工作讲求效率,而工作效率是有方法可循的。在长期工作中,体验、摸索出以下十种让工作更高效的方法,整理出来以飨诸友。
第一种、搞清楚工作的目标与要求,可避免重复作业,减少错误的机会。工作开始时必须理清的问题包括:现在的工作必须做出哪些改变?要从哪个地方开始?应该注意哪些事情以避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?
第二种、懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱工作进度。在决定该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”如果答应对方的要求会影响既有的工作进度,而且会因为拖延而影响到其他人则坚决不能答应。
第三种、排定优先级,可大幅减轻工作负担。但凡事有先有后,工作头绪多时,要理清轻重缓急,切不可头发胡子一把抓。要有计划地去做,有时甚至要帮助老板排定工作的优先级。提醒一点,讨论的过程中必须时时站在公司全局的立场去思考。
第四种、报告时要有自己的观点,只需少量的信息即可让老板感到满意。多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多。其实,这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点,如果又缺乏解释,对于老板一点帮助也没有。内容精简,切中要点,最重要的是能够帮助主管或老板快速地做决策。要利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。向老板报告时,要能精准地掌控时间。
第五种、简报时增加互动的机会,可缩短简报的内容与报告的时间。真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为简报内容而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。简报不只是“报告”,而是要引发双向的对话,试图影响对方。在做任何简报之前,必须思考以下三点原则:希望听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定?简报的过程不应只有一个人在说话,提出问题,可以让听众有互动的机会。
第六种、有效过滤邮件,让注意力集中在最重要的信息上。正确的过滤流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。
第七种、邮件尽量精简,节省时间并增加对方响应的机会。最容易阅读、理解与回复的信件,最吸引我的注意。这是一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。故而必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更容易阅读,节省对方的时间。窍门有3:1、把每一封电子邮件的内容限制在大约在8到12句的范围内。2、超过20个字就应换行。3、如果超过3行必须空行。
第八种、当没有沟通的可能时,不要浪费时间想要改变。不论你提出什么样的想法或意见,每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管,完全没有沟通的可能时,这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择:你是否能够接受这样的工作环境,凡事只依照主管的意见做事,还是你比较喜欢有发挥的空间。这是选择的问题,无关乎好与坏。
第九种、只要取得信任,不需要反复沟通,同样可争取到你要的资源。老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考:什么是老板感到最头痛的问题。必须先想清楚老板担心的问题,作为你说服老板的理由,这是最有效的。而且,不要只强调单位或部门的需求。
第十种、专注工作本身,而不是业绩评量的名目。应该随时和主管沟通自己的工作表现,而不是只有在每年一次的业绩评量,这样可以事先知道自己的缺点在哪,及时做出改正,同时也可以了解主管的期望。此外,还要关注工作安排的必要调整,随时确认最优先的目标。
10种让工作更高效的方法
评论
12 views