使是三五百字的短札也不可能写好。
如果我们要写比较长的文章，比方写上万字的论文、几十万字的论著或者是故事，那就更加需要运用写作这一思考的手段了。鲁迅生前曾经构思写作长篇小说，并且为此编写了详细的写作提纲，终因时局关系和身体关系而未能如愿。但我们从这一故事里仍然可以看出，要思考比较复杂的问题，写作人物较多、事件较复杂的故事，不借助写作这一思考的手段，那是不可想象的。
客观事物之间的联系是很复杂的，当我们要真正弄清楚事物之间的联系，揭示客观事物之间的某种规律，从而推动社会前进时，仅靠“眉头一皱，计上心来”是不行的。
因此，我们认为，写作首先是一种思考的手段，它可以帮助我们把飘忽不定的思想记录下来，防止出现丢三落四的情况，弥补我们自己的缺陷。
二：表达的工具
当我们运用写作这个手段把故事和人物、观点和论据等复杂关系弄明白之后，下一步要解决的问题，便是如何把我们的思想过程和结果表达出来了。一般公众理解的写作，仅从这个阶段算起，上文的介绍已经告诉我们，这样的看法是片面的。
肚子里有没有“货”是一回事，有了“货”能不能倒出来则是另外一回事。宋代大作家苏轼深知，“了然于心”固然不易，“了然于手与口”也绝非轻而易举。因而是否善于表达，就与写作水平的高低大有关系了。
人们常说“文无定法”，但并不是说全然无法，如果我们了解了写作的特点和规律，多读书，多练习，写作就可以成为我们表达思想的理想工具。比方，如果我们要把一件事情的来龙去脉讲清楚，就要大体讲清楚事情的起因、过程和结局。哪些事情重点讲，哪些人物重点介绍，哪些事情和人物一笔带过，这些都是有规律可循的。有时为了避免平铺直叙，我们会采取一些方法，如先讲结局的倒叙法，穿插介绍的评叙法，等等，
那也是以“起因——过程——结局”的主线为基础的，否则就会语无伦次，让人无法理解。
假使我们要写一篇议论性的文字，那就要运用一些事实论据和理论论据，对自己的观点进行论证说明，从而说服别人。怎样选择论据，运用什么方法来进行论证，怎样证明和反驳，这中间都有规律可循。所以，学习一点写作知识，了解一点写作的特点和规律，对我们准确地表达自己的思想是很有意义的。
三：进步的阶梯
在日常生活中，读书写作是每一个受过高等教育的人的非常重要的生活内容。在我们的专业领域里，研究问题，不断创新，是我们理所当然的责任。
在大学学习期间，每一个同学都需要写家信、申请书、计划、总结等常用文书，此外，我们还需要写作读书笔记、学年论文、课程结业论文、毕业论文和学士、硕士、博士等学位论文。大学毕业参加工作之后，我们除了要承担一般的工作之外，还要承担艰巨的科研任务，要不断发现新问题，研究新课题，提出新结论，从而推动国家的经济建设和社会进步。
根据市场经济的发展规律，从事简单劳动、重复劳动的人，因其创造力较弱，对社会的贡献相对较小，而从事复杂劳动、创造性劳动的人，因其创造力较强，对社会的贡献相对较大。对那些正在接受和已经接受高等教育的人来说，充分运用写作这一思考的手段和表达的工具，不断探索，不断进步，在促进社会发展的同时，也使自己攀升新的发展高度，从这个意义上说，写作是我们个人甚至是社会进步的阶梯。
第二节：写作的准备
写作知识要解决三个问题，即为什么写作，写什么以及怎样写作。要解决写什么的问题，就要在平时作好准备工作。
人类的大脑只是一个加工厂，不可能不给它任何原材料而指望它生产出产品来。我们要写出像样的文章来，首先必须充分占有材料。
初学写作者最大的困难不是写作技巧方面的问题，而是不知道写什么。如果老师突然布置一个任务，要我们在很有限的时间里写出一篇专业论文，大多数同学都可能感到很茫然，不知写什么才好。这不是因为我们不会写文章，而是因为我们平时没有准备，没有发现问题，没有进行研究，没有积累材料，头脑空空，所以不知从哪里着手才好。如果老师只是要求我们写一篇回忆中学生活的文章，我们就会感到有话可说，有内容可写了。中学生活会像放电影一样在我们头脑里闪现，我们只要选好一个角度，选择好材料，拟一个提纲，很快就可以把文章写出来了。由此可见，能否充分地占有材料，是写作成败的关键。
那么，怎样才能充分地占有材料，从而为写作作好准备呢?
一：勤观察
科学家发现，人类大脑中有超过三分之一的部分是专司观察的，可见观察是我们人类获取知识的主要手段。社会生活是一个真正的大百科全书，它无限繁复，有无数的现象值得我们关注。花朵怎样开放，又怎样凋零；太阳怎样升起，又怎样落下；河水过去清澈见底，如今却浑浊不堪；父母对子女有大海一样的深情，子女对父母的感情却往往要浅得多；20年前我国吃、穿、用、住、行似乎什么都缺乏，20年后市场上又似乎什么都不好卖，等等。所有这一切，都需要我们细心观察，认真研究。对读书人来说，书本中的生活也是十分重要的内容，书本是对社会生活的记录和解释。有些记录是全面的，有些却是片面的；有些解释是正确的或基本正确的，有些却是不尽正确甚至完全错误的。这样一些社会生活内容当然也应该纳入我们的视野。要勤观察就要热爱生活，关注人生，关心国家和人民。眼睛只看着自己的人不会对社会生活有真正的兴趣，因此不容易发现社会生活中许多令人深思的现象。
二：勤记录
很多作家和学者都说：“读书人记东西，主要的不是靠大脑，而是靠一支笔。”这话有一定道理。读书人要记忆的东西太多，仅凭记忆是远远不够的，必须要习惯于用笔记本、卡片、电脑，勤做记录。我们要勤做观察笔记，不管是自然现象还是社会现象，不管是非专业领域的现象还是专业领域的现象，我们都要勤观察，勤记录。
我们还要勤作读书笔记。每一页书都有空白的地方，那不是留着好看的，是供我们读者写札记、做批注用的。如果问题很复杂，书上写不了，还要另外做读书笔记。我们读读钱钟书先生的《管锥编》，读读夏承焘先生的《学词日记》就会发现，他们的很多论文都是在读书笔记的基础上写成的，有一些甚至就是读书笔记。
电脑是一种非常方便的工具，具有存储量大，调用资料方便，文字图表均可处理等许多优点。我们要学会使用电脑，让它为我们的读书写作和科研工作服务。
三：勤思考
我们的大脑不是堆积杂物的仓库，而是一个具有无限创造力的奇妙无比的东西。当我们通过观察和记录获得了一定的材料之后，要经常分析研究这些材料，形成观察——记录——分析——再观察——再记录——再分析的良性循环。比方我们观察并记录了花朵开放与凋零的情况，通过分析我们发现，由于出现暖冬，2002年春天，武汉、北京和日本的樱花全都提前1～2周开放。对生物学特别是植物学感兴趣的，就要分析暖冬或者全球变暖对植物生长的影响；对历史感兴趣的，就要研究第二次世界大战后中国人对待日本国花樱花的态度和心情；对民族学感兴趣的，就会研究日本人和中国人对骤然开放又旋即凋零的樱花的相同和不同反应；对文学艺术、宗教、哲学感兴趣的，则会研究为什么“男人悲秋，女人伤春”之类的问题，等等。思考的方法很多，常用的有三种：一是发现事物的相同相似点；二是发现事物不同甚至相反之处；三是研究客观事物间的因果关系，要而言之，无非是发现客观事物之间的内在联系，以及发生这种内在联系的规律。
总之，只要我们勤观察，勤记录，勤思考，我们就会充分占有材料，为写作作好准备工作，并且会不断发现社会需求，不断激发创作灵感，因此就会有不竭的创作动力，有写不完的文章，做不完的研究课题。
第三节：写作的步骤
不管写什么内容、什么形式的文章，都是一种创造性的劳动，但是创造并非没有规律可循。在我们动笔写作文章之前，先了解一下写作的步骤，对我们用较少的时间写出较好的文章，少走弯路，是有一定意义的。
一：确定选题
对大学生和其他写作者来说，写作的选题大概都可以分为两类：一类是自主选题，好比体操选手的“自选动作”；另一类是奉命选题，好比体操选手的“规定动作”。
自主选题：当我们为写作积累了一定的材料，有了一定的感触，发现了一定的问题，我们就会产生写作的冲动。我们每一个人都希望自己有才能，并且得到别人的承认，所以“表现欲”是人类正常的欲望，很多人就是这样走上写作的道路而成名成家的。自主选题要注意的问题是不要无病呻吟，不要为写文章而写文章。文章总得有点积极意义，总得要为社会多少解决点问题。无病呻吟、低级趣味、黄色淫秽、政治反动的选题，当然是不能做的。
奉命选题：很多同学认为，老师布置题目，学生来作文，这种情况只有在学校才能见到，这是一种误解。社会上大多数读书人在大多数情况下，都和我们一样做“规定动作”。2002年全国人大、全国政协闭幕以后，中国社科院发了一个通知，要求该院研究人员多研究人大代表、政协委员提出来的议案，这就是做“规定动作”。代表、委员提出的问题，都是我们国家亟待解决的大问题，我们不首先研究这些课题，当然不对。做科研工作是这样，做日常管理工作也是这样。如果我们做办公室的工作，就会常常“办文”，我们写的文章，全是“规定动作”。管理国家，一靠法律，二靠行政，行政机关不“办文”，国家管理就会出问题。
读书期间做点“规定动作”，完成老师布置的任务，对培养更广泛的写作兴趣和训练应变能力，提高写作水平是有利的。
二：选择角度
不管是自主选题还是奉命选题，我们最开始只能确定一个大体的写作内容，划定一个讨论问题的范围。至于具体写什么内容，从哪个角度切入，那也是很有讲究的。
一般来说，“大题小作”比较困难，“小题大做”比较容易。
鲁迅的短篇小说《祝福》写祥林嫂一生的故事，只写了祥林嫂的死、一到鲁镇、被卖贺家坳、再到鲁镇四个片断；司马迁《史记•项羽本纪》也只写了项羽一生中的几个主要片断。鲁迅选择的角度是祥林嫂“想做奴隶而不可得”，司马迁选择的角度是项羽是个有缺陷的英雄，这样的角度是选得比较好的。
写文章总得表达点新东西，不管是新观点，还是新材料，还是新方法，动手写文章前，先要分析一下：我的文章主要“新”在哪?然后以此为基础，构思写作。比方假使我们做一篇研究魏晋文学的文章，你先得想一想哪些问题是别人早已解决了的，哪些问题是别人没有解决或没有解决好而你又能解决的，想明白了，就应该抓住后者，集中笔墨，写出文章。如果我们写了10万字的文章，其中8万字是人家的东西，2万字是自己的，不如把那8万字全部删掉。所以，“小题大做”就是要抓住自己的“新”东西，把事情讲清楚，把道理讲明白，让读者确有所得。
三：提炼主题
主题是作者通过文章告诉读者的主要意思。即使我们写一个请假条，也要说清楚向谁请假，为什么请假，请多长时间的假，请假人是谁等内容，但它的主题只能是请假。如果花很多文字详细描叙自己受伤、生病等方面的情况，即使你描写生动，叙述清楚，颇为动人，这样的请假条也是不合格的。可见文章无论长短，总得有个主要意思，这便是主题。文章怎么写，哪些多写，哪些少写，哪些不写，全都要由主题来决定。
一般文章的主题不像请假条那么简单，它需要发现，需要提炼，但这种发现和提炼的工作一点都不神秘。比方电影演员赵薇2001年为一家企业做广告时，穿上了印有日本海军军旗的服装，而且其照片作为一家杂志的封面印了出来，结果在全国引起轩然大波。围绕这件事我们可以做很多文章，比方从杂志社刊发照片这一事件里，我们可以看到某些新闻出版从业人员政治素质、文化素质之差；从赵薇的所作所为里，我们则可以看到她的无知，但尚不能说她无耻，等等。分析这一系列的材料所包含的意义，这个工作就是提炼主题的工作。当然，在一般情况下不适宜把这些意思全都写进去，我们可以运用上文讲到的确定角度的方法，集中力量讲清楚某一点意思，这就是文章的主题了。
主题之所以要提炼，是因为很多材料的意义往往隐藏在材料里头，不来一番去粗取精、去伪存真的提炼工作，就不容易发现它们的意义。近年有些新闻出版单位一切向钱看，以致置国家民族大义于不顾，才会出现上文讲到的有辱国格的情况。娱乐圈中更是如此，有的人演了两部戏，便被商家包装、炒作成“明星”，“明星”们也往往得意洋洋，自以为了不得，他们的无知迟早就会露馅。对这些材料隐含的意义，我们要反复推敲。
四：筛选材料
通过分析某个或某几个材料，我们常常会发现它们隐含着几个甚至更多方面的意义。写文章当然不能什么意思都说，否则就成了老太太的唠叨了。我们往往要选择某一个点，某一个主要意思来加以表达。但要表达这个意思，我们常常会发现，早先准备的10条材料，9条没有用，只能用1条，这就是筛选材料的工作。于是我们又去搜集一些适合表达所定主题的材料，又对材料作一番筛选工作。如此这般，多次反复，只到最后选定材料。
选择材料有几个基本的要求，第一是围绕主题选择材料，但也绝对不能忽略与主题相矛盾的材料。假使我们要证明“天下乌鸦一般黑”，那么我们不仅要搜集支持主题的证据，更不能忽略史书上关于“白乌鸦”的记载，以及现代鸟类学家关于偶见白乌鸦原因的分析意见。如果只注意对自己有利的材料，不注意相反的材料，这是很不严谨的，我们的文章就会没有任何价值。第二是材料要真实可靠。根据虚假的材料演绎的故事是假故事，抒发的感情是假感情，推出的结论是假结论，只有真实的材料以及以此为基础的真故事、真感情、真结论，读者才会欢迎，对社会才有好处。第三是材料要少而精。读者的时间是有限的，因此我们文章的篇幅也是有限的。在有限的篇幅里要表达比较多的意思，并且给读者留下比较深的印象，材料必须少而精。
五：拟定提纲：有些人思路还没理清楚，就抑制不住创作的冲动，匆匆写出了文章。这样写出来的文章不容易成功。
正确的做法是，把思路先清理清楚：主要意思是什么；主要材料有哪些；先写什么，再写什么，最后写什么；哪些详写，哪些略写，哪些根本不写；运用哪些方法来写；全文大约多少字，笔墨大体怎么分配，等等，全都要考虑清楚，并且把这些思考的结果写在纸上或电脑上，这便是写作提纲。
初步拟出提纲后，最好认真审查一下，找找毛病，从读者的角度看看有什么不足。如果有了，及时修改。修改提纲比较容易，修改文章比较困难。这不仅因为修改文章要花更多的时间，而且从结构上修改文章，好比把房子的构架拆了重盖，那是非常麻烦的。而且这样的修改往往容易引起我们思维的混乱，并有可能摧毁我们的自信，因此我们应该在动手写作之前拟好提纲。
六：起草修改：提纲拟好后，实际上一篇文章就已经形成了，剩下的问题是把它写出来。
写那种比较短小的文章，最好一气呵成，免得文气不通。如果是很长的文章，虽然不能一气呵成，但因为有详细提纲起作用，即使在较长的时间里写出来，也无大碍。
在起草过程中，不要过分讲究辞句，要以表情达意为主，否则就会以文害义。初学写作的人一般喜欢华美的辞藻，这往往会妨碍起草工作。如果遇到不会写的字，也暂时不要去想，不要去查字典，那会影响我们的思路，这些工作都要放到最后去做。文章写完了，如果是亟待发表的新闻类的稿子，恐怕只能读两遍，略加修改润色，便要发稿了。如果是学术性的稿件，最好先放几天，冷静一下，再细细研读，修改润色，方可拿出去。
第四节：文章的分类
文章分类，古今不同，标准各异。
我国古人曾根据文章的语言声律把文章分为韵文、散文和骈文三大类。现代学者一般认为，给文章分类，标准要统一，以免发生混淆；粗细要合适，因为分得太粗不便于学习者了解掌握，分得太细，又有琐屑之嫌。所以现代大多数学者都主张，根据文章表达方式的不同，将其分为四大类：记叙文、议论文、说明文和应用文。
一：记叙文：记叙文的主要表达方式是叙述和描写，间或议论和抒情。记叙文包括消息、通讯、散文、纪传等。
记叙文的主要特征是写人和写事。着重写人的要把这个人或这群人的故事讲清楚，突出他或他们的特征，不能面面俱到。着重写事的把事情的来龙去脉交待清楚，但要突出重点，不能事无巨细一一写来，成了流水账。
记叙文写故事，要交待清楚时间、地点、人物、事情、原因和结果。但就某一篇具体文章而论，这六大要素中可能缺少某一项。如果一条消息报道以色列军队包围了巴勒斯坦总统阿拉法特的官邸，恐怕就一时无法交待结果，因为是以色列军队撤走，还是他们杀害阿拉法特，还是出现别的什么结局，我们都还无法知道。
记叙文写故事，一般要按照“发生——发展——高潮——结局”的模式来写，因为这既符合故事发展的逻辑，也符合人们认识事物的规律。有的文章把结局提到前面来写；有的从中间写起，前面的故事补充交待一下，再接着往下写。这些方法虽有不同，但仍然是符合以上介绍的模式的。当然这一模式并不是绝对的，如果写消息就不能写得这么细，只要抓住几个要点写就行了，因为受众没有时间听故事，写通讯则可以细一些，有时间的可以慢慢看。如果写散文一般不要求故事完整，这也是由散文的篇幅和读者的时间决定的，但写小说则一般要求有完整的故事情节，篇幅也较长，那些有时间阅读的可以慢慢地读。
二：议论文：议论文的特征是证明、反驳，通过运用各种各样的证据，证明自己的观点，反驳别人的观点，达到说服他人的目的。
议论文的要素是论点、论据、论证。论点就是作者的观点，包括全文的中心论点和各部分的分论点。论据是证明观点的依据，包括理论论据、法律论据和事实论据。论证就是运用论据证明观点的方法，包括归纳法、演绎法和类比法等。
议论文的结构布局方式一般是“提出问题——分析问题——得出结论”，也有一开始便表明观点的。
写议论文最要紧的是作者的见识，要见人所未见，言人所未言，必须要有过人的见识。
写议论文最常见的毛病是观点与材料油水分离，这是因为作者对材料缺乏深入的分析研究，没有真正弄清楚观点与材料内在的逻辑联系。
学术论文也是一种议论文，其不同之处是特别强调科学性和独创性，论证也要特别严密。
三：说明文：根据有无文艺性的标准，我们可以把说明文分为科学性说明文和文艺性说明文两大类。前者包括说明书、解说词、讲义等，后者一般指科学小品，有些解说词也属于文艺性说明文。
说明文的要点是要抓住客观事物的特征，按照一定的顺序来加以介绍。比方我们介绍电热水器的使用方法，就要告诉别人务必要接地线，通电前务必注满水，洗澡前务必切断电源，这样介绍，消费者使用时就不容易出事了。比方我们介绍某一本书，不能仅仅说它是一本理论著作，还得介绍其理论特色、理论体系、有何意义、有何不足等。
写说明文特别要注意研究读者的文化水平、接受能力、阅读兴趣等，一般的说明书要小学毕业生都能看懂，因为中国人平均受教育的时间只有4年，如果写得太深奥，术语又多，就达不到目的。中国加入WTO后，中国市场与国际市场成为一个大市场，很多商品都要出口，因此我们还要研究WTO的规则，研究别国的法律和风俗，研究别国的读者。比方很多国家都规定，药品说明书必须说明禁忌和副作用，如果我们的说明书含糊其辞，人家肯定会退货，出了问题还要作出巨额赔偿。
文艺性说明文是将文艺形式与科学内容结合起来的一种科学文章，文艺只是手段，只是形式，只是为了让人家爱读，读得懂，记得住，我们不能为了手段，忘了目的，为了文章好看，而有违科学内容。
四：应用文：应用文也叫实用文，它常有约定俗成的比较固定的格式。下一章，将对应用文的写作知识作比较详细的介绍。
第二章：应用文写作
第一节：应用写作概述
一：应用文的概念、特点及类别
应用文是机关、团体、企事业单位及个人之间，相互联系、传递信息、处理事务所使用的简明实用又具有较为固定格式的文体。
应用文主要具有以下特点：写作目的的务实性。应用写作的根本目的是为了解决现实生活中的具体问题，这一点与其他欣赏性的文艺类作品有着显著的区别。东汉哲学家王充在《论衡•自纪篇》中说，文章“为世用者，百篇无害；不为用者，一章无补”。显然，这里是以“用”来作为衡量文章价值的标准，这一标准，体现了应用文的最基本特点——实用。假如写出的文章不务实，不能在实际生活中切实发挥作用，即使文采斐然，也不能算好的应用文。
文章内容的真实性。应用文的实用性决定了它的内容的真实性。文学作品也要求具有真实性，但那是艺术的真实，文学形象可以虚构，只要反映作者的思想感情和生活的本质即可，不必实有其人，实有其事。应用文则不同，它必须以事实为依据，文章中所用的一切材料，必须真实可靠，准确无误，不夸大，不缩小，不虚美，不隐恶，实事求是，只有这样，才能达到应用写作的目的。传递信息失实，必然会带来不良后果。应用文一旦失去了真实性，便失去了它存在的价值。
文体格式的规定性：应用文的体制格式包括书写形式、排印样式、结构层次、习惯用语、称谓、签署等。与其他文体相比，应用文在格式上有更为严格的规定性。这种规定的形成，大体有两种情况：一是人们在长期的使用过程中约定俗成，如书信、请柬等文体的格式；二是国家或有关部门以法规的形式对某些文体的格式作出了规定，如公文、司法文书等。任何人在写作应用文时都必须按照这种“约定俗成”或“法定使成”的格式，而不能随心所欲、标新立异、另搞一套。这种格式的规定性，使各种不同的应用文有了各自显著的外部特征，掌握了这些特征，便于写作、阅读、分类和查询。假如写作者不按约定俗成的格式去写，就会使读者感到别扭、费解，甚至引起误会；假如不按“法定使成”的格式去写，则违反法规，显然是错误的。当然，应用文的格式也不是一成不变的，但这种变化是一个渐进的过程，是随着社会的发展而不断丰富发展的。
应用文有不同的分类标准，若按制作者划分，可分为公务文书和私人文书。公务文书是机关、团体或企事业单位在公务活动中形成和使用的应用文。主要有三类：一是法定文书，如党务公文、行政公文、军务公文等；二是事务文书，如计划、总结、调查报告等；三是专用文书，如经济文书、司法文书、外交文书、礼仪文书等。私人文书是个人为处理私人事宜，或表达自己的观点、情感，以实现某种具体目的而写作的应用文。主要有四大类：一是契据文书，如租约、借契、请假条等；二是社交礼仪文书，如私信、请柬、庆贺函、吊唁文等；三是笔记传记文书，如读书笔记、日记、自传等；四是专业职务文书，如演讲稿、述职报告、学术论文等。公务文书和私人文书的分类，主要是依据应用文的制作者而言，它们的文种有交叉，如经济文书、社交礼仪文书等。
二：应用文的起源与发展：我国的应用文有着悠久的历史，从3 500多年前殷商时期的甲骨文中，便可以看到应用文的萌芽。甲骨文记载的是占卜的事由和结果，故称“卜辞”。这些卜辞，最短的只有几个字，最多的一百多字。据郭沫若《卜辞通纂》分类，甲骨卜辞的内容，除干支数字外，还有世系、天象、食货、征伐、畋游等事项，这些都可视为殷商王室的档案资料，有的可称为公务文书，这就是我们今天所能看到的最古老的应用文。由此可见，原始宗教活动孕育了我国最古老的文字甲骨文，也是我国早期应用文产生的土壤。
我国古代应用文从产生到成熟，经历了萌芽期、发展期和成熟完善期。
从远古到秦统一中国之前，是我国古代应用文的萌芽期。其作品见于甲骨卜辞、钟鼎文和《尚书》。《尚书》是我国第一部以应用文为主体的文章总集，其内容是记载虞、夏、商、周四代的一些政府文告、誓词等。《尚书》中的应用文，较之甲骨卜辞和钟鼎文，从内容到形式都有了较大的发展。
先秦时期，在用于处理国事的公务文书产生的同时，私人应用文也因人们实际生活的需要应运而生，最早出现的是契约和书信。这在西周中期的铭文和《左传》中均有记载。李斯的《谏逐客书》是秦统一以前私人应用文中的精品，达到了务实性与文学性的完美结合。
秦至南北朝时期，是我国应用文长足发展、趋于成熟的时期。先秦时期的应用文，文辞简约，形式简单，尚未形成固定的格式和完整的体系，秦始皇建立了统一的封建专制主义中央集权国家后，统一了文字，有力地推动了应用文的发展。从1975年在湖北云梦出土的一千一百余枚秦时竹简中可以看到，秦时的法律文书和公文的体制趋于统一，内容丰富，条理清楚，结构完整，并有了比较严格的分类和明确的行文关系。汉承秦制，应用文体趋于繁富，文辞漂亮缜密，如晁错的《论贵粟书》，贾谊的《论积储疏》、《谏除盗铸钱令疏》，司马迁的《报任安书》等。魏晋南北朝时期的应用文，无论是写作实践还是理论研究，都有了明显的进步与发展。这一时期，产生了我国第一篇文学批评专论曹丕的《典论•论文》和第一部完整系统的文学理论著作刘勰的《文心雕龙》，其中都有对应用文写作理论的阐述。《文心雕龙》所列的33类文章中，属于应用文的有21类，可见当时应用文使用的广泛与地位之重要。曹操的《让县自明本志令》，诸葛亮的《出师表》，陶渊明《与子俨等疏》、《自祭文》，李密的《陈情表》，王羲之的《与桓温笺》，沈约的《答陆厥书》等，都是脍炙人口的应用文佳作。
唐代至清代，是古代应用文发展的成熟、完善期。唐代经济文化的繁荣和由韩愈等人兴起的“古文运动”，对应用文的内容、形式及文风的转变，产生了巨大的影响。宋代文坛盟主欧阳修提出了“信事言文”的主张，并以自己的写作实践倡导人们把应用文写得真实、平易、自然而有文采。散文大家王安石、苏轼等，都有文质兼优的应用文传世。唐宋应用文无论是数量还是质量，都达到了历史最高峰，锦章佳作大量涌现，如魏征的《谏太宗十思疏》，骆宾王的《为徐敬业讨武檄》，韩愈的《柳子厚墓志铭》、《论佛骨表》，白居易的《请赎魏征宅奏》，欧阳修的《与高司谏书》，王安石的《答司马谏议书》，苏轼的《乞校正陆贽奏议进御札子》等。元明清时期的应用文，体制更加完备，写作理论也得到了进一步发展和完善。明代徐师曾的《文体明辨》、清代姚鼐的《古文辞类纂》、刘熙载的《艺概•文概》等，对应用文的各种体式有了更深入细致的研究。但在应用文体制发展得非常完备的同时，也出现了一些问题，如文体繁芜、浮词套语较多，八股味较浓等。
太平天国时期，对应用文的体制和语言进行了重大改革。辛亥革命后，废除了几千年封建王朝所使用的一些传统旧式公文，建立了使用白话文和新式标点符号的现代公文。
中华人民共和国成立以后，对公文进行了多次改革，其他体式的应用文也在语言上推陈出新，文风上尚实从简，文体上去僵化、增新品，使应用文更贴近生活，更适应现代社会经济文化发展的需要。进入21世纪后，随着经济的迅速发展和全球化的推进，与之相适应的经济应用文文种将更为丰富；现代应用文的体制将更加完备，并趋于国际化、标准化；电脑的普及和网络技术的发展，也将使应用文的写作和传递更为便捷。
三：应用文写作的基本要求：应用文的写作与其他文章的写作要求有相通之处，如都要有良好的语言文字基本功，层次要清晰，中心要明确等。但是，应用文写作又有自己的特殊规律，因而对写作者又提出了一些具体的要求，即：明确写作目的，内容求真务实。应用文写作目的的产生不外乎两种情况：一是作者在生活中遇到了实际问题需要解决，或有了意见、想法需要表达、交流；二是为了完成领导交办或别人委托的事项。这些目的是很具体的，写作时一定要注意围绕具体目的组织材料，根据阅读对象和文体要求遣词造句，求真，求实，求效果，切不可连篇累牍说空话大话，也不可不顾对象，不管效果，只顾自己倾诉挥洒。
掌握政策法规，观点正确鲜明。许多应用文的内容都与党和国家的方针、政策、法律、规定有关，如公文、经济文书、司法文书、新闻报道等，因此，要求作者必须具有较高的政策理论水平和法律意识，从党和国家、人民的利益出发去观察分析问题，高屋建瓴，从芜杂的材料中提炼出正确、准确的观点，这样才能写出高质量的应用文。否则，写出的文章就可能与某些政策法规相抵触，铸成错误。
熟悉文体特点，格式符合规范。各种应用文章，既有共同点，又有各自的具体特点，了解它们的共性，便于把握应用文的一般规律；掌握各种文体的不同特点和具体格式，有助于我们认识其特殊性，更好地把握其写作要领，写出内容与文体相适宜、格式正确规范的应用文。
培养良好文风，语言平实精练。写作应用文，要有诚实信达的文风，讲究平易朴实、准确简练，摈弃矫揉造作、华而不实。应用文贵用直笔，美在质朴，一般不用文学作品中的曲笔、婉言、象征等手法，不用艰深古奥的词语。应用文的平实，并不意味着排斥生动和拒绝一切修辞手法，相反，在一些文体中恰当地使用比喻、对偶、排比等修辞手法，可以于平实中求生动，收到更好的表达效果，如调查报告、总结、新闻、演讲稿等。平实也不是意味着可随便使用口语，相反，许多文种要求语言庄重典雅，得体大方，如公文、司法文书等。应用文的词句还应注意锤炼，表意准确，文约事丰。
第二节：行政公文
一：行政公文的概念、特点及类别
公文的含义有广义和狭义之分。广义的公文泛指党政军机关、企事业单位、社会团体处理公务的具有一定体式的各种文书，包括法定公文、事务文书、专用文书。法定公文专指《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《中国人民解放军机关公文处理条例》中规定的行政公文、党务公文和军务公文。本节介绍的公文，只限于行政公文，即《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文。从严格意义上来说，所谓行政公文，就是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。但在实际工作中，企事业单位和社会团体在行政管理过程中形成的公文，一般也是按照《国家行政机关公文处理办法》执行，同样具有法定的效力和规范的体式，所以，广义的行政公文还包括了这些公文。
公文具有以下基本特点：
政治性：公文是国家政权机关的政治意向和指挥意志的直接或间接的反映，是各级政府及有关职能部门贯彻执行国家各项方针、政策的有效工具，是下情上达的重要渠道，因而具有鲜明的政治性。
权威性：公文是由法定的作者在法定的范围内行使职权时制定的，因而具有法定的权威性。
规范性：公文的种类、格式、使用范围及行文关系等，国家都有严格的规定，因而具有极强的规范性。
按照不同的标准，对公文可进行不同的分类。
按公文的用途分，可将公文分为十三类：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》，即用此分类法。
按公文的行文方向分，可将公文分为三类：上行文，即下级机关向上级机关报送的公文；平行文，即平级机关或不相隶属机关之间往来的公文；下行文，即上级机关向下级机关发送的公文。
按公文的办理时间要求分，可将公文分为三类：特急公文(简称“特急件”)，即事关重大而十分紧急，要求以最快的速度处理的公文；急办公文(简称“急件”)，即涉及重要事项而需快速处理的公文；常规公文(简称“平件”)，即按正常速度处理的公文。
按公文的涉密等级分，可将公文分为四类：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。秘密等级的划分，按国家保密条例执行。
二：行政公文的格式和语言
(一)行政公文的格式：1书面格式
公文的书面格式是指公文的构成项目在文面上排列的规格样式，是公文的外部结构形态。公文的构成项目指公文内容的组成部分和附加标记，包括发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送机关、文件份号、秘密等级、紧急程度、附注、印发说明等。公文的书面格式分为通常格式和特定格式。通常格式即文件式格式。特定格式包括信函式格式、命令格式、会议纪要格式和传媒公开格式。这里介绍文件式公文格式。
文件式公文格式(通常格式)由眉首、主体和版记三部分组成。
(1)眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素通称眉首。眉首部分包括以下内容：
公文份号。又称“印刷顺序号”，是同一公文印数的份数次序号。绝密、机密公文必须在书写区左上角第一行顶格标明份数号。
秘密等级和保密期限：保密公文须在书写区右上角第一行顶格标识秘密等级，有的还须同时标识保密期限，秘密等级与保密期限之间置一五角星间隔。
紧急程度：急办或特急公文在书写区右上角第一行顶格标识紧急程度，如需同时标识密级，密级在上，紧急程度在下。
发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，标识于版头中间。若两个以上机关联合行文，应将主办机关排在前面。
发文字号：简称“文号”，是发文机关一年中所发各种文件的顺序编号，由机关代字、年份、序号组成。年份应用四位阿拉伯数字标识，外加方括号。序号前不加“第”字，也不虚加“0”。下行文、平行文的发文字号位于发文机关标识之下空两行居中排列，上行文的发文字号位于发文机关标识之下空两行靠左空一格排列。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。
签发人：是上行文中发文机关负责人的签署，标识于发文字号同一行的右侧。
间隔线：位于发文字号下方，通常为一红色实心线，用以将眉首与主体隔开。
(2)主体：置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体。主体部分包括以下内容：标题：标题是对公文中心内容的高度概括，置于间隔线正下方。
题注：题注说明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序和产生的时间，标识于标题之下，居中，加圆括号。如：(二二年六月五日××××会议通过)。
主送机关。主送机关是公文的主要受理机关，在标题之下空一行顶格标识，末尾加冒号。
正文：正文是表述公文核心内容和发文意图的文字，一般由开头、主体和结尾三部分组成。
公文的正文应按规定标明结构层次序数：第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。
附件：附件是附属于主件发送的文字材料，与主件正文具有同等效力。常见的附件有两种：一是补充说明主件正文内容的材料，如有关照片、图表、统计数字等。此种附件名称在公文标题中一般不作反映，因而须在正文下空一行注明“附件”字样及其序号和名称。二是主件所转发、颁布的文件。这种附件是整个公文的主要内容所在，其名称一般已列入公文的标题之中，所以主件正文之后不再列出附件名称，只需另页排印附件全文即可。如《国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》，“国家行政机关公文处理办法”就属于这类附件。不是每份公文都有附件。
署名：署名即公文法定作者的落款，应写发文机关全称或规范化简称，位于正文右下方(若正文下标注有附件名称，则署名于附件名称的右下方)。单一机关制发的公文，不需落款，只加盖印章即可。几个机关联合发文，落款时应将主办机关排在前面。
成文日期：成文日期指公文成文的年、月、日，一般是公文的生效期，位于署名的下方，用小写汉字数字标识，年份须写四位数。
印章：印章起证实公文合法效力的作用，加盖在署名和成文日期之上。除会议纪要、翻印件以及公开发布、张贴的公文外，其他公文都应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
附注。附注是对公文的发送范围、使用时需注意的事项及与公文有关的情况说明，在成文日期下一行左起空两格加圆括号标识。如“(此件发至县、团级)”。不是每份公文都有附注。
(3)版记：置于主题词(含主题词)以下的各要素统称版记。版记部分位于公文最后一面的下方，包括以下内容：
主题词：主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。公文(除电报外)都应当标注主题词：标注主题词便于计算机检索和管理公文，也有助于阅读公文时准确把握和领会其主要内容：主题词的词目一般3～5个，其标引顺序是先标类别词，再标类属词，最后标文种。如《××省教育厅关于启用××省教育厅干部人事处印章的通知》，其主题词为“教育：印章启用：通知”。上行的公文应按照上级机关的要求标注主题词。主题词位于版记部分的首行，左起顶格书写。词目之间空一格，不加标点。
抄送机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他受文机关。位于主题词之下，印发说明之上，左起空一格书写，上下均用横线隔开。并非每份公文都有抄送机关。
印发说明：印发说明包括发文机关名称、印发日期及印发份数。在主题词下一行(如有抄送机关，则在抄送机关之下)，左侧空一格标识印发机关全称或规范化简称，右侧空一格标识印发日期。如“××省农业厅办公室：：2002年8月9日印发”。印发份数位于印发日期之下，以横线隔开。
2排印格式：公文用纸一般采用国际标准A4型(210毫米×297毫米)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定，但应采用标准纸型。
公文版面分为书写区(版心)与页边区两个区域。页边区包括上下白边和左右白边。书写区尺寸为156毫米×225毫米(不含页码)。公文的书写和排版，一律从左至右横写、横排。一般用3号仿宋字，每面排22行，每行排28个字。
(二)行政公文的语言
1词语特点
首先，公文的语言要求准确严谨。对一般应用文而言，都要求用语准确，而对公文来说，准确严谨显得尤为重要。如果用语不准确严谨，会影响公文制作者意图的表达，甚至会给工作带来不利的影响与损失。因此，对公文的字句必须反复推敲，剔除冗字冗句，防止错字漏字，避免歧义词句，做到语气轻重得当，抑扬褒贬有度。
其次，公文常用一些习惯用语。这些习惯用语体现了公文庄重规范的语体风格。常用的习惯用语有：
开端用语。如根据、按照、遵照、依照、为、为了、关于、鉴于、现将、兹有、兹因、兹定于、现查、近查等。
称谓用语。如本(校)、我(局)、贵(校)、你(局)、该(公司)等。
经办用语。如经、兹经、业经、现经、拟定(拟定于)、责成、现予(转发、公布)、遵照执行、参照执行、依照执行、比照执行、照此办理等。
期请、表态用语。如希、尚希、望、尚望、盼、切盼、请、恳请、拟请、即请、(如无不妥)请批转、照办、同意、不同意、可行、不可行等。
引叙用语。如悉、近悉、欣悉、惊悉、谨悉、前接、近接、现接等。
综述过渡用语。如总之、为此、对此、据此、有鉴于此、为使、综上所述等。
征询用语。如当否、妥否、可否、是否可行、是否同意等。
期复用语。如请批示、请批复、请回复、请函复等。
结尾用语。如特此通知、特此通报、特予通报表彰、特此报告、此复、专此函达等。
再次，公文经常使用规范化的或约定俗成的简缩语。简缩语是在原词组或句式的基础上重新概括与组合，并能体现原意或原句式构成特点的简化紧缩词语。如“中纪委”(中共中央纪律检查委员会)、“武大”(武汉大学)、“三讲”(讲学习、讲政治、讲正气)、“四化(工业现代化、农业现代化、国防现代化、科技现代化)等。简缩语的运用，可以使公文的表达更为方便、简洁。使用简缩语要注意约定俗成和避免歧义。
2使用数字和计量单位的要求
公文中的数字，有的要用汉字书写，有的要用阿拉伯数字书写，对此，《国家行政机关公文处理办法》已有明确的规定。公文中必须使用汉字小写数字的是：成文日期；部分结构层次序数，如一、(一)；在词或词组中作词素的数字，如“八路军”、“五湖四海”、“三令五申”；惯用语、缩略语中的数字，如“五讲四美”、“三个代表”；具有修辞色彩语句中作词素的数字，如“一片冰心在玉壶”，“一身正气，两袖清风”。除上述情况外，公文中的数字，应使用阿拉伯数字，如“年产量100吨”、“1999年8月参加工作”等。
公文中的计量单位必须使用国家法定计量单位，如长度用“米”、“公里”，不能用“尺”、“寸”、“里”；重量用“克”、“千克”、“公斤”，不能用“斤”、“两”等。
三：常用行政公文的写作
(一)公文标题的写作
标题是公文的一个非常重要的组成部分。完整的公文标题主要由发文机关名称、事由和文种三部分组成。如《国务院关于加强国有土地资产管理的通知》，“国务院”是发文机关名称，“加强国有土地资产管理”是事由，“通知”是文种。“关于”是公文标题中常用的介词，它与事由一起组成介词结构，对文种进行限定修饰。
公文标题的写作要求主要有三点：
1发文机关的名称应写全称或规范化简称。
2事由必须准确简要。“事由”是对公文主要内容的简明概括，公文的标题写得好与不好，事由的写作是关键。
首先，事由要概括准确，否则，会造成歧义或错误。如《××县公安局关于偷猎国家珍稀野生动物的通告》，这个标题由于不恰当地省略了“严厉打击”这一重要词组，未能准确地反映公文的主要内容，因而造成原则性错误。应改为《××县公安局关于严厉打击偷猎国家珍稀野生动物违法活动的通告》。再如《××市公安局批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革意见的通知》，这个标题由于“批转”一词使用不当，影响了标题的准确性。应该改为“转发”。因为“批转”是上级机关把下级机关的呈报性公文发到所属各有关单位时所使用的，“转发”则是下级机关把上级机关发来的文件再发到自己所属的下一级机关所使用的。
事由的概括还必须简明扼要，切不可过于冗长繁杂，尤其是批转、转发类公文的标题，更要注意这个问题。如《××县人民政府办公室关于转发××省人民政府办公厅关于转发国务院关于进一步深化棉花流通体制改革的意见的通知的通知》，这个标题叠床架屋，不符合简明的要求。若改为《××县人民政府转发国务院关于进一步深化棉花流通体制改革意见的通知》，就清晰而醒目了。
3文种的选择必须正确规范。《国家行政机关公文处理办法》规定了公文的文种及用途，在选择文种时，应严格按照这一规定执行。比较容易混淆和用错的文种有“请示”、“报告”、“函”等，如《××市地税局关于增设社会保障处的报告》。从事由和全文看，此件反映的内容是请求上级机关批准成立社会保障处，不是报告所适用的范围，应改为“请示”。
另外还要注意一点，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(二)通知正文的写作
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员。通知按其内容和作用可分为五类，即指示性通知、批示性通知、会议通知、知照性通知、任免通知。
指示性通知用于上级机关向下级机关布置工作、作出指示，或本单位领导层对某一具体工作作出安排和提出办理要求。其正文一般包括三个部分：一是缘由部分，说明制发本通知或开展某一工作的原因、依据、目的或意义。二是事项部分，具体说明工作的内容、时间、做法和要求。这部分是全文的重点，要写得条理清楚，中心突出。三是执行要求部分，提出对贯彻本通知的要求。如果执行要求已在事项中写明，这部分可略去。
批示性通知用于印发规章和批转、转发公文。其正文一般包括三个部分：一是说明印发或批转、转发文件的名称，并表明发文意图。如《国务院批转教育部面向21世纪教育振兴行动计划的通知》的开头：“国务院同意教育部《面向21世纪教育振兴行动计划》，现转发给你们，请认真贯彻执行。”二是说明印发、批转或转发该文件的意义。三是对贯彻执行该文件提出具体要求。有些批示性通知不用写后两层内容。
会议通知用于通知有关单位和人员参加会议。其正文一般包括四个部分：一是关于召开会议的说明。包括会议名称、主持单位、召开会议的目的和依据等。二是会议的内容、安排及参加人员的条件。包括会议的主要议题、起止时间、地点、参加人员的人数及条件等。三是会前的准备工作及会后的安排，包括发言材料的准备和打印、会后的参观考察等。四是其他事项，包括会务费、接送、订票、食宿安排等。会议通知的使用频率很高，要注意写得内容完备，简明清晰。大型的会议，其通知内容往往较复杂，在第一部分之后，一般用过渡语“现将有关事项通知如下”领起下文，然后分条列项写出。
知照性通知用于只需要受文者知晓而不要求其办理的事项。如机构变动、单位更名、人事调整、启用或更换印章等。这种通知内容比较简单，一般包括两个部分：一是目的或依据；二是具体内容事项。有的只写第二部分。
任免通知用于任免人员。其正文一般包括两个部分：一是任免缘由。大多写得比较宽泛，如“根据工作需要，经研究决定……”二是具体任免事项。任免事项不止一个的，要分段陈述。对某一人员既有任命又有免职的，应先写任职再写免职。
(三)通报正文的写作：通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报按其内容性质可分为三类：表彰性通报、批评性通报、情况通报。
表彰性通报用于表彰先进集体和好人好事。其正文一般包括四个部分：一是简介表彰对象的先进事迹，要叙述清楚事情的时间、地点、背景、人物、经过、结果和影响等。二是分析评价其主要经验和意义。注意找出特点，实事求是，发掘出带有普遍性的教育意义。三是提出具体表彰决定，如记功、晋级，以及其他物质或精神的奖励等。四是对受表彰者或通报范围内的单位和人员提出希望和要求，如希望前者再接再厉，要求后者向前者学习等。有时这一部分也可以略去不写，全文以“特予以通报表扬”之类的语句结束。
批评性通报用于批评和处理反面典型和事故。其正文一般包括四个部分：一是陈述错误事实，包括犯错误的对象，发生错误的时间、地点、事情经过、结果和影响等。二是分析错误的性质和原因，既要切中要害又要把握分寸。三是提出处理意见和决定。四是提出防范类似问题的办法和要求。
情况通报用于传达重要精神或情况。其正文一般包括三个部分：一是陈述某方面的事实现状及工作情况。二是分析这种情况产生的背景、原因、经验、教训和客观意义。三是根据上述情况提出下一步工作的指导性意见、建议和想法。
表彰性通报和批评性通报，与表彰和处分类的决定有相似之处，但也有明显的区别，主要表现在行文目的和写作内容的侧重点有所不同。通报的行文目的主要是运用正、反典型启发教育人们，以点带面，促进工作。所以在内容上注重讲清事情的原委，阐述分析事情的意义和错误的性质、原因，使人们对这些典型有比较深刻的认识。表彰和批评性的决定也有教育的目的，但侧重点在于对事件对象本身的奖励或处理意见，往往运用一种结论式的写法。
(四)报告正文的写作：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告按其内容性质可分为三类：工作报告、情况报告、答复报告。
报告的正文一般由三部分组成，即报告缘由、报告事项、结语。缘由部分写报告的目的、依据、背景等，然后用“现将有关情况报告如下”等过渡语引出报告事项。报告事项既可按照事情和工作的进程陈述，也可按事物的性质分类叙述。最后写报告的结束语，如“特此报告，请审查”，“以上报告，如无不妥，请批转××××执行”等。
报告的核心部分是报告事项，不同类型的报告，对这部分的写作有不同的要求。
工作报告可分为两种：一种是向上级机关汇报某一时期全面工作情况或某项工作进展情况的报告；另一种是专门向上级机关检查工作中的某种重大错误或失误时写的报告。前一种报告事项应写明工作的做法、进展和取得的成绩及经验，存在的问题和教训，今后的工作思路等。后一种报告要说明所犯错误的事实、原因、影响，造成错误的主要责任者及被处理的情况，或即将处理的意见，最后还要提出改进工作的措施和办法。
情况报告也分为两种：一种是专题向上级机关汇报某一问题或偶发性情况的报告；另一种是向上级机关报送文件材料或物件时说明情况的报告。前一种报告要重点陈述清楚事件的现状、程度、性质和发生的原因，有时也说明处理的经过和意见。后一种报告一般比较简短，只需说明为什么报送这些文件、物件，以及所报送材料的名称就行了。
答复报告用于回答上级机关或某领导人关于某事项的询问。其正文部分只需有针对性地答其所问，说明或解释清楚即可。
(五)请示正文的写作：请示适用于向上级机关请求指示、批准，是一种期复性公文。请示的正文一般包括三个部分：请示缘由、请示事项、结束语。请示缘由部分要简洁、充分地说明请示问题的背景和原因。这一部分是请示事项提出的基础，要突出其重要性、必要性、迫切性。请求事项部分是请示内容的核心，要明确、具体地提出解决问题的意见和要求，注意其可操作性。结束语是请示的惯用语，它明确地提出请上级机关回复的要求，如“特此请示，请批复”，“当否，请指示”，“妥否，请批示”，“可否，请审批”等。
请示与报告都是上行文，但它们是两个完全不同的文种，不能混用或并用。请示与报告的主要区别在于：一是行文目的不同。请示是为解决某一问题而请求上级机关指示或批准，具有明确的请求性、期复性；报告的目的是让上级机关了解下情，沟通上下联系，具有陈述性而不具备请求、期复性。二是内容含量不同。请示必须一文一事；报告可以一文一事，也可以一文数事。三是行文的时间要求不同。请示必须在事前行文；报告在事前、事情进行中、事后行文皆可。
(六)函的正文写作：函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函是一种平行文，这就将它与请示、报告和批复等文种区分开来。函按行文方向分为去函和复函。
去函又称问函，是本单位主动向其他单位发出的函。其正文一般包括三部分：一是发函缘由，即发函的背景、依据、目的等。二是函告事项，即向对方商洽、询问或请求批准的有关事项。三是结语。如“敬请函复”，“请研究函复”，“专此函达，并希见复”等。
复函是本单位对对方来函商洽、询问或请求批准事项的回复。其正文也包括三个部分：一是引述对方来函日期、函件名称或发文字号，如“你局×年×月×日《关于××××的函》收悉”，或“贵校××［2002］×号来函悉”。二是答复对方的函告事项。答复要有针对性，条理清晰，明确具体。三是结语，如“此复”，“专此函复”等。函的结语一般不用书信式的祝颂语。
第三节：常用事务文书
一：事务文书的概念、特点及类别
所谓事务文书是指除公文以外，国家机关、社会团体、企事业单位在日常管理工作事务中所使用的具有某种惯用体式的文书。有些事务文书的文种，个人也可使用，如计划、总结、工作汇报等。
事务文书的特点与行政公文具有许多相近之处，也有不同之点。事务文书同公文一样是进行公务活动和行政管理的重要工具，同样具有鲜明的政治性和很强的政策性，但它的制发者的法定性不及公文那样严格，其效力也不具备公文那样的法定权威性。因此，有些法规性的事务文书，只有作为公文的附件行文，才具有公文那样的法定权威性和效力，如“条例”、“规定”、“办法”等。事务文书不像公文那样必须严格执行国家有关书写和印制格式的规定，办文程序也没有公文那样复杂，但仍要按照长期以来“约定俗成”的惯用体式制作，不能随心所欲撰写。
按照事务文书的内容和性质，一般可将其分为六类：一是计划类文书，如计划、规划、安排、方案等。二是调查总结类文书，如调查报告、总结等。三是规章制度类文书，如章程、条例、规定、办法、细则、规则、制度、公约、守则等。四是报告类文书，如会议报告、工作汇报、开幕词、闭幕词等。五是记录信息类文书，如会议记录、大事记、简报等。六是告白类文书，如声明、启事等。
二：常用事务文书的写作
(一)计划：1、计划的概念、特点及类别
计划是对未来一定时期内的工作、学习、生活等拟定实现目标、方法、措施和步骤的一种文书。计划的应用范围十分广泛，它具有以下基本特点：科学的前瞻性。由于计划都是在事前制定的，因此，必须具有科学的前瞻性，对未来一段时间内各种因素的变化和可能发生的问题，要有周密的考虑和足够的估计，对可能达到的目标作出实事求是的预测。
独特的创新性。计划的内容一定要有自己的特点和新意，要有新目标、新措施、新思路。如果每年的计划都是老套套，那么这个计划就没有制定的必要了。现代社会发展的进程越来越快，竞争日益激烈，不创新就要落伍，就可能被淘汰。只有与时俱进，不断创新，才能永远前进。行动的指导性。计划一经制定，就成为有关单位或个人一段时期内行动的方向和开展工作的依据。计划所制定的目标，鞭策人们为此奋斗；计划所列出的方法和措施，指导人们如何奋斗，因此，可避免工作的盲目性。操作的可行性。计划虽然是人们对未来工作的预测和设想，但绝不是不切实际的幻想或胡思乱想，而是从实际出发，符合客观事物发展规律的预想。计划提出的目标，是通过努力能够实现的，其措施和方法也是切实可行的，否则，这个计划就是一纸空文。
计划是个统称，按照其内容特点还可细分为规划、设想、要点、打算、安排、方案等。规划是带有全局性、长远性和方向性的计划；设想是初步的、粗线条的、不太成熟的计划；要点是对工作的主要方面作出的简明扼要的计划；打算是对近期要做的事情作出的初步的、内容不够全面具体的计划；安排是对近期要做的事情作出的内容比较具体的计划；方案是对某项工作作出的全面、具体、部署周密的计划。写作计划的时候，可根据不同的内容要求选择恰当的种类。如果内容特点不突出，一般用统称“计划”。：：：：
2计划的写作：计划一般由标题、正文、落款和日期这几个部分组成。
(1)标题：计划一般用单行标题，常见的有两种形式：一种是完全式标题。这种标题由制定计划的单位名称、时间、内容和文种四个部分组成。如《××市××局2003年工作计划》、《××大学2002年重点学科建设方案》。另一种是省略式标题。这种标题或省略制定计划单位的名称，或省略计划的时间，或同时省略上述两项，如《2003年生产计划》、《××市公安局扫黄打黑工作方案》、《体育锻炼达标计划》。采用省略式标题的计划，必须在正文或落款里清楚明晰地写明被省略掉的内容。如果是非正式计划，要在标题后面或下方用括号注明“初稿”、“草案”、“讨论稿”、“征求意见稿”等字样。
(2)正文：计划的正文一般包括以下几项内容：①导言(前言)。它简要地说明制定计划的背景、依据、目的和意义。②目标和任务。这部分是计划的核心，它包括两个方面：一是总的目标和任务，这部分写得比较概括。二是各部门、各时段的任务，这部分要分条列项写具体。对于一些短期的或简单的计划来说，这两个方面可合在一起写。③因素分析。这部分是对完成任务的各种有利因素和不利因素的分析，也是对实现计划的可行性的说明和评估。它为下面提出实施计划的措施和步骤奠定了基础。④措施和步骤。这部分是计划的重点，它以第三部分为依据，是第二部分内容落实的保障。这部分要说明完成任务的具体措施、行动步骤和完成的时间。为了眉目清楚，一般采用以序数词列项或用小标题的形式书写。
计划正文的这四个部分是有着内在的联系的，不管计划的外在结构形式如何变化，如写三个小标题，或写五个小标题，但这四项内容一般都会分布于其中，只不过有详有略罢了。当然，对于一些非常简单的计划而言，也可以略去第一项和第三项，但目标任务和措施、步骤是任何一份计划都必不可少的。有的计划在正文的最后还提出执行计划时应注意的事项，或提出希望与号召以收束全文。
(3)落款和日期：在正文的右下方注明制定计划的单位名称或个人姓名，并在署名的下方写明制定计划的年、月、日。如果在计划标题中已标明单位名称，可省略署名。
(二)总结：1、总结的概念、特点及类别
总结是对前一阶段的工作、学习等实践活动进行系统的回顾、分析、研究，从中找出经验、教训和对事物规律性的认识的一种文书。
总结具有以下特点：回顾性。计划是在事前形成的，是对未来的构想；而总结是在事后形成的，是对已然事实的检查分析，是对计划实行情况的回顾。任何总结都是建立在回顾的基础上，回顾本单位或本人在一定时期内做了些什么，是怎么做的，做得怎么样。没有回顾，就没有总结。真实性。总结必须实事求是地反映作者自身的实践活动和客观事物的本来面貌，这样才能达到总结的目的，即积累经验，提高认识，改进工作。如果为了显示所谓“政绩”而浮夸虚构，编造事实，则违背了总结的根本宗旨，是完全不可取的。
规律性。人们总结过去，是为了指导今后的工作。因此，写总结必须对所做过的工作进行认真的分析研究，找出成功的经验和失败的教训，由感性认识上升到理性认识，从而进一步掌握事物发展的规律，以利将来制定出更为切实可行的方针、政策、办法和措施。如果只是罗列一些现象，叙述一通过程，没有找出规律性的东西，那就失去了总结的意义。
总结按不同的标准可以划分为不同的种类，若按内容含量分，可分为综合性总结和专题性总结。综合性总结是对一定时期内的工作进行全面的回顾、分析和评价的总结，一般内容多，涉及面广，能够反映这一时期工作的全貌。专题性总结是对一定时期内某一专项工作或某一方面的情况所进行的专门性的总结，其内容集中，针对性强，具有较强的典型意义。
2总结的写作：总结一般由标题、正文、署名和日期这几个部分组成。
(1)标题：总结的标题，从形式上看，有单层标题和双层标题；从内容上看，有平铺直叙式标题和突出特点式标题。单层标题只有一行，简洁明了。双层标题由正标题和副标题组成，正标题概括总结的内容或基本观点，副标题标明单位名称、时间期限、总结种类等，如《开展多种培训，提高职工素质——××电业局2002年教育工作总结》。平铺直叙式标题类似于公文标题，表达平实质朴，简要明晰。这类标题又分为完全式和省略式。完全式标题由总结单位名称、时间期限、总结内容和文种四部分组成，如《××大学2002年教学工作总结》。省略式标题可视情况省略单位名称或时间期限，或同时省去上述两项，如《2002年教学工作总结》、《工作总结》。突出特点式标题类似于新闻报道的标题，要求新鲜醒目，突出总结内容的特点。这种标题多用于经验性总结，如《引进竞争机制，增强企业活力——××商场2001年人事工作总结》、《推行目标成本管理，提高经济效益》。
(2)正文：总结的正文由前言、主体和结尾三部分组成。
前言部分主要是概述工作的基本情况、成效、背景，或总结的指导思想和目的，给人一个总体印象。主体部分是总结的核心。主体的内容主要阐述工作的做法、成绩和收获，并对上述情况进行分析研究，概括出规律性的东西，也就是经验、体会和认识，同时还要找出存在的问题和教训。
主体的结构方式主要有三种：一是横式结构，即按事物内部的逻辑关系组织材料。二是纵式结构，即按事物发展的先后顺序安排材料。三是纵横式结构，即在按时间顺序写作的时候，又注意每一时间段所发生的事情之间的内在逻辑关系，并将这种逻辑联系展示出来，以加深文章的深度。
主体的表现形式常见的有三种：一是小标题式，即将总结的内容归纳为几部分，每部分前面冠以小标题。二是条目式，即将总结的内容按时间关系或逻辑关系逐条排列，并以序码标示。三是全文贯通式，即不用序号或小标题，只是用分段来显示文章的层次，全文贯通，结构紧凑。这种形式常用于内容比较单一的总结。
结尾部分一般归纳全文，提出今后的努力方向；或分析形势，展望前景，表明决心。经验性总结往往不写这一部分。
(3)署名和日期
在正文的右下方标识总结作者的全称或规范化简称，在署名的下方标识总结的成文日期。这两项也可标识于标题的正下方，但一般不同时置于标题之下。完全式标题的总结，可省略署名。
(三)调查报告：1、调查报告的概念、特点及类别
调查报告是对事物或问题进行调查研究后所形成的揭示其本质特征和规律性的书面报告。
调查报告是一种叙述与议论紧密结合的应用文，它主要有以下特点：
以调查为前提。调查报告与其他事务文书的一个很大的区别，就是作者在写作之前必须经历调查这一阶段。调查所得到的材料，是调查报告产生的事实基础；通过这些材料分析归纳出来的观点，是调查报告的灵魂。因此，没有周密的调查，就没有调查报告。只有注重调查，通过恰当的调查方式和手段获得大量的材料，才有可能写出好的调查报告。
讲时效、切实际。写作调查报告的目的，在于反映现实生活中的新情况、新经验、新问题，以期引起有关单位和社会的注意，从而达到传播经验、鞭挞丑恶、纠正偏颇的效果。所以，调查报告所写的内容必须紧密联系实际，关注党和政府的方针政策实施的情况，及时回答人民群众关心的问题。从某种意义上说，调查报告的时效性和联系实际的紧密程度，是衡量其价值大小的重要标准之一。
重事实、说真话。调查报告的写作目的决定了它对其真实性的严格要求。调查报告的作者决不能带着事先定好的框框去写作，而必须以事实为依据，准确无误地反映调查对象的真实情况，不能掺杂丝毫的想象成分，更不能歪曲事实。可以说，重事实、说真话是调查报告的生命，如果失去了真实性，调查报告也就失去了存在的意义和价值。
重评析、显本质。调查报告的大部分篇幅是叙述事实、说明情况，但它决不是现象的罗列和材料的堆砌，它必须对调查得来的事实材料进行系统、科学的分析，去粗取精，去伪存真，由表及里，以精当的评析揭示事物的本质和客观规律，这样才能充分发挥调查报告的社会作用。调查报告按不同的标准有不同的分类，若按内容含量分，可分为专题调查报告和综合调查报告。专题调查报告是围绕调查对象的某个方面进行专门调查研究后所写的报告，如《关于××市中、小学收费情况的调查》。综合调查报告是对调查对象进行多方面的广泛调查研究后，全面、综合反映情况和问题的报告，如《××乡现状调查》。
2调查报告的写作：调查报告一般由标题、署名、正文、成文日期等几个部分组成。：：：(1)标题：调查报告的标题，从形式上看有单层标题和双层标题；从内容上看，有公文式标题和一般文章式标题。双层标题的正标题一般揭示主旨或说明调查内容，副标题则补充说明调查对象、范围、内容和文种，如《切实加强领导，竭诚服务企业——××地区乡镇企业快速发展的原因调查》。公文式标题由介词“关于”、调查对象、调查内容和文种组成，如《关于××市化肥价格快速上涨问题的调查报告》。一般文章式标题大多直接揭示文章的主要内容或主旨，也可用设问的形式表明调查的范围、内容，如《乐山城市燃气业存在的问题及对策》、《彩电价格战缘何硝烟又起》。
(2)署名：在标题的正下方标明作者的名称。
(3)正文：正文由前言、主体和结尾三部分组成。
前言的写法一般可分为两大类：一是介绍与“调查”情况有关的内容，如调查目的、依据、时间、对象、范围、背景、内容、方法、结果等。二是交代与“报告”观点有关的内容，如报告的结论、写该报告的意义等。
主体是调查报告的主干部分，主要写两方面的内容：一是调查对象的客观情况，也就是对调查事实的叙述，包括事情的起因、发展经过、最后结果、具体做法、取得的成绩、存在的问题等。二是调查后产生的观点，这是对事实材料进行分析研究的结果，包括对事情本质的认识、概括出的经验和教训、解决问题的意见或建议等。主体的结构方式和表现形式与总结基本相同。
结尾是调查报告正文的收束部分，或概括全文，深化主题；或展望前景，激励斗志；或提出问题，引人深思。但并不是每一份调查报告都要写专门的结尾段，许多调查报告主体部分写完即自然结束。：：：
(4)成文日期：在正文的右下方标识成文日期。
第四节：社交礼仪文书
一：社交礼仪文书的概念及特点：社交礼仪文书是指国家、单位、团体或个人用于相互交往、沟通感情、表示礼节的具有较固定格式的文书。
社交礼仪文书在现代社会生活中使用相当广泛。它主要具有以下特点：
交际性。社交礼仪文书是应人们的社交礼仪活动之需要而产生的，是人们进行社交礼仪活动的重要工具。礼仪是人们在长期相互交往中形成的、共同遵守的行为规范和仪式，它要求人们自重并尊重他人。因此，写社交礼仪文书必须懂得相关的社交礼仪规范，根据不同的对象和场合遣词造句，把握分寸，用语得体，这样才能达到交际的目的。
情感性。一般应用文表达平实质朴，不要求以情感人。但社交礼仪文书却带有较多的情感性，有些文种的感情色彩还相当强，如哀祭文、祝颂文。社交礼仪文书的情感性源于社交礼仪的本质和目的，即敬重他人，并以尊重对方、理解对方的言行与之交往，求得感情的沟通。所以，在社交礼仪文书中，要注意恰当地表达感情，或喜或悲，或直接或委婉，或优雅或朴实，都要依据具体对象和场合酌定。
民族性。社交礼仪是以民族文化为背景的，每个民族都有自己传统的礼仪规范，这种传统渗透到社交礼仪文书中，就形成其民族性的特色。它主要体现在文种类别、结构形态、称谓、习惯用语等方面。虽然现代应用文的使用日趋国际化、标准化，有些在国际交往中使用的礼仪文书必须按国际惯例写作，但是社交礼仪的民族性并不会因此而消失，社交礼仪文书的传统性、民族性也会长存。在写作社交礼仪文书的时候，要充分考虑民族心理和民族风格。
二：常用社交礼仪文书的写作
(一)请柬：请柬是单位、团体或个人邀请有关单位、团体或个人参加某项活动时所使用的一种文体。“柬”通“简”。简是战国至魏晋时代的书写材料，也是信札、名帖等的统称。请柬具有一般通知的作用，但它的礼貌性和礼节性是通知所不具备的。请柬不仅仅是通知对方参加活动，更重要的是表示对被邀请人的尊敬和邀请者的郑重态度。请柬具有邀请之意，但它又与邀请书有别。请柬的内容单一简洁，只要说明活动的时间、地点和内容即可。邀请书的内容则更为丰富，如可说明邀请的理由、背景、目的或要求等。二者在形式上也有所不同，邀请书采用信函的形式。
请柬主要由标题、称谓、正文、署名和日期、附言等几部分组成。
1标题：请柬的印制形式分为折合式、单页双面式和单面式。前两种形式的请柬将标题“请柬”或“请帖”标示于封面或请柬的正面，一般还要做一些艺术加工，使其美观大方。后一种形式的请柬在文面的第一行居中写标题，字体要明显大于正文。
2称谓：称谓是对被邀请人的称呼，应顶格书写。如被邀请者是夫妇二人，其姓名应并排写。若是装入封套的请柬，封套上已写明被邀请人，亦可省略称谓。
3正文：称谓下一行空两格写正文。正文包括举行活动的时间、地点、内容、其他有关事宜和结束语。结束语又称为邀请语，如“恭候光临”、“敬请届时光临”、“恭候光临指教”等。有的写在正文的末尾，有的单独分作两行写，但不用标点。
4署名和日期：在正文的右下方写明邀请者的名称或姓名，在署名的下方标明发出请柬的年、月、日。邀请者若是夫妇二人，其姓名应并排写；若是单位，要加盖公章。
5附言：有些单位、团体因举办活动而发出的请柬，需对参加活动的有关事项作补充说明的，可用附言的形式写在署名的左下方，如“凭柬入场”、“每柬一人”、“联系人：×××”、“××展馆地址：××路××号”等。
［例文］请：：柬×××先生：
兹定于2002年9月9日上午10点30分在银华饭店举行现代厨房家用电器展销会开幕典礼。
恭请光临
山海电器有限公司敬约2002年8月30日
(二)祝词：祝词也可写为祝辞。它是对人或事表示良好祝愿的言辞、文章或诗词。祝词和贺词(贺信、贺电)在某些场合可以通用，但二者仍有所不同。祝词一般是对即将发生之事表示良好的希望和祝愿，贺词则是对已然之事表示道喜和庆贺。
祝词根据其对象的不同可分为四大类：祝寿词、祝酒词、节日祝词、事业祝词。祝词的写作格式与一般书信相似，只是在首行要写上标题“祝词”、“祝寿词”、“在××大会上的祝词”等。祝词的内容应根据被祝愿对象和事情的不同而采用不同的写法。
1祝寿词：按照我国的传统习俗，祝寿的对象一般为老者。祝寿词的内容一般应包括：对祝寿对象表示祝贺的祝贺语；对其品德、业绩和贡献的赞颂；向其学习的决心；对其未来表示美好祝愿的吉祥语。
2祝酒词：祝酒词是在聚会或宴会上，以酒助兴、借酒言事、表示某种观点和祝颂之意的言辞。祝酒词的内容一般为：说明主办者、致词者的身份和聚会、宴会的性质和意义；对来宾表示欢迎和感谢。单位、团体和外交宴请祝酒词往往还要借此机会简要阐明某些观点。最后，以“为××××干杯”结束。
3节日祝词：节日祝词是在节日来临之际向有关人士、单位或团体表示祝贺的言辞或文章。其内容一般包括：点明何种节日向何人表示祝贺；回顾往事，赞颂成就或友谊；最后表示良好的祝愿。以诗词作节日祝词的，一般用于个人，其内容和形式更为灵活。
4事业祝词：事业祝词是在与工作和事业有关的重大活动和会议上，向对方表示祝贺和祝愿的言辞和文章。其内容一般包括：祝贺的原因或背景；向对方的某事表示祝贺的祝贺语；赞颂对方的工作及所取得的成就，并评价其意义；最后给对方以鼓励或良好的祝愿。：：：：例文］ 祝：酒：词女士们、先生们：
晚上好!
武汉国际××展览会今天开幕了。我谨代表××××，对各位朋友的光临，表示热烈的欢迎!
武汉国际××展览会自上午开幕以来，引起了业内外人士的广泛关注。这次展览会为来自海内外的科技人员提供了经济技术交流的好机会。我相信，展览会在推动这一领域的技术进步及经贸合作方面将起到积极的作用。
我很高兴今晚我们有机会在这里欢聚一堂。我希望中外同行广交朋友，寻求合作，共同度过一个愉快的夜晚。
最后，请大家举杯，
为武汉国际××展览会的圆满成功，
为朋友们的健康，
干杯!
(三)贺信：贺信又称祝贺信，是对受贺者的喜庆之事表示祝贺的一种礼仪文书。贺信一般篇幅不长，语言精练，用词典雅，感情充沛，热情洋溢。
贺信的写作格式与普通书信相似，只是在首行正中要写上标题“贺信”。贺信的正文一般包括以下内容：说明对何事表示祝贺；赞颂和评价对方的工作及所取得的成就；展望其美好的前景或提出更高的要求；最后以祝愿语结束。〖HJ〗
［例文］ 贺：：信新华社贵州分社：
欣闻新华社建社70周年，我们谨向贵社表示热烈的祝贺!
新华社成立以来，积极传播马列主义真理，热情讴歌人民群众的伟大实践，忠实记录中国革命、建设、改革的历史进程和世界的风云变幻，为树立中国的良好的形象，推动世界和平与发展作出了重要贡献。新华社贵州分社作为新华社的派出机构，充分发挥了“消息汇总”的优势，大力宣传党和国家的路线方针政策，介绍省外社会经济发展动态。贵社全体干部职工敢于创新，积极深入实际，深入基层，及时、全面、准确地报道贵州的社会经济发展情况，为宣传贵州、宣传铜仁作出了积极的贡献。
愿贵社在新世纪里事业更加兴旺发达，为富民兴黔事业作出更大的贡献!
中共铜仁地委
铜仁地区行署
2001年11月6日
(四)自荐信：自荐信是求学或求职的人向对方介绍推荐自己，并明确表达希望被录取的愿望的一种专用书信。自荐信要求实事求是、内容单一、中心突出、态度诚挚、语言中肯，既能充分展示自我，又不显得过于张扬；既彬彬有礼，又不失之卑谦，使对方对本人的学识、能力和特长有较为清晰的了解，并乐意接受自己。
自荐信的格式与一般书信大致相同。其正文部分的内容主要有：基本情况简介，包括姓名、性别、年龄、民族、籍贯、学历、所学专业等；优势和特长的说明，包括有哪些方面的实践经验、有何成果、曾获得何种奖励、会何种外语及程度如何等；最后表明递交自荐信的目的和愿望。在信的末尾要注明自荐人的联系方式。
［例文］ 自：荐：信尊敬的主编先生：
您好!
感谢您在百忙之中抽空审阅我的自荐信。
我叫李齐，男，汉族，1979年10月生，共青团员，××省××市人，××大学哲学系社会学专业2002届本科毕业生。
大学四年，我坚持德、智、体全面发展，圆满地完成了学业。
学习期间，各科成绩优良。主修的课程有：辩证唯物主义、高等数学、逻辑学、中国革命史、思想修养、社会学、军事科学、哲学原理、现代管理学、自然科学概论、科学社会学、西方社会学理论、中国社会思想史、马克思主义社会学原著、中国社会主义建设、西方社会思想史、社会学方法论、西方哲学思潮评析。英语通过国家四级(CET—4)。选修的课程有：国际贸易、中国传统文化、发展社会学、文化学概论、计算机原理与算法语言、发展经济学、城市社会学、人口社会学、脑科学、大众传播学、区域经济、犯罪心理学、现代西方哲学、现代新闻学、外国法制史、西方文化心理、大学语文等，形成了较为完善的知识结构和较为扎实的理论功底。
有较强的社会实践和科研能力。曾任学校《鹿鸣》杂志编辑。参加过国家重点科研项目“农民离土问题”调查、“社会化背景和现代化观念”调查。毕业实习过程中撰写的《科技扶贫结硕果》等两篇新闻在《××日报》上发表，论文《村组织现状及对策研究》被选入学校毕业生优秀论文集。2000年被评为学校暑期社会实践先进个人。
有较强的宣传活动能力。曾担任系学生会宣传部长、××大学社会学学会理事、宣传部长。工作认真负责，讲求效率。主办过系《工作简报》。运用橱窗、板报、墙报等多种宣传形式开展宣传活动。任职期间，系学生会宣传部被评为“校优秀宣传单位”。
有较强的书法、绘画功底。曾获校“足球潮”艺展二等奖、校金秋节版画大赛一等奖。在××大学《大学生学刊》上发表过书法作品。
为人正直、性格开朗、乐于助人、遵纪守法；爱好写作、体育、集邮等；有吃苦耐劳的精神和强健的体魄，体育达标四年均为良好。2002年被评为校级“三好学生”，并获人民奖学金。
我热爱新闻宣传工作，并具有这方面的能力。恳切希望能成为贵报社的一名新兵。如能获此机会，我将不负厚望，竭忠尽智，努力工作。
此致敬礼
李齐
××××年×月×日联系方式：电话：：：：：：呼机：
第五节：合同
一：合同的概念与特点：合同又称为协议、契约、合约，是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同是当事人必须履行的具有法律约束力的文书，它对于保证当事人各自的合法权益的实现，维护正常的经济运转，稳定社会秩序，具有重要的作用。
合同具有以下特点：内容必须符合法律法规。《中华人民共和国合同法》(以下简称《合同法》)规定：“当事人订立、履行合同，应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。”任何单位和个人，都不得利用合同进行违法的活动，如贩卖人口、盗卖文物等。如果订立此类合同，即为非法合同，不仅无效，而且当事人还要承担由此产生的法律责任。 条款必须平等协商。订立合同的双方或多方，其法律地位都是平等的，没有高低贵贱之分，任何一方都不得将自己的意志强加于人。用胁迫或欺诈的手段订立的合同是无效的。在订立合同的过程中，当事人应本着平等互利的原则，经过友好谈判，达到协商一致，所有条款必须双方或多方共同认可。 语言必须准确、简练、严谨。合同的性质决定了它对语言的要求首先必须是准确的，决不能含糊不清或模棱两可。其次，语言还必须是简练的，应尽量删除冗字冗句，使表述干净利落，决不拖泥带水。最后还应特别强调其语言的严谨性，在订合同的过程中稍有不慎，发生文字或标点的错漏，就可能带来意想不到的麻烦，有时甚至“差之毫厘，失之千里”，造成很大的损失。所以，对合同的字句必须千锤百炼，反复推敲。 书写应按照有关规定或约定俗成的格式。合同具有法律的效用，应采用书面的形式，以便日后作为凭证。合同虽然还没有统一的法定书面格式，但国家有关部门已颁布了一些示范文本，这些文本内容周全，条理清晰。为避免因合同的疏漏不全而形成纠纷或造成损失，一般应按照或参照示范文本格式来拟订合同。某些行业如无示范文本，或个人之间比较简单的买卖、租借等事项，可根据长期以来约定俗成的格式书写。
二：常用合同的写作：合同有三种书写形式：一是条款式，二是表格式，三是条款与表格结合式。其内容一般包括以下项目：
1标题：合同的标题表明合同的内容和性质，常见的写法有四种：一是以《合同法》列举的15种合同的名称作标题，如《租赁合同》、《承揽合同》等。二是在合同种类前面加上内容范围的限定词或词组作标题，如《图书赠与合同》、《房屋买卖合同》。三是在合同种类前面加上合同的有效期限作标题，如《2003年供暖合同》。四是在合同种类前面加上当事人名称作标题，如《〖SX(B〗××贸易公司×××皮鞋厂〖SX)〗买卖合同》。也可将以上方法结合起来写，如《〖SX(B〗湖北省××厅××供暖中心〖SX)〗2003年供暖合同》。
2立合同者名称：即订立合同的双方或多方当事人的名称，应写全称。
3订立合同的缘由及经过：简要表明当事人是出于自愿，对合同内容一致认可、愿共同遵守等意思。表格式合同也可略去此项。
4主要条款：这是合同内容的核心部分。不同的合同，其条款内容也有所不同。《合同法》规定的主要条款有： (1)标的：标的是当事人权利和义务指向的对象，如购销合同中的货物，借款合同中的货币等。(2)数量和质量：标的的数量是衡量标的的指标，用以表明当事人权利义务的大小，它包括计量单位和数目，有的商品应规定合理的磅差、正副尾数等。标的的质量是产品内在质的要求和外表形态的统一，即产品或劳务的优劣程度，也直接影响到当事人的权利和义务。产品的质量标准一般应执行国家质量标准或行业质量标准。有些产品尚无统一的质量标准，则由当事人议定。有时还要规定检验的方法和地点。
(3)价款或酬金：价款或酬金是指取得合同标的的一方向对方支付的代价，以货币来表示。在以货物为标的的合同中，这种代价称之为“价款”；在以劳务为标的的合同中，这种代价称之为“酬金”。合同中须写明使用的币种、标的的单价和总价、计算标准等。
(4)履行的期限、地点和方式：履行的期限是指当事人履行各自义务的时间界限。履行的地点是指交货或完成劳务的地方。履行的方式是指当事人各自以怎样的方式来履行合同规定的义务，包括履约是一次还是分几次完成，是必须当事人亲自完成还是允许他人代为完成，还有具体的交货方式、运输方式、结算方式、付款方式等。
(5)违约责任：当事人不履行合同或不适当履行合同，都属于违约，要依法承担经济责任和法律责任。合同中应明确规定在出现违约情况时，违约方应受到何种经济制裁或承担何种法律责任。以此来督促当事人履行合同义务，保护当事人的正当权益。
5其他必备条款：除上述主要条款外，还必须补充或说明的内容为其他必备条款。如解决争议的途径和方法，合同的有效期、份数及保存方式，合同未尽事宜的处理办法等。
6附件：有的合同有附件。附件包括有关表格、图纸、资料等，用以补充说明正文。附件放在正文之后，并应在正文后面写明附件名称及份数。
7结尾：合同的结尾包括签署、订立合同日期及地点。签署指合同当事人的签字盖章。如有鉴(公)证机关、中介人、证明人、委托代理人或担保人，均须签字盖章。此外，还应写明当事人的单位名称、法定代表人姓名、地址、电话、电传、邮编、开户银行、账号等。订立合同的年、月、日要写全。订立合同的地点涉及到合同纠纷的诉讼地点，所以，在重要合同里应注明。
三：常用合同举例
(一)借款合同：借款合同是借款人向贷款人借款，到期返还借款并支付利息的合同。其种类有工业借款合同、农业借款合同、商业借款合同、基本建设借款合同、公民购买住房借款合同等。公民间或公民向所服务的单位借钱，一般不是经营性的，往往以借据或抵押贷款契约为凭。
［例文］ 借款合同〖HTF〗合同编号：
贷款方：
借款方：
保证方：(借款合同中是否有保证方，应视借款方是否具有银行规定的一定比例的自有资金和适销适用的物资、财产，或者根据借贷一方或双方是否提出担保要求来确定。)
借款方为进行 生产(或经营活动)，向贷款方申请借款，并聘请作为保证人，贷款方业已审查批准，经三方(或双方)协商，特订立本合同，以便共同遵守。
第一条：贷款种类。
第二条：借款用途。
第三条：借款金额：人民币(大写) 元整。
第四条：借款利率：借款利息为月息〖CD#2〗‰，利随本清，如遇国家调整利率，按新规定计算。
第五条：借款和还款期限
1借款时间共 ，自 年 月 日起，至年 月 日止。借款分期如下：
贷款期限贷款时间贷款金额第一期：：年：月底前：：：：元第二期：：年：月底前：：：：元第三期：：年：月底前：：：：元
2还款分期如下：
归还期限还款时间还款金额还款时的利率第一期：：年：月底前：：：：元。第二期：：年：月底前：：：：元。第三期：：年：月底前：：：：元
第六条：还款资金来源及还款方式
1还款资金来源：2还款方式：
第七条：保证条款
1借款方用 做抵押，到期不能归还贷款方的贷款，贷款方有权处理抵押品。借款方到期如数归还贷款的，抵押权消亡。
2借款方必须按照借款合同规定的用途使用借款，不得挪作他用，不得用借款进行违法活动。
3借款方必须按合同规定的期限还本付息。
4借款方有义务接受贷款方的检查、监督贷款的使用情况，了解借款方的计划执行、经营管理、财务活动、物资库存等情况。借款方应提供有关的计划、统计、财务会计报表及资料。
5需要有保证人担保时，保证人履行连带责任后，有向借款方追偿的权利，借款方有义务对保证人进行偿还。
6由于经营管理不善而关闭、破产，确实无法履行合同的，在处理财产时，除了按国家规定用于人员工资和必要的维护费用外，应优先偿还贷款。由于上级主管部门决定关、停、并、转或撤销工程建设等措施，或者由于不可抗力的意外事故致使合同无法履行时，经向贷款方申请，可以变更或解除合同，并免除承担违约责任。
第八条：违约责任
(一)借款方的违约责任
1借款方不按合同规定的用途使用借款，贷款方有权收回部分或全部贷款，对违约使用的部分，按银行规定的利率加收罚息。情节严重的，在一定时期内，银行可以停止发放新贷款。
2借款方如逾期不还借款，贷款方有权追回借款，并按银行规定加收罚息。借款方提前还款的，应按规定减收利息。
3借款方使用借款造成损失浪费或利用借款合同进行违法活动的，贷款方应追回贷款本息，有关单位对直接责任人应追究行政和经济责任。情节严重的，应由司法机关追究刑事责任。
(二)贷款方的违约责任
1贷款方未按期提供贷款，应按违约数额和延期天数，付给借款方违约金。违约金数额的计算应与加收借款方的罚息计算相同。
2银行、信用合作社的工作人员，因失职行为造成贷款损失浪费或利用借款合同进行违法活动的，应追究行政和经济责任。情节严重的，应由司法机关追究刑事责任。
第九条：合同争议的解决方式
本合同在履行过程中发生的争议，由双方当事人协商解决；协商不成的，按下列第种方式解决：
1提交仲裁委员会仲裁；
2依法向人民法院起诉。
第十条：其他
本合同非因法律规定允许变更或解除合同的情况发生，任何一方当事人不得擅自变更或解除合同。当事人一方依照法律规定要求变更或解除本借款合同时，应及时采用书面形式通知其他当事人，并达成书面协议。本合同变更或解除之后，借款方已占用的借款和应付的利息，仍应按本合同的规定偿付。
本合同如有未尽事宜，须经合同各方当事人共同协商，作出补充规定，补充规定与本合同具有同等效力。
本合同正本一式三份，贷款方、借款方、保证方各执一份；合同副本一式，报送有关单位(如经公证或鉴证，应送公证或鉴证机关)各留存一份。
贷款方(公章)：
代表人(签章)：
地址：
电话号码：
借款方(公章)：
代表人(签章)：
地址：开户银行：
账号：电话号码：
保证方(公章)：代表人(签章)：
地址：
开户银行：
账号：电话号码：
签约日期：签约地点：抵押借款契约
借款人：×××(以下简称甲方)
贷款人：×××(以下简称乙方)
经双方协商，订立以下条款：
一、乙方贷与甲方人民币×××××元，利率月息×%。
二、甲方将位于××市××街××号房屋1栋作为抵押，以担保前项债务。
三、抵押期限为×年，即自××××年×月×日起，至××××年×月×日止。
四、甲方如届期不清偿债务，乙方可依法拍卖抵押物抵偿债务。
五、本约生效后×天内办理抵押权设定登记。
六、本约经双方签字后生效。
债权人：×××(印)
债务人：×××(印)
年：月：日
(二)房屋租赁合同：房屋租赁合同是房屋的所有人或代理人将房屋租赁给承租方使用，承租方支付租金的合同。房屋租赁属于财产租赁合同的范围。房屋租赁期限最长不得超过20年，若超过20年，超过部分无效。
［例文］ 住房租赁合同
出租方：×××(以下简称甲方)
承租方：×××(以下简称乙方)
经双方协商，就房屋租赁事宜达成以下协议：
一、乙方租用甲方坐落于××市××路×号×楼×室×厅住房一套，建筑面积为××平方米。租用期×年，自本协议生效之日开始计算。
二、房屋租金共计人民币××××元，分×次交清。(××××年×月交付×%，××××年×月交付×%，××××年×月交付×%)。
三、在本合同生效之日，乙方向甲方交纳押金××××元。退租之日，押金如数退还乙方。如有亏欠房租及损坏房屋设备等情况，即在押金内扣算。
四、本合同有效期内，房屋因非人为损坏以致影响居住时，由甲方负责维修。房屋的物业管理、卫生、水、暖、电、煤气及其他有关费用均由乙方承担。
五、本合同有效期内，乙方可对住房予以装修，但不得破坏原结构。退租时须照原式归还。
六、乙方所租房屋只能用于居住，不得作为其他用途。
七、本合同生效后，如乙方违约，乙方已缴租金及押金不退；如甲方违约，甲方向乙方退还全部租金及押金，并一次性支付违约罚金人民币××××元(自违约之日起10天内付清)。
八、本合同一式两份，双方各执一份。
九、本合同经双方签字后生效。未尽事宜由双方另行商定。
甲方：×××
身份证号：××××××××××
乙方：×××
身份证号：××××××××××
年：月：日
(三)合伙企业经营合同：合伙企业经营合同是指两个或两个以上的公民为共同经营合伙企业，就出资数额、盈余分配、管理分工、债务承担、入伙、退伙、合伙终止等事项签订的书面协议。
［例文］技术开发合同
合同登记编号：
项目名称：
委托方(甲方)：：：：：：：：：：(公章)
研究开发方(乙方)：：：：：：：：(公章)
合同〖JB(〗签订日期：：：：：年：月：日履行日期：：：：：年：月：日至：年：月：日〖JB)〗：：：：〖JB(〗国家科学技术委员会国家工商行政管理局监制
依据《中华人民共和国合同法》的规定，合同当事人就本合同书封面所填项目(该项目属：：：：计划*)协商一致，签订本合同。
一、*标的技术内容、形式和要求：
二、*研究开发计划：
三、研究开发经费的支付和结算方式：
研究开发经费：：：：：：：元
其中：：：技术交易额：：：元
支付方式：一次支付：：：：：元，：：时间：分期支付：：：：：元，：：时间：：：：：：：：：：元，：：时间：
按利润：：：：：：%提成，期限：
按销售额：：：：：%提成，期限：
其他方式：
结算方式：采取：：：方式结算。(1包干；2实报实销)
四、利用研究开发经费购置的设备、器材、资料的财产权属：
五、履行期限、地点和方式：
本合同自：：年：月：日至：：年：月：日，在：：：(地点)履行，以：：：：方式履行。(1委托开发；2合作开发)
六、*技术情报和资料的保密：
七、风险责任的承担：
在履行本合同的过程中，确因在现有水平和条件下难以克服的技术困难，导致研究开发部分或全部失败所造成的损失，风险责任由：：：承担(1乙方；2双方；3双方另行商定)。
或经约定，风险责任甲方承担：：%乙方承担：：
八、技术成果的归属和分享：
研究开发所完成的技术成果(专利申请权)属于：：：方所有，技术成果转让权归：方所有，所获得利益由：：：方分享。
九、验收的标准和方式：
研究开发所完成的技术成果，达到了第一款所列技术指标，按标准，采用：：：方式验收，由：：：方出具技术项目验收证明。
十、违约金或者损失赔偿额的计算方法：
违反本合同约定，按技术合同法第二十九、三十一条和技术合同法实施条例第四十二、四十三条规定承担违约责任，违约方赔偿履约方：：：损失。(损失赔偿额的计算方法，按技术合同法实施条例第二十二条规定计算)
十一、技术协作和技术指导的内容：
十二、争议的解决办法：
在合同履行过程中发生争议，当事人可以通过协商解决，也可以请求有关部门和机构进行调解。
当事人不愿协商、调解解决技术合同争议或者协商、调解不成的，经双方商定，采用办法：：解决(1仲裁；2诉讼)
十三、名词和术语的解释：
十四、其他：(含上述条款未尽事宜、中介方的权利和义务及服务费支付方式)
注：本合同书标*号的条款按填写说明填写。
填写说明
一、技术开发合同是指当事人之间就新技术、新产品、新工艺和新材料及其系统的研究开发所订立的合同。
技术开发合同包括委托开发合同和合作开发合同。
二、标的技术的内容、形式和要求：
指开发项目应达到的技术经济指标、开发目的、使用范围及效益情况。提交开发成果可采取下列形式，并写明数量。
1产品设计、工艺规程、材料配方和其他图纸报告等技术文件；
2磁盘、磁带、计算机软件；
3动物或植物新品种、微生物菌种；
4样品、样机；
5成套技术设备。
三、研究开发计划：
指双方实施开发项目的阶段进度，各个阶段要解决的技术问题，达到的目标和完成的期限。
四、技术情报和资料的保密：
指各方承担技术情报和资料的保密义务的内容、期限和泄漏技术秘密应承担的责任。
五、委托代理人签订本合同书时，应出具委托证书。
六、本合同书中，凡是当事人约定认为无需填定的条款，可在该条款填写的空白处画“/ ”表示。
七、计划内项目应填写中央部委、自治区、直辖市、计划单列市、地、市、县级计划；计划外项目此栏画“/ ”表示。
八、履行日期超过保密期限的，需另行签订保密协议。
委托方(甲方)法定代表人(委托代理人)(签章)联系人(签章)通讯地址省(自治区)：：市：：区：：县电话：电挂开户银行账号：邮政编码研究开发方(乙方) 法定代表人(委托代理人) (签章)联系人(签章)通讯地址省(自治区)：：市：：区：：县电话：电挂开户银行账号：邮政编码续表中介方 单位名称 (签章) 年：：月：：日法定代表人(委托代理人) (签章)联系人 (签章)通讯地址省(自治区)：：市：：区：：县电话：电挂开户银行账号：邮政编码印花税票粘贴处登记机关审查登记栏技术合同登记机关(专用章)：：：经办人：(签章)：：：年：月：日
第六节：学术论文
一：学术论文的概念及特点：国家标准局在《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》中指出：“学术论文是某一学术课题在实验性、理论性或观测性上具有新的研究成果或创新见解和知识的科学记录；或是某种已知原理应用于实际取得新进展的科学总结，用以提供学术会议上宣读、交流或讨论；或学术刊物上发表；或做其他用途的书面文件。”简言之，学术论文是探讨、研究、总结科学领域中的问题，发表科研成果，进行学术交流的一种文章。
学术论文具有以下基本特征：科学性：学术研究的任务是本着科学的态度，运用科学的原理和方法揭示事物发展的客观规律，探求客观真理，从而推动文化科学技术的进步与发展。因此，学术论文的立论必须从实际出发，符合事物发展的客观规律；论据要真实可靠、典型充分，反映事物的本质特征；论证要简明准确，揭示和分析论点与论据之间的必然联系。这样的学术论文才能得出科学的结论。创造性：内容上有无新意，能否为增加人类的科学知识作出一份贡献，是衡量学术论文价值的根本标准。这份贡献有大小之分，但如果只是重复前人已有的东西，就谈不上什么贡献，这样的论文也就毫无价值可言。当然，任何新的发明创造都是在学习、借鉴前人有关成就的基础上取得的，但是要做到不受前人经验的束缚，在综合别人成果的基础上进行创新。初写学术论文的人，不一定都能提出别人没有涉及过的问题，但也要求在论文中有自己的见解：或综述前人的研究成果，加以分析比较，指出争论热点，提示争论方向；或披露新的事实，展示新的证明材料；或探讨新的方法，找出到达彼岸的新途径等。总之，每篇学术论文在内容(而不是写法)上，都必须有创见、有新意。
专业性：学术论文是对某一学科领域的学术问题的专题探讨，其内容具有很强的专业性。论文的论据离不开本学科范围的客观事实和公理、原理、原则、定律等，论文的语言表述，也常常使用专门的科学术语。许多论文，对于不具备该学科专业知识的人来说，是难以读懂的。这是学术论文与一般议论文的一个很大区别。
理论性：学术论文不同于科研总结或实验报告之类的文章，与普通议论文也有区别。它要求通过严密的论证和科学的分析来说明问题，要上升到理论的高度认识问题，揭示事物发展的客观规律和本质。因此，对一些学科而言，有了科研成果，并不等于有了学术论文。学术论文的写作，还要经过一个再创造的过程。
二：学术论文的选题：学术论文的选题，是指选择、确定论文的写作对象和内容。选题对于论文的写作具有十分重要的意义。只有选择了有意义的研究课题，论文才有价值。
(一)选题的原则 ：1要有现实意义：选题的现实意义是指所选的研究题目一般应能回答和解决现实生活或学术研究领域中的实际问题，对于推动精神文明建设或物质文明建设具有一定的意义和作用。如有关国计民生的重大问题，在改革、建设和精神文化生活中出现的新问题，学术领域中有待填补的空白和亟待解决的问题等。有一类论文的选题，表面上看起来似乎没有太大的现实意义，但它的学术价值极高，其应用价值是潜在的，它所探讨的客观规律的成果，对提高社会的科学文化水平，将产生不可估量的作用。
2要有学术价值：学术论文的学术价值体现在其创新程度和理论意义上。文贵求新，论文尤其如此。在选题上要注意避免步人后尘、拾人牙慧；要体现出自己的独创性，而这种独创性又具有一定的理论意义，它可以提供一个理论探讨的空间，通过这一课题的研究，揭示某一事物的客观规律。就事论事的题目不可能写出有学术价值的文章。如《怎样写公文》和《公文写作心理研究》，前者虽有实用价值，却谈不上学术价值。后者重在探求一种规律性的东西，因而具有学术意义。
3要大小恰当，难易适度：选题还应充分考虑作者自己的情况，选一个大小恰当、难易适度的课题。若选题太大、太难，很可能由于学养不足、资料不全，难以完成。即使勉强写出，也可能是蜻蜓点水，不深不透，没有分量。若选题太小、太易，则难以展开，体现不出作者应有的或已经达到的学识水平。当然，课题的大小、难易是相对的，对于专门研究人员来说是较小、较易的课题，对于一般大学生来说就可能是较大、较难的课题。因此，在选题的时候，一定要考虑自己的兴趣、专长、学识水平及可能收集到的资料等因素，确定一个自己有研究基础和兴趣、有一定难度但通过努力可以做成功的课题。
(二)选题的步骤和方法
1广泛收集资料，了解本学科的基本情况：研究课题的选择，应该是作者经过认真攻读钻研之后的一个自然结果。当作者对某一方面的问题进行了深入的学习和研究后，一定会有所体会，有所发现，选题就是水到渠成的事了。所以，学习和研究，大量地占有材料，是选题的第一步。这种学习和研究是带有明确的目的的，即从宏观上了解本学科的研究历史和现状。如在这一学科领域里，前人有哪些思想积累?有哪些重要研究成果?哪些问题解决了，哪些问题尚未解决?哪些问题存在争议?争议的焦点是什么?哪些问题至今还未触及?哪些问题的研究具有重大的意义和广阔的前景等，对这些问题都了然于心，就不难确定自己的研究方向了。
2认真分析思考，找到研究的突破口。大量占有资料的目的是为了分析研究，学习和吸收前人的科学成果，是为了有所发明，有所创造。当我们从宏观上把握了本学科的研究情况后，可以从以下几个方面考虑找到自己研究的突破口：一是开辟新天地，做前人没有研究过的课题。社会在不断发展，科学在不断进步。人们认识客观事物总是从不认识到认识，从认识较少到认识较多，从认识得肤浅到认识得精深。我们要敢于和善于在继承前人研究成果的基础上，为科学事业的发展作出开创性的贡献。二是拾遗补阙，研究大有发展补充余地的课题。在某一科学领域中，尽管许多问题前人都做过研究，但由于各种主客观的原因，必然在研究内容、研究方法、研究材料等方面存在一些有待进一步发展和完善的地方，选择这样的课题进行研究是很有价值的。如以新的材料来论证别人曾研究过的课题，从而提出新的看法；以新的研究方法或新的研究角度去研究别人已经做过的课题，从而得出全部或部分的新观点；对前人的观点、材料、研究方法提出质疑等。三是于纷争中寻路，研究存在争议的课题。由于人们对客观事物的认识往往要经过一个由低到高、由浅入深的过程。还由于人们认识事物的立场、观点、方法不同，因此对于一些比较复杂的问题的探讨必然会出现各种不同的看法。许多科学原理就是在这样的争论探讨中被人们逐步认识并掌握的。如果我们选择这方面的课题进行全面、深入的研究，并以充分的道理和充足的材料阐述和证明自己的看法，或纠正有失偏颇，甚至错误的观点，或补充有所欠缺的观点，或肯定正确的观点并为其进一步研究指明方向，或力排众议推出一个新观点，那么对于推动科学事业的发展无疑是有意义的。
三：学术论文的写作
我国国家标准局于1987年发布的《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》，将学术论文分为前置、主体、附录(必要时)、结尾(必要时)几个部分。前置部分包括封面、题名页(必要时)、序或前言(必要时)、摘要、关键词、目次页(必要时)、插图和附表清单(必要时)以及符号、标志、缩略词、首字母缩写、单位、术语、名词等注释表(必要时)。主体部分包括引言、正文、结论、致谢和参考文献表。附录部分是论文主体的补充项目，并不是必需的。它包括不便于编入正文的罕见的珍贵资料；由于篇幅过大或取材于复制品而不便于编入正文的材料；某些重要的原始数据、数学推导、计算程序、结构图、统计表等。结尾部分包括可供参考的文献题录、索引、封三、封底。
由于附录部分、结尾部分及前置部分中的某些项目写作简单，且并不是每篇论文必备的，所以下面我们只对前置部分和主体部分的必写项目及其写作要求进行阐述。
(一)前置部分。1封面：作为单行本的学术论文应有封面。封面是学术论文的外表，起保护作用，并提供应有的信息。封面包括以下内容：
分类号：在封面的左上角注明分类号。一般应注明《中国图书资料分类法》的类号和《国际十进分类法UDC》的类号。
密级：论文须按国家规定的保密条例在右上角注明密级。如系公开型论文则不用注明密级。
题名：题名即论文的题目，应当简明扼要地概括和反映出论文的核心内容，一般不超过20个字，必要时可加副标题。
卷、分册、篇的序号和名称：如只此一册，无需此项。
版本：如草案、初稿、修订版等。如系初版，无需此项。
责任者姓名：责任者包括论文的作者、学位论文的导师、评阅人、答辩委员会主席以及学位授予单位等。必要时可注明个人责任者的职务、职称、学位、所在单位名称及地位。如责任者系单位、团体，应写明全称和地址。
申请学位级别：按《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》所规定的名称标注。非学位论文无此项。
专业名称：指学位论文作者主修专业的名称，按国家颁布的学科、专业目录中的名称填写。非学位论文无此项。
工作完成日期：包括论文提交日期、学位论文的答辩日期、出版部门收到日期(必要时)。
2摘要：摘要也称文摘。依据国家标准局的标准，文摘的定义是“以提供原文内容梗概为目的，不加评注和补充解释，简明、确切地论述文献重要内容的短文”。
摘要应概括地反映出本论文的主要内容，主要说明本论文的研究目的、前提、内容、方法、成果和结论。要突出本论文的创造性成果或新见解，对本论文的意义不加评论。
中文摘要字数一般在200～500字之间。英文摘要内容应与中文摘要一致。为了评审或参加学术会议，可按要求写成变异体式摘要，字数没有严格的规定。
3关键词：关键词是为了文献标引工作的需要，从论文中选取的用以表达全文主题内容的词或词组。一般每篇论文选取3～5个词或词组作为关键词，另起一行以显著的字符排在摘要页的最下方。
(二)主体部分
1引言(或绪论)：引言(或绪论)是学术论文主体部分的开端，要求言简意赅，不要与摘要雷同或成为摘要的注释。引言除了简要说明研究的目的、方法、结果外，还应评述国内外研究现状和相关领域中已有的研究成果，介绍本项研究工作的前提和任务、理论依据和实验基础、涉及范围和预期结果，以及该论文在已有基础上所解决的问题。
引言(或绪论)可以是一段文字，也可以单独成章。
2正文：正文是学术论文的主体和核心部分。这部分应使用各种论据充分论证、分析引言(绪论)中提出的问题，说明论题研究的历史、现状及发展趋势，阐明作者的观点，发表科研成果。不同学科专业和不同的选题，其正文部分可以有不同的写法，但都要做到逻辑严密和结构严谨。
学术论文要做到逻辑严密，首先要正确运用逻辑推理形式。所谓推理，就是用若干个已知的事实或事理作前提条件，由它们之间的必然联系，推出一个新的结论的思维过程。论文的论证过程，主要运用演绎推理、归纳推理和类比推理三种形式。演绎推理就是从一般推论到个别的方法，即以一般的原理为前提，推出个别事物的结论。归纳推理是从个别推论到一般的方法，即以若干个已知的个别事实为前提，归纳出一个一般性的新结论。类比推理是将两种或两种以上属性相类同的事物进行比较来论证问题的推理方法。在实际写作中，这几种推理方法常常有机地结合在一起运用，从而使文章说理更充分、论证更有力。其次，要注意论据与论点的统一。论点要鲜明，论据要充分，论据与论点之间要有内在联系。那些不真实、不典型的论据不能证明论点；与论点没有联系的、不对口的论据不能证明论点；不充分的论据不能全面、深刻地证明论点。只有达到论点与论据的高度统一，论点统率论据，论据充分说明论点，才能使文章具有说服力。
学术论文的表现形式应该层次分明、结构严谨。大体上说，正文的结构形式主要有三种：一是并列式。即各个论述分论点的部分，都是并列关系，没有明显的主次、先后之分，分别论证了这些论点，也就证明了中心论点。二是递进式。即各个论述分论点的部分，意思一层比一层深入，它们之间的关系是递进的。三是分总式。即分别从几个方面对各个分论点展开论述，然后加以综合、概括，得出结论。这几种表现形式可以综合运用，如大框架为并列式的论文，在论述分论点的部分可用递进式，这样就使论证的形式有变化，不平板，能更好地表达文章的内容。
3结论：结论是全文最终的、总体的归纳。它与引言(或绪论)相关，但不重复。其主要内容为：对所研究课题的结论性看法；指出有待进一步探讨的问题；对课题研究的发展方向的展望等。以上内容不必全写。
4致谢：致谢部分单独成页，表达作者对完成论文提供帮助的单位、团体、老师、同学、领导、同事及亲属的感激之情。
5参考文献表：学术论文的撰写应本着严谨求实的科学态度，凡有引用他人成果之处，均应按论文中所引用的顺序列于文末。参考文献的著录均应符合国家有关标准(按照国家标准局GB7714—87《文后参考文献著录格式》执行)。文献是期刊时，书写格式为：序号：作者文章题目期刊名，年份(期数)：起止页码。文献是图书时，书写格式为：序号：作者书名版次出版地：出版单位，年份起止页码。文献为图书中的某一篇时，书写格式为：序号：作者文章题目见：图书编者书名版次出版地：出版单位，年份起止页码。