公文处理和写作能力是机关工作人员必备的一项基本技能。与其他文体相比，公文具有特定的体例和处理程序。我们在公文写作中，除了在要遵循一般文体的写作规律和语法要求外，还必须符合公文写作的特殊要求。
下面，针对平时公文审核中发现的一些常见错误，并参考其他教材中的一些资料，介绍一下公文处理和写作中应注意的几个问题。
一、公文处理程序方面应注意的问题
（一）杜绝文件倒流。所谓“倒流”，是指在发文过程中，文稿送审是逆向运转，各部门起草公文后不按照规定将文稿送办公室核稿，而是直接送单位领导签发，然后再退办公室处理。这样做一方面削弱了办公室对发文的把关作用，影响了公文质量；另一方面也给单位领导加重了负担，因为对于未经办公室把关的文稿，有时难免有这样或那样的错误，单位领导势必要花费很大精力去审改一些文字性错误。
（二）避免体外循环。公文的体外循环是指收文不通过办公室而自行处理。部门收到或参加上级会议带回来的文件，不送办公室统一登记和分办，而是自行处理或直接送某单位领导批阅。或者是在公文传阅过程中，一个部门阅完文件后不退办公室，擅自给其他部门传阅（“横传”）。这样会削弱办公室作为公文处理的枢纽地位，不利于办公室掌握公文特别是重要公文的来龙去脉和办理进度，同时也有可能会造成责任不清。
（三）理顺行文关系。行文关系不顺的主要表现：一是单位发文、部门发文不分。根据规定，部门发文只能上报上级对口部门，不能直接对上级行文；也不以单位的名义对上级的职能部门行文；部门（办公室除外）不能对外正式行文。二是越级行文。三是向领导者个人行文。四是党政不分，以行政名义发出的公文夹杂党务方面内容，或对党的部门提要求。或是党的文件对具体的业务工作进行部署。
（四）事先协商会签。公文中涉及其他部门业务的，要主动进行协商会签，部门之间就有关问题没有形成一致意见前，不得分别各自下发文件。
二、公文内容方面应注意的问题
公文写作的基本要求是，内容要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规；要全面准确地反映客观实际情况；要思路清晰连贯，结构严谨完整；语言文字简练，详略得当；文种使用要恰当；文中没有语法错误和错别字，标点符号使用正确等。公文在内容方面常见的错误大致有以下几个方面：
（一）政策性错误。不合政策、法规，或文件本身前后矛盾、存在漏洞，或是超越职权范围。
（二）长篇大论，语言重复。有的业务部门给上级的报告有七八千字，语言不简练，拖泥带水，前后重复。或者是画蛇添足，浪费笔墨，一篇请示，说明困难，讲清理由，请示问题后，又接着发了一番议论，表了一通决心，这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性，没有新东西。提出的要求比较虚，比较空，缺少具体的目标、要求和措施。
（三）文种不分。主要表现是请示与报告不分；工作报告与调查报告不分；会议情况报告与会议纪要不分；通知与通报不分。尤以请示与报告不分的现象最为普遍，有的甚至用“请示报告”。
请示和报告虽同属于报请性上行文，但却是两个不同的文种，在实际使用中要把它们区别开来，不能混同乱用，二者的区别是：
1、行文目的不同。请示是为了解决具体问题请求上级指示和审核批准的，必须批复；报告多为上级了解和掌握情况，沟通上下级联系，大多不需回复(有些报告也批转或批复)。
2、写作性质不同。请示是请求性公文；报告是陈述性公文。
3、行文时限不同。请示必须在事前，得到上级批示后才能行动；而报告在事前事后、事中、事后均可。
4、内容含量不同。请示只能“一事一文”“一事一请示”；报告一事、数事均可。
5、正文构成不同。请示由请求起因、请求事项与要求构成；报告由报告目的、报告内容和结束语构成。
（四）语法、逻辑错误。公文中出现语句不通顺，也就是所谓的“病句”。
1、用词不当。
（1）搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当，主要有主谓搭配不当，动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如：
（2）关联词使用不当。
常用关联词：“虽然……但是……”（转折），“只有……才……”、“只要……就……”（条件），“如果……就……”（假设），“因为……所以……”、“既然……那么……”（因果），“既……也……”（并列），“或者……或者……”、“与其……不如……”（选择）、“不仅……而且……”（递进），等等。如果关联词语选择或搭配出现错误，会造成句子的意思发生变化。
（3）褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩，凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的，称为褒义词，反之，属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。例如：
（4）使用口语。公文的语言要求庄重、平实，应使用规范化的书面语言，尽量不用或少用口语，更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比：
不然－－否则，马上－－立即，爸妈－－父母，见面－－面洽，收到－－收悉，打算－－拟，吃饭－－用餐，走路－－步行，给－－给予，偷着－－私自，等等。
2、语序不当。
语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。
3、句子成分残缺。
成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。
4、表意不明。
有的句子意思表达得不明确，易引起歧义。或是自相矛盾。
5、不合逻辑（概念、判断、推理不正确）。
（五）口气不当。
主要表现在用语不妥当，尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时，公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等，表现出一种催促的口气。
（六）错别字。
文稿中出现错字、别字，也是比较常见的。下面列举一些经常并用错、用混的字。
1、“的”、“地”、“得”。
从语法上讲，定语后用“的”，状语后用“地”，补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。
2、“相”、“象”、“像”。
相：主要指相貌、外观、姿态。常用词：照相、相貌、亮相、长相、真相。
象：主要指形状、样子、模仿。常用词：现象、景象、气象、印象、象征。
像：主要指与原物相似的图像。常用词：雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。
3、“做”与“作”。二者意思相近，常常被混用。至于如何准确区分，没有比较权威的规定。
一般来说，书面色彩较重的词语，尤其是成语，多写成“作”，如：作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。
对于通过抽象行为实现的动作，一般也用“作”，或“作出”，后面往往双音节动词，如：作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。
后面是名词或名词性语素时，特别是具体东西的制造，强调通过具体行为实现的动作，应写成“做”，如：做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。
另外，还有一些固定或约定俗成的词和用法，比如：作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作；做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。
4、“长”与“常”。
长：指时间、空间的长度。常用词：长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。
常：指平常、经常。常用词：常态、常住、常年（亦可写为“长年”）、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。
5、“分”与“份”。
分：指成分、限度。常用词：分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。
份：指整体中的一部。常用词：份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。
6、“备”与“倍”。
备：完全、都的意思。常用词：备受欢迎、备感亲切、关怀备至。
倍：加倍的意思。常用词：干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。
7、“截止”与“截至”。
截止：到期停止。例如：“到××日截止”。
截至：到……为止，相当于“截止到”。例如：“截至9月末”（不能写成“截止9月末”，也不能写成“截至9月份”）。
8、“必需”与“必须”。
“必需”表示一定得有、不可缺少的意思，多用在名词前面作定语，也可以当动词，作谓语用。如：
我们坚持了原则性，也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性。
“必须”表示一定得那样做的意思，通常用在动词前边作状语。如：
金融机构经营存款业务，必须缴存存款准备金。
9、“权力”与“权利”
“权力”表示政治上的强制力量，也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如：
国家的一切权力属于人民。
“权利”，指依照法律和章程应当享有的权力和利益，跟“义务”相对。如：
每个人都有受教育学文化的权利。
（七）标点符号。常见的错误有以下几种：
1、标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名号、引号可以用。
2、逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子长短，就要用句号断开。
3、多层并列时顿号的误用。在一个句子中有多层并列时，大并列之间应当用逗号，小并列之间用顿号。比如：“人民银行××支行行长、副行长、主管科长，辖内各商业银行行长、信贷科长……”。
4、滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名，不能用于证件名、会议名、展览名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。
三、公文格式方面应注意的问题
公文在格式方面经常出现的错误有几下几个方面：
（一）要素不全或标注错误。
1、涉密公文不标注秘密等级，或标注不规范。
公文中的秘密等级应标注在首页右上角第一行，如有期限，应用“★”隔开，如“机密★2年”、“绝密★公布前”。未标明期限的，按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
2、紧急程度标注不规范。公文标注紧急程度主要是为了提请收文单位加快办理，因此凡不要求行外收文单位加快办理的公文，发出的公文上不应标注紧急程度。比如，有的部门向上级行报送一份普通的工作报告，也标注“特急”，就很不规范（其原意可能是提请行内有关部门加快办理，及时发出）。
3、发文字号不规范。按照规定，发文字号中的年号应用“〔〕”括入，不用“（）”或“[]”。此外，序号前不加“第”字。
4、上报公文不标注签发人。
5．版记中要素标注不规范。比如抄送机关中，在最后一个机关名称后应标句号。
（二）金融机构名称或排序不规范。
1、简称或统称使用不规范。例如：“××县人行”、“省工行”、“我行”“各商业银行”等。
2、排序不规范。金融机构的排序应按照人民银行、外汇局、金融监管部门、银行类机构、证券类机构、保险类机构顺序排列。
银行类机构应按照政策性银行、国有商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、城乡信用社、邮政储蓄机构、金融资产管理公司、信托投资公司、金融租赁公司、财务公司的顺序排列。
（三）字迹潦草，用圆珠笔或不符合归档要求的书写材料起草公文。
（四）主题词标引不规范。
主题词标引的基本要求：按照“先内容后形式”的顺序排列词目，词目一般为3－5个，不能简单地从标题中提取，不得自造主题词表中没有的词目。
（五）数字、年月日使用不规范。
1、公文中的数字应当使用阿拉伯数字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字，中间不加顿号，如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。
2、除成文日期外，年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”，“1998－1999年”不能简写成“1998－99年”。星期、农历用汉字，“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。成文日期用汉字，“二○○三年”不能写成“二00三年”或“二零零三年”。
（六）序号使用不规范。公文文稿中，序号使用不规范的问题经常出现，主要是层次混乱，或者是序号中标点符号使用不规范。
第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句尾无标点）；
第二层次为：“（一）……”（括号后不加顿号。作为小标题时，句尾标点可有可无）；
第三层次为：“1、……”（无论是否为小标题时，句尾要有标点）；
第四层次为:“（1）……”（括号后不加顿号。句尾必须有标点）。
下面，针对平时公文审核中发现的一些常见错误，并参考其他教材中的一些资料，介绍一下公文处理和写作中应注意的几个问题。
一、公文处理程序方面应注意的问题
（一）杜绝文件倒流。所谓“倒流”，是指在发文过程中，文稿送审是逆向运转，各部门起草公文后不按照规定将文稿送办公室核稿，而是直接送单位领导签发，然后再退办公室处理。这样做一方面削弱了办公室对发文的把关作用，影响了公文质量；另一方面也给单位领导加重了负担，因为对于未经办公室把关的文稿，有时难免有这样或那样的错误，单位领导势必要花费很大精力去审改一些文字性错误。
（二）避免体外循环。公文的体外循环是指收文不通过办公室而自行处理。部门收到或参加上级会议带回来的文件，不送办公室统一登记和分办，而是自行处理或直接送某单位领导批阅。或者是在公文传阅过程中，一个部门阅完文件后不退办公室，擅自给其他部门传阅（“横传”）。这样会削弱办公室作为公文处理的枢纽地位，不利于办公室掌握公文特别是重要公文的来龙去脉和办理进度，同时也有可能会造成责任不清。
（三）理顺行文关系。行文关系不顺的主要表现：一是单位发文、部门发文不分。根据规定，部门发文只能上报上级对口部门，不能直接对上级行文；也不以单位的名义对上级的职能部门行文；部门（办公室除外）不能对外正式行文。二是越级行文。三是向领导者个人行文。四是党政不分，以行政名义发出的公文夹杂党务方面内容，或对党的部门提要求。或是党的文件对具体的业务工作进行部署。
（四）事先协商会签。公文中涉及其他部门业务的，要主动进行协商会签，部门之间就有关问题没有形成一致意见前，不得分别各自下发文件。
二、公文内容方面应注意的问题
公文写作的基本要求是，内容要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规；要全面准确地反映客观实际情况；要思路清晰连贯，结构严谨完整；语言文字简练，详略得当；文种使用要恰当；文中没有语法错误和错别字，标点符号使用正确等。公文在内容方面常见的错误大致有以下几个方面：
（一）政策性错误。不合政策、法规，或文件本身前后矛盾、存在漏洞，或是超越职权范围。
（二）长篇大论，语言重复。有的业务部门给上级的报告有七八千字，语言不简练，拖泥带水，前后重复。或者是画蛇添足，浪费笔墨，一篇请示，说明困难，讲清理由，请示问题后，又接着发了一番议论，表了一通决心，这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性，没有新东西。提出的要求比较虚，比较空，缺少具体的目标、要求和措施。
（三）文种不分。主要表现是请示与报告不分；工作报告与调查报告不分；会议情况报告与会议纪要不分；通知与通报不分。尤以请示与报告不分的现象最为普遍，有的甚至用“请示报告”。
请示和报告虽同属于报请性上行文，但却是两个不同的文种，在实际使用中要把它们区别开来，不能混同乱用，二者的区别是：
1、行文目的不同。请示是为了解决具体问题请求上级指示和审核批准的，必须批复；报告多为上级了解和掌握情况，沟通上下级联系，大多不需回复(有些报告也批转或批复)。
2、写作性质不同。请示是请求性公文；报告是陈述性公文。
3、行文时限不同。请示必须在事前，得到上级批示后才能行动；而报告在事前事后、事中、事后均可。
4、内容含量不同。请示只能“一事一文”“一事一请示”；报告一事、数事均可。
5、正文构成不同。请示由请求起因、请求事项与要求构成；报告由报告目的、报告内容和结束语构成。
（四）语法、逻辑错误。公文中出现语句不通顺，也就是所谓的“病句”。
1、用词不当。
（1）搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当，主要有主谓搭配不当，动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如：
（2）关联词使用不当。
常用关联词：“虽然……但是……”（转折），“只有……才……”、“只要……就……”（条件），“如果……就……”（假设），“因为……所以……”、“既然……那么……”（因果），“既……也……”（并列），“或者……或者……”、“与其……不如……”（选择）、“不仅……而且……”（递进），等等。如果关联词语选择或搭配出现错误，会造成句子的意思发生变化。
（3）褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩，凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的，称为褒义词，反之，属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。例如：
（4）使用口语。公文的语言要求庄重、平实，应使用规范化的书面语言，尽量不用或少用口语，更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比：
不然－－否则，马上－－立即，爸妈－－父母，见面－－面洽，收到－－收悉，打算－－拟，吃饭－－用餐，走路－－步行，给－－给予，偷着－－私自，等等。
2、语序不当。
语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。
3、句子成分残缺。
成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。
4、表意不明。
有的句子意思表达得不明确，易引起歧义。或是自相矛盾。
5、不合逻辑（概念、判断、推理不正确）。
（五）口气不当。
主要表现在用语不妥当，尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时，公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等，表现出一种催促的口气。
（六）错别字。
文稿中出现错字、别字，也是比较常见的。下面列举一些经常并用错、用混的字。
1、“的”、“地”、“得”。
从语法上讲，定语后用“的”，状语后用“地”，补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。
2、“相”、“象”、“像”。
相：主要指相貌、外观、姿态。常用词：照相、相貌、亮相、长相、真相。
象：主要指形状、样子、模仿。常用词：现象、景象、气象、印象、象征。
像：主要指与原物相似的图像。常用词：雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。
3、“做”与“作”。二者意思相近，常常被混用。至于如何准确区分，没有比较权威的规定。
一般来说，书面色彩较重的词语，尤其是成语，多写成“作”，如：作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。
对于通过抽象行为实现的动作，一般也用“作”，或“作出”，后面往往双音节动词，如：作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。
后面是名词或名词性语素时，特别是具体东西的制造，强调通过具体行为实现的动作，应写成“做”，如：做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。
另外，还有一些固定或约定俗成的词和用法，比如：作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作；做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。
4、“长”与“常”。
长：指时间、空间的长度。常用词：长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。
常：指平常、经常。常用词：常态、常住、常年（亦可写为“长年”）、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。
5、“分”与“份”。
分：指成分、限度。常用词：分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。
份：指整体中的一部。常用词：份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。
6、“备”与“倍”。
备：完全、都的意思。常用词：备受欢迎、备感亲切、关怀备至。
倍：加倍的意思。常用词：干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。
7、“截止”与“截至”。
截止：到期停止。例如：“到××日截止”。
截至：到……为止，相当于“截止到”。例如：“截至9月末”（不能写成“截止9月末”，也不能写成“截至9月份”）。
8、“必需”与“必须”。
“必需”表示一定得有、不可缺少的意思，多用在名词前面作定语，也可以当动词，作谓语用。如：
我们坚持了原则性，也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性。
“必须”表示一定得那样做的意思，通常用在动词前边作状语。如：
金融机构经营存款业务，必须缴存存款准备金。
9、“权力”与“权利”
“权力”表示政治上的强制力量，也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如：
国家的一切权力属于人民。
“权利”，指依照法律和章程应当享有的权力和利益，跟“义务”相对。如：
每个人都有受教育学文化的权利。
（七）标点符号。常见的错误有以下几种：
1、标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名号、引号可以用。
2、逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子长短，就要用句号断开。
3、多层并列时顿号的误用。在一个句子中有多层并列时，大并列之间应当用逗号，小并列之间用顿号。比如：“人民银行××支行行长、副行长、主管科长，辖内各商业银行行长、信贷科长……”。
4、滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名，不能用于证件名、会议名、展览名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。
三、公文格式方面应注意的问题
公文在格式方面经常出现的错误有几下几个方面：
（一）要素不全或标注错误。
1、涉密公文不标注秘密等级，或标注不规范。
公文中的秘密等级应标注在首页右上角第一行，如有期限，应用“★”隔开，如“机密★2年”、“绝密★公布前”。未标明期限的，按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
2、紧急程度标注不规范。公文标注紧急程度主要是为了提请收文单位加快办理，因此凡不要求行外收文单位加快办理的公文，发出的公文上不应标注紧急程度。比如，有的部门向上级行报送一份普通的工作报告，也标注“特急”，就很不规范（其原意可能是提请行内有关部门加快办理，及时发出）。
3、发文字号不规范。按照规定，发文字号中的年号应用“〔〕”括入，不用“（）”或“[]”。此外，序号前不加“第”字。
4、上报公文不标注签发人。
5．版记中要素标注不规范。比如抄送机关中，在最后一个机关名称后应标句号。
（二）金融机构名称或排序不规范。
1、简称或统称使用不规范。例如：“××县人行”、“省工行”、“我行”“各商业银行”等。
2、排序不规范。金融机构的排序应按照人民银行、外汇局、金融监管部门、银行类机构、证券类机构、保险类机构顺序排列。
银行类机构应按照政策性银行、国有商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、城乡信用社、邮政储蓄机构、金融资产管理公司、信托投资公司、金融租赁公司、财务公司的顺序排列。
（三）字迹潦草，用圆珠笔或不符合归档要求的书写材料起草公文。
（四）主题词标引不规范。
主题词标引的基本要求：按照“先内容后形式”的顺序排列词目，词目一般为3－5个，不能简单地从标题中提取，不得自造主题词表中没有的词目。
（五）数字、年月日使用不规范。
1、公文中的数字应当使用阿拉伯数字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字，中间不加顿号，如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。
2、除成文日期外，年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”，“1998－1999年”不能简写成“1998－99年”。星期、农历用汉字，“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。成文日期用汉字，“二○○三年”不能写成“二00三年”或“二零零三年”。
（六）序号使用不规范。公文文稿中，序号使用不规范的问题经常出现，主要是层次混乱，或者是序号中标点符号使用不规范。
第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句尾无标点）；
第二层次为：“（一）……”（括号后不加顿号。作为小标题时，句尾标点可有可无）；
第三层次为：“1、……”（无论是否为小标题时，句尾要有标点）；
第四层次为:“（1）……”（括号后不加顿号。句尾必须有标点）。