执行流程备忘书
一、 活动前期执行流程备忘
1、时间流程
时间 |
内容 |
|
成立组委会 |
|
场地规划启动 |
|
创意设计完毕 |
|
广告宣传启动 |
|
落地活动启动 |
|
票务销售启动 |
|
招商工作结束 |
|
场地布置完毕 |
|
开幕式 |
|
活动结束 |
|
评估报告 |
2、执行计划
项目流程 |
工作日程 |
负责部门 |
工作内容 |
具体要求 |
需要工具 |
完成情况 |
策划 |
3月—4月 |
策划部 |
活动项目计划和建议 |
宣传计划排期 执行计划管理 时间流程安排 人力资源管理 |
|
|
合同签定 |
3月中旬 |
|
|
|
|
|
前期准备 |
3月—4月 |
客户部 媒介部 |
渠道建设 招商 布置 |
学校、场地、机构、客户沟通、维护、申报、函告、谈判等 |
学校落地协调计划 外部资源协调计划 物料供应管理计划 |
|
部门构建 |
4月初 |
大众联合 |
人才招聘 |
高校招聘 |
招聘计划 |
|
培训体系 |
结合“项目”专业要求 |
培训计划 |
|
|||
成立组委会 |
完整 |
组织构架计划 证件装备 |
|
|||
宣传 |
4月——5月 |
宣传组 |
设计制作 |
策划、设计、文案、联络、质量监督 |
宣传计划 媒体投放计划 合作机构资源协调政策 |
|
媒体投放 |
沟通、执行 |
|
|
|||
布置包装 |
专业、高效 |
|
|
|||
发布监督 |
监督、评估 |
|
|
|||
票务销售 |
|
行政组 |
网点构建 流程 服务 |
|
政策确定 销售计划 |
|
开幕式 |
|
宣传组 后勤组 |
现场布置 |
效率、美感 |
开幕式方案 |
|
组委会 |
现场管理 |
流程控制 应急处理 |
|
|
||
现场管理 |
|
组委会 综合服务组 |
|
|
现场执行管理细节 |
|
物料包装 |
|
宣传组 后勤组 财务组 |
物料制作 |
统一、精致 |
物料管理手册 |
|
供应商管理 |
标准统一 |
物料管理手册 |
|
二、活动现场执行管理细节
1、活动现场基本构成
●体现活动的特征与活动场地的整体统一性和图面性因素;
●以色彩、导视标牌、小道具、音箱、温馨提示为一体的综合性系统;
●体现动画活动的造型结构;
●使观众的满足感和舒适感达到最大化;
●对入口与出口进行多元化处理后,在活动场地内分化群众;
●熟悉安全及消防问题
项 目 |
内容 |
|
色彩计划 |
l 为了制造活动场地的活跃度,外围包装卡通化; l 赋予一贯的色彩感; |
|
音箱计划 |
使用单独的音箱系统(另准备); |
|
导视计划 |
制造各类标识牌、提示牌 |
|
计划 |
概要 |
l 圆滑的、温馨的、关爱的、和蔼的引导客户 l 顺序为进出引导、综合引导、区域引导、项目引导、游戏引导 |
进出引导 |
横幅、灯杆挂旗、旗帜彩虹门、氢气球、标识牌、其他 |
|
综合引导 |
活动场馆示意图、分区域导视 |
|
区域引导 |
项目体验区、体制检测区、营养及休闲餐饮区、中心舞台、游戏区、医疗卫生区、紧急中心、指挥部、综合服务区 |
|
设施引导 |
设施标志(各项目的标志、提示) |
|
销售引导 |
流程引导、与供应商的对接沟通 |
项 目 |
设施功能 |
内 容 |
入 口 |
接待 |
•活动介绍 •活动场馆内综合对应 |
丢失物中心(存) |
•保管客户的丢失物(存) |
|
活动场内 |
迷失儿童保护所/应急诊疗 |
迷失儿童保护及应急诊疗 |
休息设备 |
•活动场馆内运营餐饮、休闲区域,给群众提供舒适休息的空间 |
|
洗手间 |
•2个流动环保洗手间 •准备好洗手间不够时的对策 |
|
垃圾箱 |
在活动场馆客流量比较大的区域摆放垃圾箱 |
|
安全/消防 |
消防装备及常识 |
• 预备灭火器,当火灾发生时迅速处理 • 前期确认消防装备及进行人员培训 • 进行安全培训 |
2、卫生计划
●前期确保充分的垃圾箱。
●前期通过对垃圾处理的广播及工作人员的指导等,让客户自觉处理垃圾。
●通过保洁公司确保环境卫生,并每2小时清洁1次全场准备卫生间的清洁。
●卫生间的清洁及准备因卫生间拥挤混乱的对策。
●通过给工作人员树立“打扫也是服务”的概念,使客户的满意度极大化。
3、安全管理
通过注重客户的安全,舒适的参观及维护秩序,保护好客户与工作人员,及展示设施与展示品,使活动顺利进行。
●保安计划
●注重客户的安全,舒适的参观及维护秩序;
●阻止硬闯现场及管理退场路线;
●使安保人员熟知突发事件时的行动方针,并通过训练熟知行动要领;
●客户数超过时的对策
●1天最高客户数为:?
●客户数超过时在入场口进行限制;
●瞬间客户为?人以上的时候慢慢引导入场,并通过广播预防混乱;
●现场运营人员需熟知安全管理要领,避免混乱,使客户能舒适地进行参观;
●医疗对策:为了及时对应现场内的安全事故及应急事故,建立应急服务体系;
●火灾对策:与当地消防部建立有机、紧密的通信体系;通过前期预防防止各种灾害;
4、消防安全示意图:(暂略)
5、夜间保安计划及其他
分项 |
内容 |
时间 |
夜间保安计划 |
防止夜间盗窃及预防各种安全事故 |
|
气候恶劣时 |
◆打扫入口周围, 处理积水 ◆准备伞套,防止客户的雨伞弄脏地面 (10000个) |
分项 |
内容 |
备 注 |
基本守则 |
○预备突发事件,始终保持紧张状态 ○情况发生时在职务范围内做出适当的对应及报告上级 ○职务范围以外的报告上级后照指示进行 ○离开岗位时报告并做工作交接 ○亲切应对外部的咨询电话 (利用各种资料提供正确的情报) ○午餐及晚餐时与 接班人员交接 ○保持一贯的工作姿势 |
|
夜间值班 |
○工作时间:? ○业务交接:工作开始30分钟前 ○主要工作:活动现场的防范、防护 (强化现场外角等薄弱地区的警戒。夜间保安组,定时․随时巡逻) ○发生情况时及时报告上级及采取措施 ○确立工作纪律 |
|
三、活动人力资源管理规划
1、人力概要
为了提高运营人力的效率和合理的经费执行,对人力进行严格的安排和管理,是活动执行是否成功的关键。
●运用责任管理体制,有效对应各种突发状况。例如采取实质性的措施,简化决定程序等。
●提供最优化的工作时间和工作环境,使工作在最佳的条件下进行。
●人力大致分为现场运营、设施运营、综合运营,以单独的标准运营。
●设施及保洁、安保等需要专业技术的管理由协办单位的派遣人员与专业人员进行,活动期间制造紧密的协助体系。
分项 |
内容 |
准则 |
○工作按每日日程表进行。 ○相互信任,互相帮助,发挥合作精神。 ○以“为客户提供最佳服务”的心态工作。 ○以“自己就是活动的形象”的责任感工作。 |
内容 |
○工作前后和在各组长和总监的主管下进行例会; ○所有人员每日都要写工作日志,例会后交给各组长; ○对缺勤、早退、迟到等要在两天前提交申请书,特殊情况要在当天提交申请书; ○例会后的传达事项或确认事项要通过提示板传达,报告给各组长或总监; ○基本上工作2小时休息1小时,也可能根据情况变动; ○根据个人时间表开展业务,制定个人或各区域/全体工作时间表发放给个人及在休息室做提示。 |
解雇措施对象 |
○旷工者; ○3次以上经常迟到者; ○有犯罪行为者; ○工作态度、品行不良者; ○违反工作指示者; ○被其他运营人员判断为不合适者。 |
分项 |
内容 |
备注 |
处理丢失物 |
1)处理顺序 ○丢失物,拾得物申告及接收; ○在丢失物保管台帐上做记录及保管,认领; ○失物认领及签字; ○与会场内的丢失物中心交接; ○引导失主及确认是否是失主。 2)注意事项 ○有丢失物及保管请求时,不得擅自离开岗位; ○向总服务台或丢失物中心转达; ○如客户持有丢失物时要先表示谢意,然后将其带到丢失物中心; ○服务台在接收时要在丢失物记录本上做记录后保管。 |
|
对待不符合入场条件者 |
○按照规定阻止入场; ○向保安报告情况后请求处理。 |
|
分项 |
内容 |
备注 |
处理程序 |
○擦伤患者应急处理 ○搀扶患者及联络保护人 ○有应急患者时紧急联络医务室 ○配合将患者送至医务室 |
|
有患者时的心态 |
○不要惊慌 ○不要乱碰 ○不要乱动 ○不要置之不理 ○陪在身边(患者没有同伴的时候请求周围的客户联络医务室) |
|
紧急时确认事项 |
○确认瞳孔: 瞳孔的直径为 确认瞳孔的时候用两个手指头确认跳动,并用另一只手的食指和中指睁开眼睛; 左侧瞳孔比右侧小或见到光会有反应; 右侧比左侧明显大,见到光也不会变小,没有反应的话就是危险信号; ○确认体温,意识,心脏跳动; ○确认能不能说话; ○确认患者有没有其他的病情; ○如果没有意识的话将其送往医务室。 |
|
分项 |
内容 |
备注 |
对待儿童 |
○慢慢地用亲切的语气说话。 ○不使用孩子听不懂的语言。 ○即使不太听话也要有耐心地用和蔼的语气说话。 ○不得有大声叫或恐吓的情况。 ○始终注意观察旁边是否有其监护人。 ○注意不要让孩子进入危险地带。 |
|
对待家长 |
○要用特别亲切和柔和的语气对待。 ○洗手间要用简单易懂的语言说明。 ○要细心地关怀不要使其产生失落感或失望感。 |
|
对待迷失儿童 |
○抱住幼儿,慢慢进行谈话。 ○如有情绪不稳定的幼儿,先使其镇静。 ○确认其帽子或衣服上有没有名字或联络处。 ○使其镇静之后慢慢的问其名字或联络处。 ○发现幼儿的时候先在原地等一下保护者出现。 ○有其它业务的时候将幼儿托给其它工作人员。 ○如果幼儿不停的哭,就与其聊妈妈的话题,也许会镇静一些。 ○走路的时候牵就幼儿,不能走得太快。 ○问一些幼儿感兴趣的问题使其开口,在自然地问其名字与联络处。 ○不能用幼儿听不懂得语气或句子。 ○如果出现保护人必须先确认是否真正的保护人。 ○如果保护人没有出现转至主管人员时,先使其信赖主管人员。 |
|
四、说明
1、各细项由部门构建后相关负责人提交对应计划及管理流程。
2、未尽之处,按要求时间范围内补充提交。
3、本案有“?”初及其他不确定条件、因素、规格等,分组会议讨论。
QQ:599836