【80/20案例】80％思考时间，成就20％关键大事

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身为企业管理者和领导人，平日行事应该少行动，多思考，因为20%的关键大事必须一次作对，否则事后漫长的追踪和修正，可能会花掉你超过80％的时间。必须好好利用最有生产力的20％时间，投资在你所重视的80％的关键大事上。www.ucan100.com 

 

◎花80％时间思考，用20％的时间一次作对
8年前的某个晚上11点， 27岁的化妆品牌副理陈俊宏正努力想把企划案修改得更好。他已经连续工作了13个小时，布满血丝的双眼盯着计算机，却一个字都写不出来。
 
「从做营销的第一天起，我就觉得时间不够用! 」陈俊宏解释着，营销人要做的事多又杂，小从商品货架陈列，大到确认消费需求，都是工作范围。久而久之，他就习惯了「做不完定律」，过着每天加班的生活。
 
那天晚上，坐在一旁等结果的主管实在看不下去，就走过去拍拍陈俊宏的肩膀：「有些事，如果第一次就作对，就能省下很多重做的时间。」这一席话，让陈俊宏第一次意识到用80／20法则管理时间的重要。
 
◎不能一次作对，就得花80％的时间修正
8年后，陈俊宏从零售业转到金融业，担任汇丰银行营销处副总裁，负责贵宾理财的营销企划。当主管后，他发觉80％的小事都有犯错或重做的空间，不会花太多时间，对成败也没有决定性的影响；但是20％的关键大事，就必须一次作对，否则日后漫长的追踪和修正，可能就会花掉80％的时间。
 
以营销领域来讲，第一次就要做好的，是「创意发想」相关的事。如果能清楚地对合作的广告商描绘你的核心概念，对方就会少花很多尝试错误的时间。万一你连自己要什么都讲不清楚，广告商就会想：『好吧，那我回去试试看。』而试试看的结果就是，接下来你每天都要想，『下次该叫广告公司怎么改?』陈俊宏从过往经验中，体会到第一次就把事情作对的重要。
 
碰到关键人事时，陈俊宏会利用零碎的时间，提早开始思考，把想法写下来。随着截止日期逼近，想法会愈来愈完整、清晰。会采取长期的事前规划，是因为陈俊宏坚持把时间花在对的事情上，他不希望被广告商当场问倒，也不希望事后又要补资料，更不希望做第二次报告，「因为那20％的源头最重要! 」
 
就拿他刚与广告公司沟通完的年度营销计划为例（大的快速消费品公司一般会与一家广告公司签订年度合作计划），陈俊宏说，他3个星期前就开始准备简报，但所谓的「准备」，指的不是搜集资料或写报告，而是「思考」。「思考如果我是广告公司，我期待从客户那儿得到什么信息? 」陈俊宏认为，这可能包括了今年市场的变化、明年的营销方向等。想出架构之后，陈俊宏还会不断反问自己：「这样够了吗? 」等到大致都想清楚了，才会请同事提供资料。他笑说，当过员工的人，最讨厌的就是那种「不知道自己要什么，却每天要员工提供新资料」的老板。只有当自己清楚知道哪些该要，哪些该舍，才不会被过多的数据模糊焦点。
 
◎先思考，再行动
把多数时间花在思考，是用80／20法则管理时间的重要概念。「少行动，因为我们一行动就会不思考，」时间根本不会不够用，问题出在人们只善用了其中20％：而就是因为时间太多，才会不断地藉由「重做事情」来浪费它。其实，为了赶上事情的最后期限，人们通常只有在最后20％的执行时间里才具生产力。
 
三年前汇丰银行的贵宾理财部门，首度尝试大型的营销活动。陈俊宏依旧遵循80／20法则，把大多数时间花在思考「贵宾理财客户最需要什么？」为此，他做了许多焦点团体、问卷调查，甚至跟忠实客户讨论，最后决定把「信任感」作为营销活动的主轴。
 
「广告主角是谁？赠品送什么？拍摄场景在哪？贵宾理财中心怎么布置？这些细节都只是锦上添花。关键信息对了，就全部都对了! 」陈俊宏解释。
 
然而，「思考顾客需要什么」这类策略规划型的事，听起来远不如「如何把贵宾理财中心布置得富丽堂皇」等执行面的事，来得刺激有趣。陈俊宏笑说，开会时最常发生的状况是，原本是严肃地讨论策略规划，但只要一有人提到，「我看到某某银行，布置得如何又如何……」大家就会纷纷岔开原本的讨论，加入新话题。这时候，陈俊宏会先让大家天马行空地抒发意见，接着再说「我们可以另外开会讨论」或「如果有兴趣，会后再来讨论」，提醒大家回归正题，否则80％的时间，就会浪费在无关紧要的话题上。
 
陈俊宏坦言，有些事情做起来立竿见影，成就感十足，的确很吸引人。然而，新上任的主管最忌讳的就是跟属下抢事情做，却不思考长远规划。
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为了不让自己分心去做有趣但不重要的小事，陈俊宏会把每周最该做的6～8件事，写在便利贴上，贴在计算机屏幕旁，随时提醒自己。他每周也会跟下属讨论工作重点和报告方向，确定之后再继续往下做，避免让下属走冤枉路。
 
◎用20％时间，创造80％快乐
用80／20法则管理时间，不仅能让工作更有效率，也可以让生活更幸福，这是因为生活中80％的快乐，只需要我们20％的时间。
 
在那段经常加班到11点的时间里，陈俊宏回到家时，妻子早已熟睡。「反正她也累了，我最好不要吵她，」刚开始，陈俊宏这样安慰自己，但渐渐地，他发现与妻子的对话愈来愈少，愈来愈不投机。他恍然大悟，唯有减少工作时间，才能挽回家庭生活。
 
于是，陈俊宏重新调整工作步调。女儿会说话之后，他每天都和女儿约好，第二天要陪她说个故事或看场电影。父女间的小小约定，成为他每天有效完成工作的动力。下班后的时间，留给女儿：女儿睡觉后的时间，则留给妻子。每天工作11小时后，再用4小时维系家人感情，工作与生活平衡，让陈俊宏觉得幸福又满足。
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生命中，你重视的价值是什么？工作成就，还是家庭幸福？好好利用最有生产力的20％时间，投资在你所重视的那80％价值上，你会发现，看似短暂的20％时间，其实是用之不竭的。别让低价值的事物分散了注意力! 
 

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