工作越作越多？问题层出不穷？「不要跟我谈过程，我要的是最终结果! 」在西方式的管理思维中，很多企业主管眼中看的都是最终结果和目标的达成。但这种思维，往往容易造成管理者急功近利，反而忽略了工作执行上的细部问题，甚至会让管理和现实或目标脱节，结果反而是成效不彰、事倍功半。
其实，企业的管理要有效、工作的成果要卓越，千万不能忽略工作过程的确实掌控和持续改善。管理者如果能让工作各环节有条有理，精益求精，其结果必然会是圆满的。而要做到这一点，其中的关键就是「PDCA」这4个字。这个被日本企业运用得淋漓尽致的管理工具，其实却是美国人发明的，有人也将PDCA循环称为戴明环(Deming’S Cycle)。
◎PDCA循环概念：环环相扣的管理系统
PDCA循环是由Plan、Do、Check、Action，也就是「计划」「执行」「检核」「行动」四大步骤组成的管理流程。从系统(system)的角度来看，PDCA循环可说是一套环环相扣的管理系统，注重目标、过程与回馈。从计划一直到行动，PDCA循环中前一个步骤的处理，会影响到下一个步骤的推动。而最后的行动结果，又可以回馈给执行者，成为新的目标，这也是PDCA循环的真义。因此小至个人的时间管理，大到企业的策略管理，驱动PDCA的工作逻辑，能帮助你持续发现问题、有效解决问题。
要注意的是，任何一个新的工作或任务，在初期都会多少呈现不稳定的状态，有一些异常的问题出现。因此在开始PDCA循环之前，有时必须先进行SDCA的循环，透过Standardize(标准化)→Do(执行)→Check(检核)→Action(行动)的过程，将现有状况稳定下来。如果已经具备了工作的标准，其流程也不再有异常的问题出现，下一个阶段就可以启动PDCA循环，去调整工作现状，并将标准提升到更高的水平。
此外，许多人都以为PDCA循环就是一套固定的标准程序，但其实因应不同的问题和时机，PDCA循环在使用上也会有不同的变化。基本上问题可以分为「课题达成」和「问题解决」。前者是指可预见的、放眼未来的问题(例如长官要求提高产品良率)，着重方案的拟订与最适方案的抉择。后者是指已出现的问题(例如生产线的机器发生异常)，强调现状把握与要因分析。
针对「课题达成」的问题，适合采取正统的「PDCA」循环，由Plan(计划)开始逐步达成。但对于「问题解决」的问题，则需先经过Check(检核)去找到原因，所以整个循环过程就会变成「CAPD」。
◎应用PDCA精神：发现、改善各种管理问题
但无论用法为何，PDCA循环最重要的意义，就在于背后隐含『科学管理』精神。透过PDCA循环按部就班的持续经营，即可有效的发现、改善问题，确保目标的达成。因此无论何种企业，只要能拥有问题意识和改善意识，就能够将PDCA循环的功效彻底发挥。
举例来说，丰田汽车将PDCA循环做为组织解决问题、改善成果的思考和工作模式。丰田甚至把PDCA循环再加上另一个A（Achievement，效果检验）称为PDCAA循环，以严格检验整体改善过程。如此彻底实践PDCA，使得丰田汽车每年能够由工作现场提出61万条改善建议，且执行率高达91%，也让丰田汽车拥有世界顶尖的质量和竞争力。
PDCA循环虽然一开始主要用在制造业的质量管理上，一般人也时常将PDCA和品管划上等号。但由于PDCA循环的概念既简单明了又容易实施，所以PDCA循环也逐渐成为一个十分实用的管理工具，可以应用在各种管理课题上。大至企业的策略管理、生产流产管理，小至部门的项目管理、教育训练等等，都可以运用PDCA循环的概念来处理。
比如说企业的策略管理，系指企业决定长期方针和营运绩效的过程，使组织策略得以审慎制定、执行、持续检讨和评估。至于部门级的工作如教育训练，也同样可以和PDCA循环结合，不仅可以有效解决教育训练和企业经营目标脱勾、无法确定员工学习成效等问题，也可以事半功倍地做好教育训练的工作。
甚至个人日常遭遇的问题，也可以透过PDCA循环的运用，提供一个有效的思考和因应路径，进而帮助个人找出问题根本的原因和改善的对策。
◎PDCA循环关键：每月定期检核、追踪问题原因
不过，在推动PDCA循环的过程中，有一些会影响到实施成果的关键点，在实际进行时需要特别留意。
l 首先，如果要让PDCA循环有效地转动，就必须要注意「C」和「A」的部分，因为这是使PDCA转动最主要的动力来源。而要做好Check和Action，就要能够确实地定期检查、追踪，甚至有时还要懂得简单的统计原理，才能够从数据中发掘问题的原因。
l 其次，很多人在实施PDCA循环时，其实没有让PDCA动起来。每半年或一年才转动一次，并不能算是启动循环，至少每个月要转动一次以上的循环，才能达到实际的效用。如果想要让PDCA循环做到这一点，在执行时就必须要懂得将目标依照月份分解，例如第一个月后、第二个月后将达到什么样的目标，使每个月的目标明确才行。
l 此外，PDCA循环的运作最好可以看得见、说得出、改得正。所以包括整个工作流程、问题点、实施结果、以及个人的知识，都必须要用明显、具体的方式呈现出来，才能提高众人对PDCA循环的重视，并且让PDCA循环的运转更为容易。
为了持续PDCA的循环，设定发现问题、解决问题的「现场」是十分重要的；企业最好能在组织中打造各种等级的现场，由相关人员针对遭遇的问题共同讨论解决对策。如果企业可以做到这一点，让PDCA循环在各个现场、各个层级彻底转动，必然能够产生强韧的企业体制。
对于企业和管理者而言，PDCA循环可说是管理的基本功。基本功虽然一点都不花俏，但是只要扎得稳、练得熟，比起华而不实的招数更能克敌致胜。所以任何人只要能够把PDCA循环的原理融会贯通并确实执行，无论遇到什么样的管理疑难杂症，都必然可以得心应手、迎刃而解!
改善工作绩效，简化工作内容的秘诀在于建立一个能够有效改善问题的工作流程；透过PDCA循环，你也可以学习日本丰田汽车，解决组织管理问题、改善成果和管理者的思考和工作模式。
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