会议本身的价值就是其功能的发挥和实现，本文立足实用角度，仅以商业会议为例，结合“2011中外企业巅峰论道高端峰会”策划的若干思考，试将会议功能所谓的最大化略作解析，以期抛砖引玉，以供大家共同探讨。
最常听到的是“利益最大化”，大致意思无非是追求利益的极致想法，用一句最通俗的话讲就是尽可能多赚钱，小本赚大利是第一层次；无本赚大利是第二层次；无本得暴利似乎才与最大化最贴切。因此，既然是冲着钱去的，生意场上就注定了很少有所谓的仁商。
近日，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，受访者给出的当前会风存在的三大问题分别是：时间长、效率低(74.0%)；内容空洞(70.9%)；过多过滥(63.2%)。接下来的排序依次为：解决实际问题的会太少(58.3%)；重要会议走过场(51.9%)；缺少讨论辩论(43.9%)；参会人员不认真对待(41.6%)；巧立名目、吃喝玩乐(25.8%)；会议经费不透明(23.9%)；一味追求高规格(22.7%)等。这就是所谓的最大化，不过定语囿于利益似乎太势利，也就注定会议功能本身的最大化一旦与筹办会议的原始动机不相符只能是一句句空洞的营销宣传口号。
其实，如果不是因为一些会议筹办者本身具备的资源“畸形”，会议功能最大化的问题也是很好解决的。正如在《会议筹办的四大理念》提到的一样，明晰的会议筹办思路不难。简言之就是召集什么样的人群？请什么样的嘉宾？解决什么问题？，但是对于筹办方而言这三个问题并不轻松。比如，中外企业巅峰论道高端峰会第一届筹办期间就遇到类似问题，筹办思路不可谓不清晰，最大的难题就是召集什么样的参会嘉宾。主要客户群是大陆境内大中型外贸企业具体就是走出去的中国企业和即将走出去的中国企业，但是谈的几个赞助方似乎不太愿意支持这种群体的活动，公司的会议销售也抱怨这样的会议客户难缠，演讲嘉宾也普遍感觉议题过于高端不太好讲。因此，我们不得不一次次和各种关系方沟通，在原则和灵活间痛苦抉择。但总体而言，为了会议功能最大化的目标，我们也是值得的，因为这就是所谓的价值。“要做就做到最好”也渐渐成为全体会务人员的普遍共识。
会议功能最大化的实现，具体来说需要我们做到如下几点：
首先，对会议功能本身有清晰的认识。根据功能本身的侧重点不同会议可分为信息主导型、人脉主导型、思想主导型、服务主导型、目标主导型、政治主导型、传播主导型、知识主导型、项目主导型等类型。信息主导型顾名思义就是会议侧重于信息的交流和传播，新闻发布会是最常见的类型。人脉主导型是以人脉为主要侧重点，老乡会、商会活动是一般代表。思想主导型是以思想交流为主要侧重点的类型，什么学习会、交流会、研讨会等是主要代表类型。服务主导型是以日常服务为主要侧重点的会议，它的主要特点是虽与其他会议区别不大，但是以人的基本衣食住行作为主要服务目标。目标主导型是指为了实现特定目的举办的会议，会议类型虽然很多但是特定目的只有一个。政治导向型是指论坛主办动机是为了服务于当前的政治趋势和政策方针。传播导向型是指会议的举办动机基于特定组织的形象和品牌传播。知识主导型是指以传播和发布新的成果或知识为主的会议类型，参会者集中地动机就是扩大知识面、寻求知识的分享和交流。因此，由于各类缘故，我们会经常参加一些商业论坛、会议。既然是否参会都有考虑，主要考虑就是动机，简单讲就是目的。只有参会者目的和主办方目的一致的时候才有资格去评价。本人也到过一些知名媒体的所谓的颁奖盛典、高峰论坛、答谢会等场合，给一般人的场合无非是一些华而不实的印象，比如刚开始连我也觉得嘉宾讲话时间太短，整体思想性很差，讲话流于客套。一直很抵制，但是慢慢的才明白，原来这种会议是传播导向型，侧重的是传播层次的东西。这就是本身会议功能的最大化体现。取必先舍，在得到一部分人倾心的时候必然会被一部分人摒弃，但从功能上讲，在大众的争议中，由于聚焦了特定的客户群，会议的真正功能得到尊重和实现。本届中外企业巅峰论道高端峰会属于知识主导型，以期通过政府官员、学者、中外企业各界的意见领袖的建言献策，集结群力助力中国企业更好的走出去。
其次，对会议功能发挥环境有了解。会议功能就像一个人，他要发挥出自己的聪明才智、有所作为也离不开他所生活的环境。古时候讲“天时、地利、人和”现在也在讲，这句话集中一点讲就是指“环境”。中外企业巅峰论道高端峰会会务人员的培训中，我们也讲过，国家在进步，人们一天天言论更自由，国家在各种场合也提倡政府官员亲民作风，敢讲真话。中外企业巅峰论道高端峰会组委会才得以能请到中国驻各国大使们，这是会议的一个亮点，也是会议功能发挥的“天时”所在。要是前几年，一个商业论坛能请这么多大使参与根本连想都不敢想，了解商业会议发展情况的朋友都有同感，站在今天回望过去，不得不感叹，除了中央、地方各级政府主办的会议论坛活动外，能请的出三位以上大使出席并作主讲嘉宾的商业论坛绝无仅有。北京是中国的首都，各类资源得天独厚，对于举办高层次的会议而言，“北京”二字本身就具有一定程度的号召力、影响力。因为对于潜在参会者而言，没人怀疑北京的独特政治身份和经济决策因素。据一些媒体人士宣称：“北京城是代表中国的一个集中符号”，这就是地利。北京从建国后会展业发展迅速。先后承办了像奥运会国际性会议，在此期间吸引和培养了大批人才。这是人和。但作为会议的筹办方单单了解这些还远远不够，这些仅仅是宏观方面，本人结合多年的会议筹办经验立足于微观层面认为，会议功能发挥的环境包括：1，通过对以往会议举办情况横向和纵向的分析，基本要了解尤其是现阶段会议组织中所凸显的严重问题。2，了解和熟悉国家关于会议论坛基本政策，尤其是一些支持和限制条款。3，会议本身的问题。比如，会议主题拟定的依据和程序；如何确保演讲嘉宾和论坛议题的关联度；议程设计是否已经考虑了会议功能的最大化发挥？确保会议功能最大化手段和流程。4，人员的配置。会务人员的基本素质和临场表现也是影响会议功能发挥的一个重要方面。因此，从论坛策划一直到会议结束，我们就从不放松对准会议工作人员培训学习。5，服务方面。比如，本次中外企业巅峰论道高端峰会来的都是一些企业的高管，演讲嘉宾中也有一些特殊的细节需要照顾。一个原则就是衣食住行的基本方面要照顾到他们的时间、他们的情绪、他们的身份、他们的一般需求，只有这些会议的本身功能才能获得最大化的发挥，才能举办一届成功的精彩峰会。
再次，对会议筹办理念有深刻领会。细心的读者或许已经看出，这条其实是上述第四条的进一步解释或者补充。这里不是因为逻辑关系的考虑而是基于重点单独提出的初衷。会议绝不是一个人能组织的，他是一个团队的成果。但是如果团队人员各自为战，都按照自己的想法做事，那么这场会议一定混乱不堪，更谈不上会议功能的最大化发挥。能让两个人、三个人、五个人、十个人甚至一百人发挥出集体的力量，只能是基于共同理念的统一。因此，会议理念的宣贯也是中外企业巅峰论道高端峰会的主要工作之一。比如，我们确立了知识主导型的会议，在千头万绪中只关注六个方面，也就是会议的六个理念：务实、精准、高端、真实、远见、有效。只有深刻理解领会了这六个词，从策划阶段就摒弃了一些不切实际的想法和宣传内容，树立了踏踏实实为企业做点事的共识。为了精准，我们精心邀请演讲嘉宾，不再只注重他们的名气，而是侧重于考虑他们的工作经历和研究成果到底能带给企业什么？为了真实，我们婉拒了几位业界所谓的名师，哗众取宠和不痛不痒带给企业的只能是误导和消极。为了远见，我们设置的议题力争做到现实和未来的平衡，既有目前问题的解析和建设性方案也有对未来的预测和判断。为了有效，我们研究了同行近一百家大型会议，集中研究如何能做到有效的帮助走出去的企业和即将走出去的企业更好的走出去。这其中又包含精准对接的诸多措施。
再次，对会议功能的一点思考。针对中外企业巅峰论道高端峰会的筹办情况，个人认为，会议功能发挥的一个有效前提自然是有效的定位，简言之，就是属于什么类型的会议，定性清楚。比如，本次峰会就属于知识主导型，侧重于专业知识和经验的有效传输。但这只是侧重点，不影响本次峰会思想主导型、信息主导型、项目主导型、传播主导型和服务主导型等辅助功能的有效发挥。筹办会议是一项非常系统的工程，熟悉这个行业的朋友们都知道第一次会议举办时面临的困难和诸多遗憾。另外，值得注意的是国内的筹办方也从单一的媒体、政府等机构，逐渐过渡到专业的会议机构、咨询机构。鉴于会议外包越来越被各类会议的主办方所接受，如今已经成为一种专业时尚。比如。此次2011中外企业巅峰论道高端峰会就由以“实效”为价值追求的普道永基国际管理咨询（北京）有限公司倾力承办。