这两天忽然觉得有时点要求的工作突然多了,竟让我有点忙不过来。这可不是一个好现象,看来有必要反思一下自己被工作赶着走现象背后的主客观原因。只有找到问题的根源,才有可能让自己恢复到虽忙碌,却仍游刃有余的享受工作状态。
那么究竟有哪些工作让我感到时间不够用,难以在计划时点完成?又是什么原因导致了这个问题?
回顾一下今天的工作内容,看看究竟哪些工作让我感到了时间的压力?
一、工作回顾
(一)计划内工作
1、一早接到青岛电视台宫鑫编导的电话,催我提交一份个人简历和与简历相匹配的各时期照片十张,还要一份详细的企业介绍,他们正在为二十分钟的访谈节目搜集资料。
我今天原本就计划了一项主要工作:完成青岛电视台访谈节目背景资料的准备。事实上,今天白天我大部分时间也都是用在这项工作上了。
2、下午1:00--5:00,北京市场安排第二拨员工进行每月一次的业务知识培训——电话回访流程与技巧,圣安百草缘督经络疗法初级按摩手法培训。
为了让员工重视培训,强化培训效果,帮助员工学以致用,从而让培训真正发挥提升员工业务素质、服务技能与实战能力的作用。培训前,我重申了公司的培训制度,并公布了新的正负激励相结合的培训考核办法。
(二)常规工作
1、上午刚接手旅游项目的同事来找我,他拉出了第二份自己需要尽快了解旅游行业相关问题和信息的清单请我审核,我快速浏览了一下,这份清单是按照我昨天毙掉他第一份问题清单后与他沟通后的思路重做的,基本涵盖了我们昨天沟通的要点。
于是给在中旅总社工作了二十多年的一位师兄打电话,请他来给我们这位还是旅游门外汉的旅游项目负责人“补课”,解答他提出的一系列问题,师兄答应下午三点半过来。
2、哈尔滨市场发来专卖店装修及市场开发准备工作进展通报,同时提出希望总部尽快为哈尔滨市场提供启动时必需的宣传工具。
我将文案策划做好的媒体启动方案与市场前期宣传资料的电子版文件转给了哈尔滨市场负责人,并告知我转给他的这两个文件我还没来及看,让他们先看再反馈意见给我……
3、青岛市场发来位于青岛市李村的第二家专卖店的装修进度报告及装修完的店面外景图片,我依然没有时间看,先存档。
4、印刷厂送来了第三版我们将在新市场推出的三瓶装圣宁的外包装设计样稿,经确认后同意开机印刷制作。
5、张总找我,希望我尽快抽时间讨论第四版产品使用手册的具体设计方案,目前公司的产品使用手册已基本用完。面对这版难产的手册,我答复曰:今天没时间,明天吧。
6、内刊编辑发来第八期《圣安百草人》的全部稿件,没时间看,先存档。
7、专家发来编写完的员工培训课件,没时间看,先存档。
8、与回来培训的两名员工沟通,了解他们近期的工作情况。
9、培训主管在新员工转正的笔试结束后,邀请我参加面试,我没时间,让她请张总参加。
11、师兄给我们旅游项目负责人补完两个小时的课后,与之简单沟通。
12、行政人事专员送来在办公室工作员工的日清卡,让她留下,答应明天一早看晚给她。
13、西安市场通报今天去敬老院服务的情况。
14、网络营销负责人发来公司新版网站的设计稿希望确认,没时间看,先存档。
15、陕西老年报社告知五月二十日将是他们报社成立二十五周年的日子,希望对我做一个专访,另外结合他们这次庆典活动,我们作为陕西老年报的战略合作伙伴,如想利用这个机会提出一些具体的合作设想,他们可纳入整体方案。
答复:二十五年,不容易,时间,常常令我感动。遂表示:感恩需要实际行动,作为战略合作伙伴,我们愿意无条件的作为他们这次庆典活动的主赞助商,以对他们这些年给予我们的支持表示真诚的感谢!
16、民建朝阳社会服务专业委员会主任来电,希望能组织民建朝阳所有支部的负责人到我们公司来搞一次活动,我表示没问题。
作为天主教徒,她还希望我们能到她们教会去给教友们搞一次健康知识讲座,我再次表示没问题。她又告诉我她们天主教的北京大教主也是我们圣宁油的用户,非常喜欢我们的产品,并且一直在用,问我能否在去他们教会讲座的时候,送点圣宁产品给他们的大主教,我依然表示没问题!
17、民建中央组织部副部长李维平来电,问我周四晚上是否有安排?说爱家家居的老总提议几个朋友聚聚,如果有空,希望我能去,我自然说没问题。
维平是我非常敬重的一个大哥,也是我加入民建组织的介绍人之一,我每次参加他邀请的朋友聚会,都会认识一些非常优秀的新朋友。
18、晚上吃晚饭后,写搏反省今天带给我这种不好工作感受背后可能的问题和原因。
……
反思:
1、是自己最近用于社交活动的时间多了点,用于工作的时间少了点,从而导致了工作积压?
上周六下午和晚上分别参加了白求恩医学奖学金启动仪式与同学聚会,周日上午应邀参加了民建石油支部的活动。这对平时没有周六、周日概念的我来说,两天的时间确实耽误了一些工作。
2、是自己的工作效率下降了?
我的工作效率一如我从未衰退的工作激情点燃的旺盛工作精力一样是超常的,工作效率应该不是问题。
3、是工作轻重缓急的计划安排本身就有问题?
这两天我计划要亲自完成的工作主要有四项:给青岛电视台准备访谈背景资料;给陕西市场员工写一封公开信;组织公司相关人员召开一次如何加强俱乐部特色服务的专题研讨会和一次哈尔滨市场启动方案研讨会。
如果我的主要工作时间真的就用于这几项计划好的工作,是不是不至于出现让自己忙不过来的状况呢?
今天整理电视台访谈资料浪费了我很多时间,不仅仅是因为资料多,主要是电子文件归档不集中,同一类文产生于不同时间的文件被存于不同时期的文件夹,而且重复的文件很多,找起来很费劲,确实浪费时间。
一直说要整理自己的电子文档文件,一直“没时间”,结果每次找文件时间成本就变得非常高。
4、是因为一些临时性的突发工作影响了正常的工作计划?
仔细想想,似乎没什么突发的紧急状况需要自己放下手头计划的工作。但其他员工的一些需要我审核、审定的工作未进入我的工作计划,往往占用了我计划的工作时间。
下一步要让员工将需要我参与他们工作的内容、时点,需要多少时间提前予以明确,我将这些工作内容纳入自己的计划,意外的状况相信会相应减少一些。
5、是写新浪搏客花了不少时间?
以前不常写博客的时候,晚上时间基本上用来梳理思路,或做些与计划有关的工作。目前平均每天花在博客上的时间约2-3个小时。
这显然是一个问题,博客原本是放松自己的一种方式,如果被博客异化,无疑适得其反,这个问题应引起重视。
6、是否需要对某些工作进行放权?
多年以来,所有公司出去的文字都必须经我审核,这个规定在被严格执行的同时,也将很多工作最后压到了我这里。
目前除了负责平面媒体广告的文案策划足以让我信任她的能力而无需我终审平面媒体的广告,其他对外文字我是否还要坚持自己终审的原则?这个问题需要好好思考。
好了,从今天起,我对待博客的态度,不再是一项工作,否则,我恐怕难以走出被工作赶着走窘境,当然除了博客,在其他方面我也将同步改进,还自己喜欢的那种游刃有余的、享受工作的状态。
20号左右要前往哈尔滨,月底还要去趟青岛,如果不是特别忙的话,下个月希望能有时间再去西安看看。