“中央电视台威海影视城欢乐动画城”昆明巡展活动


 

执行流程备忘书

 

一、    活动前期执行流程备忘

1、时间流程

 

时间

内容

315

成立组委会

318

场地规划启动

328

创意设计完毕

41

广告宣传启动

42

落地活动启动

412

票务销售启动

425

招商工作结束

428

场地布置完毕

51

开幕式

517

活动结束

525

评估报告

 

 

 

 

 

2、执行计划

项目流程

工作日程

负责部门

工作内容

具体要求

需要工具

完成情况

策划

3月—4

策划部

活动项目计划和建议

宣传计划排期

执行计划管理

时间流程安排

人力资源管理

 

 

合同签定

3月中旬

 

 

 

 

 

前期准备

3月—4

客户部

 

媒介部

渠道建设

 

招商

布置

学校、场地、机构、客户沟通、维护、申报、函告、谈判等

学校落地协调计划

外部资源协调计划

物料供应管理计划

 

部门构建

4月初

大众联合

人才招聘

高校招聘

招聘计划

 

培训体系

结合“项目”专业要求

培训计划

 

成立组委会

完整

组织构架计划

证件装备

 

宣传

4月——5

宣传组

 

设计制作

策划、设计、文案、联络、质量监督

宣传计划

媒体投放计划

合作机构资源协调政策

 

媒体投放

沟通、执行

 

 

布置包装

专业、高效

 

 

发布监督

监督、评估

 

 

票务销售

 

行政组

网点构建

流程

服务

 

政策确定

销售计划

 

开幕式

 

宣传组

后勤组

现场布置

效率、美感

开幕式方案

 

组委会

现场管理

流程控制

应急处理

 

 

现场管理

 

组委会

综合服务组

 

 

现场执行管理细节

 

物料包装

 

宣传组

后勤组

财务组

物料制作

统一、精致

物料管理手册

 

供应商管理

标准统一

物料管理手册

 

二、活动现场执行管理细节

1、活动现场基本构成

●体现活动的特征与活动场地的整体统一性和图面性因素;

●以色彩、导视标牌、小道具、音箱、温馨提示为一体的综合性系统;

●体现动画活动的造型结构;

●使观众的满足感和舒适感达到最大化;

●对入口与出口进行多元化处理后,在活动场地内分化群众;

 

●熟悉安全及消防问题

 

内容

色彩计划

l         为了制造活动场地的活跃度,外围包装卡通化;

l         赋予一贯的色彩感;

音箱计划

使用单独的音箱系统(另准备)

导视计划

制造各类标识牌、提示牌

计划

概要

l         圆滑的、温馨的、关爱的、和蔼的引导客户

l         顺序为进出引导、综合引导、区域引导、项目引导、游戏引导

进出引导

横幅、灯杆挂旗、旗帜彩虹门、氢气球、标识牌、其他

综合引导

活动场馆示意图、分区域导视

区域引导

项目体验区、体制检测区、营养及休闲餐饮区、中心舞台、游戏区、医疗卫生区、紧急中心、指挥部、综合服务区

设施引导

设施标志(各项目的标志、提示)

销售引导

流程引导、与供应商的对接沟通

 

 

 

 

 

 

   

设施功能

               

   

接待

•活动介绍

•活动场馆内综合对应

丢失物中心(存)

•保管客户的丢失物(存)

活动场内

迷失儿童保护所/应急诊疗

迷失儿童保护及应急诊疗

休息设备

•活动场馆内运营餐饮、休闲区域,给群众提供舒适休息的空间

洗手间

2个流动环保洗手间

•准备好洗手间不够时的对策

垃圾箱

在活动场馆客流量比较大的区域摆放垃圾箱

安全/消防

消防装备及常识

• 预备灭火器,当火灾发生时迅速处理

• 前期确认消防装备及进行人员培训

• 进行安全培训

 

2、卫生计划

前期确保充分的垃圾箱。

 

●前期通过对垃圾处理的广播及工作人员的指导等,让客户自觉处理垃圾。

 

●通过保洁公司确保环境卫生,并每2小时清洁1次全场准备卫生间的清洁。

 

●卫生间的清洁及准备因卫生间拥挤混乱的对策。

●通过给工作人员树立打扫也是服务的概念,使客户的满意度极大化。

 

 

3、安全管理

通过注重客户的安全,舒适的参观及维护秩序,保护好客户与工作人员,及展示设施与展示品,使活动顺利进行。

●保安计划

●注重客户的安全,舒适的参观及维护秩序;

●阻止硬闯现场及管理退场路线;

●使安保人员熟知突发事件时的行动方针,并通过训练熟知行动要领;

 

●客户数超过时的对策

1天最高客户数为:?

●客户数超过时在入场口进行限制;

●瞬间客户为?人以上的时候慢慢引导入场,并通过广播预防混乱;

●现场运营人员需熟知安全管理要领,避免混乱,使客户能舒适地进行参观;

●医疗对策:为了及时对应现场内的安全事故及应急事故,建立应急服务体系;

●火灾对策:与当地消防部建立有机、紧密的通信体系;通过前期预防防止各种灾害;

4、消防安全示意图:(暂略)

5、夜间保安计划及其他

分项

内容

时间

夜间保安计划

防止夜间盗窃及预防各种安全事故

2009428进行现场布置开始

 

气候恶劣时

打扫入口周围, 处理积水

准备伞套,防止客户的雨伞弄脏地面 (10000)

分项

内容

  

基本守则

预备突发事件,始终保持紧张状态

情况发生时在职务范围内做出适当的对应及报告上级

职务范围以外的报告上级后照指示进行

离开岗位时报告并做工作交接

亲切应对外部的咨询电话

(利用各种资料提供正确的情报)

午餐及晚餐时与 接班人员交接

保持一贯的工作姿势

 

夜间值班

工作时间:?

业务交接:工作开始30分钟前

主要工作:活动现场的防范、防护

(强化现场外角等薄弱地区的警戒。夜间保安组,定时随时巡逻)

发生情况时及时报告上级及采取措施

确立工作纪律

 

 

三、活动人力资源管理规划

1、人力概要

为了提高运营人力的效率和合理的经费执行,对人力进行严格的安排和管理,是活动执行是否成功的关键。

 

运用责任管理体制,有效对应各种突发状况。例如采取实质性的措施,简化决定程序等。

 

提供最优化的工作时间和工作环境,使工作在最佳的条件下进行。

 

人力大致分为现场运营、设施运营、综合运营,以单独的标准运营

 

设施及保洁、安保等需要专业技术的管理由协办单位的派遣人员与专业人员进行,活动期间制造紧密的协助体系。

 

 

分项

内容

准则

○工作按每日日程表进行。

○相互信任,互相帮助,发挥合作精神。

○以为客户提供最佳服务的心态工作。

○以自己就是活动的形象的责任感工作。

内容

○工作前后和在各组长和总监的主管下进行例会;

○所有人员每日都要写工作日志,例会后交给各组长;

○对缺勤、早退、迟到等要在两天前提交申请书,特殊情况要在当天提交申请书;

○例会后的传达事项或确认事项要通过提示板传达,报告给各组长或总监;

○基本上工作2小时休息1小时,也可能根据情况变动;

○根据个人时间表开展业务,制定个人或各区域/全体工作时间表发放给个人及在休息室做提示。

解雇措施对象

○旷工者;

3次以上经常迟到者;

○有犯罪行为者;

○工作态度、品行不良者;

○违反工作指示者;

○被其他运营人员判断为不合适者。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

分项

内容

备注

处理丢失物

1)处理顺序

○丢失物,拾得物申告及接收;

○在丢失物保管台帐上做记录及保管,认领;

○失物认领及签字;

○与会场内的丢失物中心交接;

○引导失主及确认是否是失主。

2)注意事项

○有丢失物及保管请求时,不得擅自离开岗位;

○向总服务台或丢失物中心转达;

○如客户持有丢失物时要先表示谢意,然后将其带到丢失物中心;

○服务台在接收时要在丢失物记录本上做记录后保管。

 

对待不符合入场条件者

○按照规定阻止入场;

○向保安报告情况后请求处理。

 

分项

内容

备注

处理程序

○擦伤患者应急处理

○搀扶患者及联络保护人

○有应急患者时紧急联络医务室

○配合将患者送至医务室

 

有患者时的心态

○不要惊慌

○不要乱碰

○不要乱动

○不要置之不理

○陪在身边(患者没有同伴的时候请求周围的客户联络医务室)

 

紧急时确认事项

○确认瞳孔:

瞳孔的直径为 3mm 左右,如果头部有异常的话左右的大小会变化;

确认瞳孔的时候用两个手指头确认跳动,并用另一只手的食指和中指睁开眼睛;

左侧瞳孔比右侧小或见到光会有反应;

右侧比左侧明显大,见到光也不会变小,没有反应的话就是危险信号;

○确认体温,意识,心脏跳动;

○确认能不能说话;

○确认患者有没有其他的病情;

○如果没有意识的话将其送往医务室。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

分项

内容

备注

对待儿童

○慢慢地用亲切的语气说话。

○不使用孩子听不懂的语言。

○即使不太听话也要有耐心地用和蔼的语气说话。

○不得有大声叫或恐吓的情况。

○始终注意观察旁边是否有其监护人。

○注意不要让孩子进入危险地带。

 

对待家长

○要用特别亲切和柔和的语气对待。

○洗手间要用简单易懂的语言说明。

○要细心地关怀不要使其产生失落感或失望感。

 

对待迷失儿童

○抱住幼儿,慢慢进行谈话。

○如有情绪不稳定的幼儿,先使其镇静。

○确认其帽子或衣服上有没有名字或联络处。

○使其镇静之后慢慢的问其名字或联络处。

○发现幼儿的时候先在原地等一下保护者出现。

○有其它业务的时候将幼儿托给其它工作人员。

○如果幼儿不停的哭,就与其聊妈妈的话题,也许会镇静一些。

○走路的时候牵就幼儿,不能走得太快。

○问一些幼儿感兴趣的问题使其开口,在自然地问其名字与联络处。

○不能用幼儿听不懂得语气或句子。

○如果出现保护人必须先确认是否真正的保护人。

○如果保护人没有出现转至主管人员时,先使其信赖主管人员。

 

 

 

 

四、说明

1、各细项由部门构建后相关负责人提交对应计划及管理流程。

2、未尽之处,按要求时间范围内补充提交。

3、本案有“?”初及其他不确定条件、因素、规格等,分组会议讨论。

 

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